أسس المراسلة الصحيحة
0

ترسل بريدًا إلكترونيًا لرئيسك في العمل، أو لأستاذك الجامعيّ، أو تتراسل مع شخصٍ غريبٍ بخصوص فرصة عمل ما، فيحدث أن تكون ردة فعل الطرف الثاني غير متوقعة وصادمة لك، كأن تُوبَّخ، أو تُعاقَب، أو تُهمل ولا يُرَد عليك. لماذا! ماذا حصل! ما الذي كتبته حتى قُوبِلت بهذا النفور!

في هذا المقال سوف نوضح لكم أسس المراسلة الصحيحة، والأخطاء التي عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء، كي تتجنبوا الإحراج وسوء الفهم والمشاكل.

اقرأ أيضًا:  كُنْ محترفًا.. تعرف على الأسباب التي تدفع المتلقي لقراءة رسالة بريدك الإلكتروني

لمَن تكتب يحدد كيف تكتب

إنّ اختيار أسلوب الكتابة أو اللغة التي نكتب بها يعتمد بشكل أساسيّ على الطرف الذي نكتب إليه، إذ أنّ للكتابة أنماطًا مختلفة منها الأسلوب الرسميّ ومنها غير الرسميّ، ولكل واحدٍ منها زمان ومكان خاص بها.

فالكتابة الرسمية هي اللغة التي تُستخدَم عند الكتابة لجمهور لا نعرفه على المستوى الشخصي، مثل الكتابة لأغراض أكاديمية أو قانونية أو مهنية، أو عند التواصل مع أرباب العمل أو الأساتذة الجامعيين أو العملاء أو كتابة طلبات التوظيف والسير الذاتية وغيرها، ولا بدّ هنا أن يكون أسلوب الكتابة احترافيًا خاليًا من المشاعر ويظهِر الاحترام للطرف الآخر.

أما اللغة غير الرسمية فهي أكثر عفوية وعامية إن صح التعبير، يطغى على أسلوبها الطابع العاطفي والشخصي، وتستخدَم عند التواصل مع الأصدقاء والعائلة، مثل كتابة الإيميلات الشخصية والرسائل النصية والمحادثات والمدونات الشخصية وغيرها.

أسس المراسلة الصحيحة وأخطاء عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء

يجب أن نتذكّر دومًا أنّ الكتابة هي مهارة يجب تعلمها وتطويرها مثل أي مهارةٍ أُخرى، ويمكن تحسين طريقة كتابة مستندات العمل سواء كنت تكتب باللغة العربية أو الإنجليزية، من خلال تعلم كيفية تجنب بعض الأخطاء التي غالبًا ما ترد في البريد والرسائل الإلكترونية الرسمية، وفيما يلي بعض أكثر هذه الأخطاء شيوعًا:

الخطأ في استخدام لغة الكتابة أو “النبرة”

عندما نلتقي بشخص ما في ميدان العمل أو غيره، فإننا نستخدم لغة جسده ونبرة صوته وتعابير وجهه لفهم وتقييم شعوره، لكن في العالم الافتراضي، فإنّ البريد والرسائل الإلكترونية تحرمنا هذه المعلومات، بالتالي لا نستطيع معرفة متى أساء القرّاء فهم رسائلنا. على سبيل المثال، قد تكتب شيئًا ما صريحًا وصادقًا في رسالتك، لكن ومن دون نبرة صوتك وإيماءات يدك وتعابير الوجه قد يتم بسهولة تفسير ما كتبته على أنه إساءة!

أسس المراسلة الصحيحة
الخطأ في استخدام لغة الكتابة أو “النبرة”

قد يكون اختيارك للكلمات، أو طول الجملة، أو علامات الترقيم التي استخدمتها، أو مثلًا كتابة كامل الكلمات بالأحرف الكبيرة في اللغة الإنجليزية دون إشارات بصرية أو سمعية، كل ذلك قد يوحي للقارئ أنك غاضبٌ أو محبط. لذلك حاول أن تفكر في وقع الشعور الذي قد يخلّفه بريدك في القارئ، فإن شعرت بأنه قد يُساء فهم نواياك أو شعورك، فابحث عن طريقةٍ أُخرى أقل غموضًا في الكتابة واختر كلمات أكثر لباقة وإيضاحًا.

