إدارة الوقت
0

هذا الموضوع لا توجد به طرق سحرية وخطب رنانة لأصحاب الهمم الضعيفة؛ بل به تجارب وأدوات عملية مستخلصة من أهم كتب التنمية الذاتية وعلم الإدارة والتجربة الشخصية. وسنعتمد في مقال اليوم على كتاب إدارة الأولويات (الأهم أولًا)، للكاتب ستيفن كوفي، بشكلٍ رئيسي.

 الساعة والبوصلة

إذا كنت تريد الذهاب لمكان ما مجهول، فهل ستبحث أولًا عن كم سيستغرق الطريق من وقت؟ أم ستجمع معلومات عن الخريطة لهذا المكان كي تسير في الطريق الصحيح؟ فبماذا يفيد إذا ذهبت بأقصى سرعة لمكان واكتشفت أنه ليس بالهدف المقصود؟!

العالم بأسره يفسح الطريق للشخص الذي يعرف وجهته.

-رالف والدو إميرسون.

فمن الأولى أن يضبط الإنسان بوصلة أهدافه قبل أن يضبط ساعة مواعيده؛ أي الفاعلية قبل الكفاءة. ولذلك فإن أول مهارات إدارة الحياة هي التخطيط ثم التنظيم ثم التوجيه ثم الرقابة. فلا يصح أن نبدأ بتنظيم عمل غير معروفة وجهته، أو نوجه عملًا غير منظم أو نراقب عملًا غير موجه. العملية متتابعة؛ فالرؤية تنتج أفعالًا تنتج نتائجَ حسب الأولى صحيحة أم خاطئة.

إن الحياة التي لا تخضع للدراسة، لا تستحق أن نعيشها.

إدمان الطوارئ

إذا كنت لا تجد الوقت للعمل على أهداف طويلة أو متوسطة المدى، بينما أنت في عجلة من أمرك طوال الوقت للأمور الطارئة؛ كمن لا يجد الوقت للتخطيط أو التعلم الذي يساعده على الترقي العملي/الوظيفي. أو لا يجد وقتًا يقضيه مع أسرته أو يمارس الرياضة أو إحدى الهوايات مثلًا، بينما هو مشتت يوميًا في مهام يومية طارئة تستدعي الفعل السريع، وتستولي على كل طاقته.

حتى تمر به السنوات ويكتشف أنه لم يعش كما كان يتمنى ولم يفعل. وتتلاشى أحاسيسه الخداعة بأنه لم يكن يمتلك الوقت، ويأتي بدلًا منها الإحساس بالخسارة، حيث يتذكر المهام المهمة التي أهملها بسبب عدم وجودها في الطوارئ التي إن لم تفعلها قد تسبب خسارة آنية. ولهذا وضع أولويات هو شيء هام بالنسبة لضبط إدارة الحياة بشكلٍ سليم.

إن غياب الوعي بما هو مهم هو التزام بما هو غير مهم.

لكن الخسارة الكبيرة بسبب إهمال هذه المهام التي تعيد به الحيوية، لا يلتفت لها إلا بعد فوات الآوان. حتى يكتشف أنه كان عبدًا لهيمنة وإدمان الطوارئ الذي يتشابه مع توابع إدمان المخدرات أو العادات السلبية. مثل إبعاد الشعور بالألم مؤقتًا والإحساس الخادع بالأمان والسيطرة والإنجاز، بينما المشاعر أو المشكلات التي من المفترض أن تُعالج تسير إلى وضع أسوأ مع الاستمرار، وتقلل من كفاءة الأداء وتدمر العلاقات. لا بد وأن تتذكر أيضًا أن الوقاية خير من العلاج فعليك بقضاء الوقت في التخطيط المفيد.

الأهم أولًا

تتمحور كل مهام الأفراد في أربع خانات تم وضعها في الجدول التالي (مصفوفة إدارة الوقت حسب الطوارئ والأهمية).

ويكون المربع الأول للمهام الهامة العاجلة التي لا بد من تنفيذها الآن أو يوميًا، والمربع الثاني للأمور الهامة غير العاجلة، والمربع الثالث للأحداث غير الهامة العاجلة، والمربع الرابع بالأفعال غير الهامة وغير العاجلة.

