خطوات بسيطة تجعل ” الإجتمـاعات الوظيفية ” أكثر فعالية ونجاحاً

خطوات بسيطة تجعل " الإجتمـاعات الوظيفية " أكثر فعالية ونجاحاً 4
0

كتب  Joe SCHERRER  أحد العاملين في البنتاغون و مؤلف كتاب “فن القيادة”..

لا يوجد أسوأ من أن تعقد اجتماعا مطولا و تخرج منه بلا نتائج ، هذا يقع مع الكثير من المدراء الذين يفتقدون لفن إدارة الاجتماعات ، فيضيعون وقتهم و وقت موظفيهم و من ثم يحصلون على لاشي

لهذا قرر Joe من خلال خبرته في إدارة الاجتماعات طرح بعض النقاط الهامة و التي تمكنك من عقد اجتماعات ناجحة تحقق بها الأهداف التي تسعى للوصول إليها..

قبــل بـــدء الاجتمــاع

1

  • تحديد الأهداف التي تريد أن تصل إليها ، فأحد أسباب فشل الاجتماعات هي عدم وضع أهداف محددة .
  • ضع قائمة بالأشخاص الذي تريد أن يحضروا هذا الاجتماع ، يمكنك أيضا استضافة بعض الخبراء لطرح توجيهاتهم و عرض خبرتهم ، و بذلك ستعمل على توضيح رؤيتك بصورة أوسع .
  • قم بتحديد جدول زمني يمكن الخبراء و المشاركين من الإعداد و التحضير لهذا الاجتماع مسبقا .
  • تأكد من وصول الدعوة عبر إرسال رسائل نصية من هاتفك .
  • قم بتجهيز قاعة الاجتماعات ، الأدوات ، الأوراق و المعدات و لا تنتظر حتى آخر لحظة لفعل ذلك .
  • كلف أحدهم بالقيام بتدوين الملاحظات التي تطرح في الاجتماع .
  • قبل ساعة من الاجتماع تأكد من كل ما سبق.

5 قواعد للحصول على أفضل طريقة عرض لمشروعك

أثنـــاء الاجتمــاع

2

  • اجعل مقدم الاجتماع -إن لم تكن أنت- يعرف عن نفسه و من ثم رحب بالحضور.
  • اكتب النقاط الأساسية التي تريد الوصول إليها بعد الانتهاء من الاجتماع .
  • إذا كان هناك متسع من الوقت ، قم بعرض النقاط التي لم تحرز معك أي تقدم خلال الاجتماع السابق و حاول أن تناقشها بصورة سريعة لتحقق ما فشلت في تحقيقه .
  • احرص على أن تكون جلسة الاجتماع محددة و منظمة فلا تتطرق إلى مواضيع لا تهم و لا تفيدك في الوصول إلى النتائج التي تريدها .
  • قبل الانتهاء من الاجتماع أعد تلخيص النقاط الهامة ، التأكيد على المهام التي كلفتها لكل شخص و الوقت المتاح لإتمام هذه المهام .
  • اتفق مع الحضور على موعد ، وقت و مكان الاجتماع القادم .

مشروعك ناشئ؟.. إليك العوامل الأساسية للفت أنظار المستثمرين

بعــد الانتهــاء مــن الاجتمــاع

3

  • خلال ما لا يقل عن 24 ساعة قم بإرسال أجندة لأهم النقاط و الملاحظات التي وردت في الاجتماع لكل من حضر .
  • تواصل مع من تم تكلفتهم بأداء بعض المهام للمساعدة ، تحديد الصعوبات التي تواجههم و التحفيز على العمل .
  • كرر هذه الخطوات و اعتمدها في كل اجتماع .

هذه الخطوات المنظمة كانت أساس نجاح جميع اجتماعات Joe في البنتاغون ، إذ يقول إن كانت هذه النقاط البسيطة قد نجحت في البنتاغون فلا شك أنها ستنجح معك.

كتاب المؤلف متوافر باللغة الانجليزية عبر The leadership forge

يمكنك أيضا قراءة فن إدارة الاجتماعات – ديفيد مارتن باللغة العربية .

المصدر

اقرأ ايضاً لهبة أبو كويك:

كتب قيّمة من عبق الماضي تقدم دروساً لا تُقدر بثمن

اكتشافات جاءت مصادفة .. فغيرت مجرى حيــاة البشـرية !

كتاب إرشادات صغيرة للحيــاة.. كنوز على شكل نصـائح سريعة !

0