التحية الخاطئة واستخدام الرموز التعبيرية

من أهم الأخطاء التي يجب عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء هي التحية الخاطئة، فقد تبدأ رسالتك أو بريدك الإلكتروني بتحية عفوية تُقال بين الأصدقاء، لكنّ إرسال مثل هذه التحيات الخاطئة خصوصًا للعملاء أو المدراء بالعمل يعطي انطباعًا سيئًا جدًّا للقارئ. بالإضافة إلى ذلك، إن كنت غير متأكد من جنس المتلقيّ إن كان ذكرًا أو أُنثى فالأفضل أن تكتب مثلًا “تحياتيّ سيدي/ سيدتي”.

أسس المراسلة الصحيحة
الخطأ في استخدام كلمات التحية في الرسائل الرسمية لأرباب العمل أو للغرباء

وعلينا الاعتراف أننا اعتدنا جميعًا على اختصار الكلمات في الدردشة واستخدام الرموز التعبيرية، لدرجة أنّ العديد بات يستخدم هذه اللغة غير الرسمية عند كتابة البريد والرسائل الاحترافية، وهو أمر قد يُزعِج القارئ ويعطيه انطباعًا بعدم جدية الكاتب. لذلك، اكتب الكلمة كاملة دون اختصارها سواءً كنت تكتب باللغة العربية أو الإنجليزية، ولا تستخدم تلك الوجوه الصفراء الضاحكة عند الكتابة للعمل أو للغرباء.

الأخطاء النحوية والإملائية والمطبعية وسوء استخدام علامات الترقيم

وهي من الأخطاء الأكثر شيوعًا والتي يجب عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء. يُقصد بالخطأ النحوي هو الخطأ في تطبيق قواعد الإعراب والنحو، مثل الاستخدام الخاطئ لعلامات الرفع والنصب والجر، أو تأنيث وتذكير الأعداد، على سبيل المثال، أن تكتب “لم يبقى” بينما الصحيح أن تكتب “لم يبقَ”. كذلك الأمر بالنسبة للغة الإنجليزية، كأن تخطأ في استخدام الأزمنة أو الأفعال المساعدة وغيرها.

الخطأ الإملائي هو أن تكتب حروف الكلمة بشكل خاطئ، مثل الخطأ في كتابة همزات القطع والوصل مثلًا في اللغة العربية، أو الخطأ في تهجئة الكلمة وكتابتها في اللغة الإنجليزية.

أسس المراسلة الصحيحة
تجنب الأخطاء الإملائية والنحوية عند كتابة رسائل العمل

أما الخطأ المطبعي فهو مفهوم للجميع. بالإضافة إلى ذلك، قد يحصل الخطأ في استخدام علامات الترقيم مثل الفواصل والنقاط وغيرها. على سبيل المثال، باللغة العربية لا نضع مسافة فاصلة بين حرف العطف “الواو” والكلمة التي تليها، ولا نضع مسافة بين الكلمة والفاصلة التي تليها إلخ.

قد تعتقدون أنّ مثل هذه الأخطاء عادية ولن تؤثّر على محتوى الإيميل أو النص المكتوب، لكن في الحقيقة فإنّ أخطاء الإهمال هذه يجب تجنّبها بأي ثمن، لأنها تعطي فكرة كبيرة عن مدى اهتمام وجديّة الكاتب، فهي توحي للقارئ بأنّ الكاتب مهملٌ ولا يهتم بما يكفي ليتحقق مما كتبه، بالتالي سيشكّ القارئ حتمًا في مدى الاهتمام الذي سيوليه هذا الكاتب للعمل في حال كُلِّف به. لذلك، عليك أن تقرأ ما تكتبه جيّدًا، اقرأ مرةً أُخرى، تحقق جيدًا وأعد التحقق مرةً أُخرى، وليس من الخطأ أن تطلب من أحد الزملاء التحقق أيضًا، فغالبًا ما يكتشف خطأ ما قد غفلت عنه.