  • وممكن تسمية رقم (1) بمربع التنفيذ؛ لأنه يشمل الأمور الطارئة التي إذا ما نفذتها سيتسبب ذلك في أزمة فورية.
  • ورقم (2) بمربع الجودة؛ لأنه يشمل الأمور الهامة على المدى الطويل وإذا ما قضيت وقتًا مناسبًا فيه سيتسبب بأزمة على المدى البعيد تظهر في المربع (1).
  • ورقم (3) بمربع الاحتيال لأنه يشمل الأمور التي تختفي في رداء العجلة ولكنها غير هامة ولكن تُخدع بذلك، والوقوع في فخه يسبب ضياع الوقت عما هو عاجل ومهم.
  • ورقم (4) بمربع الهروب لأنه يشمل الأمور التي لا ينفعك عملها على المدى القريب أو البعيد. فقط عندما يتثاقل حمل المربع الأول ويضيع حماسه يلجأ لهذا المربع كي يقنع نفسه أنه يجدد حيويته.

ويمكننا فهم أي المربعات أكثر أهمية وتأثيرًا في الأخرى، هو المربع الثاني. لأنه مربع التخطيط والاهتمام به سيجعلك تعرف الأمور الهامة العاجلة وتفعلها عن عدم ضيق لأنك واثق أنها تساهم في هدف أكبر، وإذا فعلت هذا ستتفادى تشويش المربعين الثالث والرابع.

وبهذا يمكن معرفة الحدود الفاصلة بين المربع الأول والثالث، والثاني والرابع، ألا وهي:

  1. أن نتأكد من أن تنفيذ مهمة معينة تساهم في تحقيق هدف هام، أو تساهم في معرفة الأهمية.
  2. من المهم أن يلتفت الفرد للأزمات في طور التكوين التي يمكن إعطاؤها طابع المربع 1.
  3. وأن نلتفت لأن درجات السلم الإداري تختلف صعودًا ونزولًا من حيث الأهمية والعجلة. كمثال إدارة المستويات العليا؛ يكون التخطيط طويل المدى من الأمور الهامة العاجلة.

إدارة الوقت وقيادة الحياة - مصفوفة إدارة الوقت حسب الطوارئ والأهمية

الحاجات الإنسانية الأربع ومنهج القيادة الذاتية

إن أمر الإجابة عن سؤال (ما هو الأهم؟) عند كل إنسان هو بالتأكيد يعتبر الدراسة والقرار الأهم!

لأنه يندرج من تحته كل الأهداف والمهام التي سوف يقوم بها. ولكن حياة الإنسان لا تقتصر على جانب أحادي إذا ركز فيه نال سعادته، ولكن هي عدة جوانب يكمل بعضها الآخر والخلل بأحدهما يسبب في خلخلة الآخر وعليه أن يعطي كل منها الوقت المناسب له. وهذا له علاقة وطيدة بمبدأ إدارة الوقت والحياة بشكلٍ عام، لكن نُكمل أولًا.

وهذه الحاجات المذكورة في أدبيات فلسفة الحياة كما هو مبين بالشكل التالي هي:

إدارة الوقت وقيادة الحياة - الاشتعال الداخلي من تفاعل الحاجات الأساسية

ويمكن الاستدلال بالرسم التوضيحي لهرم ماسلو للاحتياجات للتعريف بها بشكل آخر:

إدارة الوقت وقيادة الحياة - هرم ماسلو

وعندما نرى التداخل والتفاعل الإيجابي بين هذه الحاجات تصبح لدينا القدرة على إشباعها بأسلوب يحقق التوازن والرضا والسعادة. وهنا يصبح للعمل معنى، وللعلاقات عمقها، وتصبح الصحة استثمارًا للوصول إلى هدف ومعنى للحياة.

هذه إحدى نقاط القوة في منهج القيادة الذاتية، الذي يختلف عن منهج الإدارة. فمبدأ إدارة كل شيء توجهه المشكلات، أما القيادة فتوجهها الفرصة. وبدلًا من رؤية أي مشكلة على أنها أجزاء ميكانيكية منفصلة تحتاج لإصلاح، نراها كأنها أجزاء حية أو كل متكامل متفاعل؛ وبالتالي رؤية ما يحيط بالمشكلة وما يرتبط بها وما يؤثر فيها إلى جانب رؤية المشكلة نفسها.

وقد عدل ماسلو قمة الهرم فيما بعد، بدلًا من الحاجة لتحقيق الذات إلى الحاجة إلى تجاوز الذات والعيش من أجل هدف أعلى من ذاتك.