الكلمات الطويلة والمعقدة

قد تعتقد أنّ إضافة بعض الكلمات المعقدة والطويلة أو المصطلحات الاختصاصية التي لا لزوم لها دليل على ثقافتك العميقة، لكنها في الحقيقة من الأخطاء التي عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء، إذ فكّر بشكل جديّ، فمن يريد حقًا أن يقضي الوقت في ترجمة هذه الكلمات وفهم معناها حتى يتمكّن من فهم فحوى الرسالة!

بدلًا من ذلك، كن صريحًا، واجعل رسالتك واضحة وبسيطة وملتزمة بالموضوع المحدد، فالمحتوى الفكريّ أو العلميّ ليس بالضرورة أن يكون مبهمًا وغير مفهوم.

سوء التخطيط

من الأخطاء التي يجب عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء هي الرسائل الطويلة كثيرة التفاصيل غير اللازمة. تجنب المحتوى الطويل والمشوّش إذ غالبًا ما يتم تجاهله بسرعة، بل قرر ما هي المعلومات الأساسية والتفاصيل المرغوبة التي يجب إرسالها، وما هي المعلومات غير الضرورية والتي لا داعي لكتابتها. رتب أولوياتك على هذا المبدأ.

أسس المراسلة الصحيحة
أخطاء عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل حتى لا تقابل بالتجاهل

بالإضافة إلى ذلك، حاول ألا تعالج العديد من الأفكار والمواضيع في رسالة أو بريد واحد، بدلًا من ذلك، اكتب بريدك أو تقريرك بشكل واضح وموجز بحيث تعالج موضوعًا واحدًا، هذا سيجعل عمل المستلم أسهل وأسرع، خصوصًا وأنّ الرسائل الطويلة غالبًا ما تزعج المتلقين.

وتذكّر أن تركّز على حاجة العميل أو مديرك في العمل عند تخطيط وهيكلة تقريرك أو بريدك، وليس التركيز على مجرد كتابته بأيّ شكلٍ كان.

عنوان غير واضح

تنطبق هذه الحالة على البريد الإلكتروني، إذ ينبغي أن يكون سطر الموضوع ذا صلةٍ وثيقة بالمحتوى الوارد بالبريد، وتجنّب كتابة شيء غامض أو غير ضروريٍّ مثل “مرحبًا”، بل يجب أن يكون سطر الموضوع واضحًا بحدود 6 أو 7 كلمات ويعطي فكرةً للقارئ عما سيجده عند فتح البريد، كأن يفهم ما هو موضوع بريدك بالتحديد، وهل هو عاجل أم يحتمل التأجيل، أو أنك تطالبه مثلًا باتخاذ إجراءٍ ما قبل تاريخ محدد.. إلخ.

أخطاء عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء
كتابة سطر موضوع واضح وذو صلة عند كتابة البريد الإلكتروني

نسيان شرح الملفات المرفقة

في حال كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا بخصوص الحصول على عملٍ ما وأردت إرفاقه بملف سيرتك الذاتية مثلًا، عليك ألا تنسى بأن تشرح الملف الذي ترفقه، اشرح المرفقات بوضوح باستخدام الكلمات الرئيسية ذات الصلة، كي تعطي المستلم فكرةً عما هو على وشك فتحه، كما قد تساعده في العثور على هذا البريد الإلكتروني في حال أراد البحث عنه مستقبلًا.

كانت هذه بعض أكثر الأخطاء شيوعًا والتي عليك تفاديها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء بأي ثمن كان، كي تجنب نفسك الإحراج أو سوء الفهم. ابق رسائلك موجزة، واضحة، محددة، خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، واستخدم اللغة المناسبة لكتابتها، واحرص أن تعطي انطباعًا جيدًا عند قارئها.

اقرأ أيضًا: تجعلك تبدو ضعيفًا: عبارات يجب الابتعاد عنها في رسائل البريد الإلكتروني

0

شاركنا رأيك حول "كي لا تسأل عن الخطأ الذي ارتكبته: أمور عليك تجنبها عند الكتابة لأرباب العمل أو للغرباء"