آليات التحكم والمتابعة والتنفيذ

قانون المزرعة

يعتمد هذا القانون على النظام الكوني لإعمار الأرض عمومًا، وهو مبدأ أن ما تزرعه في البداية تحصده في النهاية، ويعمل به الفلاح المزارع وفقًا للطبيعة. هناك لكل حدث سبب ونتيجة ولا يخلق شيء من العدم أو بعشوائية، وبهذه البساطة التي قد تهملها في إدارة وقيادة حياتك الشخصية ووقتك.

حيث تهمل حرث الأرض رمي البذور (التخطيط) في فصل الربيع، ثم تتمادى في المماطلة والتأجيل في الصيف من المفترض أن يكون فيه ري التربة (العمل)، وتفاجأ بضياع فرص العمل ورأس مالك ووقتك في لعب ولهو وأمور ثانوية. وعندما يأتي الخريف كشبح إنذار؛ تعمل بإهلاك لطاقتك في كل مراحل الزراعة وتنتظر المحصول بلا جدوى!

إدارة الوقت

الوقت ببساطة المورد الذي يمتلكه أي إنسان، لكن ما يميز إنسانًا عن الآخر هو كيف يتعامل مع وقته الذي يساعد على تكوينه. تطورت أدوات قياس الوقت عبر العصور بالملاحظة من المزولة الشمسية والساعة المائية و الرملية وصولًا للبندول والساعة الإلكترونية، فيكيف يطور الإنسان من فاعليته في استغلاله؟

إن الإنسان لديه عدد محدود من الموارد وعليه الاختيار. وإذا لم يكن محددًا في اختياراته في ماذا يفعل فيما يمتلك من وقت؛ لانجرف مع تيار طوارئه المستمرة وطوارئ الآخرين وإذا لم يكن لديه جدوله لنفذ جدول الآخرين. إن لكل مخرجات عمليات معالجة ومن قبلها مدخلات، وبالطبع فإن كان مدخلات تنظيم المهام تائهة غير واضحة فإن عمليات هذه المهام ستكون مشتتة غير مفهومة ومخرجاتها ضائعة غير مكتملة، والعكس صحيح.

الزمن مرتبط بالحركة والتغير، فمرور يوم يعني دوران الأرض حول نفسها ومرور عام يعني دوران الأرض حول الشمس، وإذا أدرك الإنسان معنى العد التنازلي لفناء عمره، على كل شخص أن يجعل من هذه الزيادة في العمر زيادة في المعرفة والإنتاجية، لكي يكون هناك سبب للتهنئة في عيد ميلاده.

ومع أن هذه الأفكار قد تبدو بديهية، لكن الكثير من الناس لا يلتفت لها لأنها غير ملموسة. فهو يحزن إذا سُرق منه المال، لكن لا يحزن إذا سُرق منه الوقت. بل أنه يمكن ألا يعبأ به من الأساس ويعيش يومًا بيوم لا حساب للغد وتمر الأيام والشهور والسنوات هباءً منثورًا. فهل نكون ضحية للوقت أم أسيادًا له؟

الوقت كمورد

 إذا تحدثا عن الوقت كمورد مثل الموارد الاقتصادية، فهل نقول أن مشكلة إدارته هي ندرة أم اختيار؟ بمعنى هل نحن بحاجه لمزيد من الوقت أم التحديد؟ وهل الأفضل إنجاز عدد أكبر من المهمات أم إنجاز المهمات الأكثر أهمية؟ وكيف نحدد الأكثر أهمية؟

الوقت مهم جدًا في إدارة كل شيء، حيث العالم يوميًا مليء بالأحداث الكثيرة التي في زيادة مستمرة، ولكن هل كل حدث يتساوى في مقدار أهميته عند كل الأفراد؟ بالطبع لا. وحتى الأحداث الأكبر مثل الحروب العالمية التي تكون محط أنظار الجميع، فإن كل فرد ينظر لها من زاويته الخاصة بعمله ومحيطه الاجتماعي. إذًا ما يمثل لفرد ما أهمية قصوى، قد يكون لا يعنيني من الأساس. وهذا مقتصر على تحديد الشخص لمحيط أولوياته.

هناك فكرة اقتصادية تسمى تكلفة الفرصة البديلة. أو بتعبير آخر، تكلفة فرصة القيام بعمل من الأعمال تعني قيمة أحسن اختيار متروك؛ وهذا يعني نسبة للموضوع. أنه في حين يقوم الفرد بعمل ما في هذا الوقت فهو بإمكانه أن يقوم بعمل آخر قد يستغرق نفس الوقت، ولكنه يختار الذي قيمته المكتسبة أعلى. كاختيار الخريج لوظيفة دون الأخرى حسب مزايا الراتب والخبرات.

وبما أننا حددنا المشكلة المستطاع حلها كمشكلة الاختيار × فإن الأولى قبل أن نبدأ بجدول الأعمال، أن نبدأ برؤية وتحليل الأعمال الصحيحة و الأكثر أهمية.

الجيد عدو الأفضل.

دراسة الوقت بالنسبة لمفهوم إدارة الحياة

إذا كنت تؤدي مهمة عمل متكررة يوميًا غالبًا، وبعد أن يمر اليوم دون إنجاز كافٍ، وتشعر أن هناك الكثير من الوقت يضيع بسبب بعض المشتتات أو أوقات الراحة والسرحان أطول من اللازم، فلا تعرف ما هو الوقت الأمثل لإنجاز هذه المهمة؛ فعليك باستخدام القياس للأداء اليومي. مثل الذي يمارس رياضة الجري مثلًا ويحسب مدة الوقت الذي يستغرقه الجري وسرعته أثناء ذلك، فيمكنه حساب مستوى تقدمه، مما يزيد من إحساسه بالإنجاز ويدفعه للأمام.

إن المشكلات الكبيرة التي تواجهنا لا يمكن حلها بنفس مستوى التفكير الذي أدى إلى إيجاد هذه المشكلات نفسها.

هذه الطريقة يمكن تطبيقها على أي عمل، فهي تُستخدم في المصانع أيضًا لقياس أداء العامل المثالي، بالطبع مع مراعاة الظروف الخارجية الطارئة. ليزود المهندس الصناعي بأسس تقييم الأعمال، من خلال معدل الإنجاز ومستوى الإنتاج المطلوب. ويمكن أن نطبق ذلك في أسلوب إدارة الوقت بتحليل الأعمال ومعرفة ما هو الوقت القياسي لإنجازها لرؤية الإنتاجية.

ومثال على ذلك: ماذا نفعل؟ هل سلوكنا مثمر أو غير مثمر؟ متى سنقوم بالعمل؟ كم من الوقت نستغرق حتى نقوم بالعمل؟ مع من تقوم بالعمل؟ أين وصلنا الآن؟

مشكلة التسويف

من أسباب التسويف أن تكون المهمة مزعجة أو صعبة، التردد واختلاط مصفوفة الألويات. مما يجعل التسويف عائقًا أمام إدارة الوقت والحياة.

نصائح للتخلص من التسويف:

  • فرق تسد يستخدمها الكثير في السياسة وكيف أن الاستعمار عمل على نظام فرق بين الأمم حتى يسود عليها. في المهام نفس الموضوع، تقسيم المهمة الكبيرة إلى مهام صغيرة؛ حتى نشعر بالتقدم والإنجاز السريع.
  • استغلال الوقت الأمثل لمستوى الطاقة المرتفع حيث الراحة نفسيًا وجسديًا لتحدي المهمة الصعبة.

ضبط النفس

المقاومة هي ما يقف بين الحياة التي نعيشها والحياة التي تنتظرنا، نحن نعرف بشكل غير واعي، أننا تركنا أهدافنا البعيدة لبهجة مؤقتة.

إحدى أهم الدراسات النفسية الشهيرة، التي كان هدفها قياس ما يمكن أن نختصره؛ القدرة على تأجيل المتعة الفورية لدى الأطفال، مقابل الحصول على نتيجة أكبر. سواء كانت إنجازًا يوميًّا أو تحقيقًا لهدف متوسط أو بعيد المدى. والذي يؤثر إيجابًا مستقبلًا على أدائهم الدراسي، وبالتالي نجاحهم العملي. وضبط النفس يساعد على ضبط إدارة الحياة بشكلٍ عام. كما أن لتسهيل تذكر المهام وربطها بالأهداف الرئيسية والفرعية والموارد المختلفة؛ يمكن استخدام الجداول.

0

شاركنا رأيك حول "إدارة الوقت وقيادة الحياة ليسا معقدين؛ فقط اعرف وجهتك أولًا!"