تتجلى اهمية نظم المعلومات في كونها من ضروريات نجاح أي مشروع تجاري، إذ تضمن وجود إدارة مناسبة للأمور المالية والبيانات التنظيمية والإحصاءات، وإنّ أغلب الشركات التي عانت من تباطؤٍ في سير العمل كان السبب ناتجًا عن مشاكل في البيانات المتعلقة بالموثوقية والدقة.

لذلك اتجهت معظم الشركات للاعتماد على نظام معلومات فعال يساعدها في اتخاذ القرارات والتخطيط لمستقبل أفضل.

ماهي نظم المعلومات

هي مجموعةٌ متكاملةٌ من المكونات تُستخدم لجمع البيانات وتخزينها ومعالجتها وتأمين المعلومات والمعارف والمنتجات الرقمية، حيث تعتمد معظم شركات الأعمال و المنظمات على نظم المعلومات في إدارة العمليات وتنفيذها، وفي التفاعل مع كل من الزبائن والموردين، إضافة لدخول سباق التنافس ضمن سوق العمل، كما تبرز اهمية نظم المعلومات في استخدامها لتشغيل مراحل التزويد المتلاحقة والخاصة بالمنظمات والأسواق الإلكترونية.

على سبيل المثال تستخدم الشركات نظم المعلومات لمعالجة الحسابات المالية ولإدارة الموارد البشرية، فمعظم تلك الشركات مبنية على أساس نظم المعلومات مثل شركة eBayو  amazon.1

تأثير أنطمة المعلومات على مختلف الشركات

ازدادت اهمية نظم المعلومات بشكلٍ مضطرد حتى اضطر القائمون على الكثير من الأعمال والمشاريع للاهتمام بها في سبيل البقاء ضمن مجال المنافسة، فلا يمكن لأحد أن يتخيل عملًا واحدًا لا يحتاج لنظام معلومات فعّال.

فاستخدام أحد تلك النظم في أي عملٍ أو مشروع يمكن أن يعود بفوائد عديدة ويُساعد في التعاملات الخارجية والداخلية وصناعة القرارات المستقبلية، نذكر منها:

  • خدمات ومنتجات جديدة

أي شركة تسعى لتحسين مستقبلها وضمان التقدم، عليها إيجاد منظور أوسع في التعامل من خلال استخدام نظام معلومات عالي التصميم والتنسيق، والذي يُساهم في تسهيل العمليات المستقلة كتلك المعلومات الضرورية لإيجاد خدمات أو منتجات ذات قيمة ونشاطات منظمة.

يمكن لنظام المعلومات أن يقدم للشركة الدعم في المجال التنافسي، من خلال تحليل طريقة إنشاء الشركة لمنتجاتها أو خدماتها وإنتاجها وتسويقها.

  • تخزين المعلومات

تحتاج كافة المنظمات والمؤسسات إلى تسجيل أنشطتها للوصول إلى أسباب المشاكل والحلول المناسبة لها، حيث تتضح اهمية نظم المعلومات في تسهيل تخزن البيانات التشغيلية، وسجلات الاتصالات، والمستندات وسجلات المراجعات.

قد يستغرق تخزين البيانات يدويًا وقتًا طويلًا وخاصةً عند البحث عن بيانات محددة، بينما يُخزِّن نظام المعلومات البيانات في قاعدة بيانات شاملة ومناسبة، مما يُسهل عمليات البحث وإيجاد البيانات، وبالتالي تتمكن الشركة من تحليل تأثير الإجراءات على أعمالها التجارية، ووضع توقعات مستقبلية للتكلفة المحتملة.

  • تسهيل اتخاذ القرارات

بدون نظم المعلومات قد تحتاج الشركة لطاقةٍ كبيرةٍ ووقتٍ طويلٍ لاتخاذ القرارات، لكن مع استخدام أحد تلك النظم سيُصبح اتخاذ القرارات أسهل نتيجة لسهولة تأمين المعلومات الضرورية وتغيير النتائج.

يعتمد الطاقم الإداري في الشركة على نظام المعلومات في اختيار أفضل طرق وأساليب تنفيذ الأعمال والمهمات، وفي حال وجود عدة بدائل وخيارات يُستخدم نظام المعلومات لتشغيل طرق واحتمالات مختلفة من خلال حساب المؤشرات الأساسية مثل التكاليف والمبيعات والأرباح لتُساعد في تحديد البدائل التي تؤمن نتائج أفضل.

  • التغيير السلوكي

نقطة هامّة أخرى تُبرِز اهمية نظم المعلومات وهي التواصل؛ فبوجود نظام المعلومات سيتمكن أصحاب العمل من التواصل مع موظفيهم بشكل أسرع، وقد يكون استخدام رسائل البريد الإلكتروني أسرع، لكن تبقى نظم المعلومات فعالة حيث تحفظ المستندات في مجلدات يُتاح للموظفين الوصول إليها ومشاركتها.

يضمن هذا الأمر تدفق المعلومات من الإدارة وحتى أصغر موظف؛ بحيث يُتاح له الاضطلاع والمشاركة في صنع القرارات وبالتالي يمكن الاستغناء عن المدراء الوسيطين وسيكتسب الموظف المشارك في صنع القرارات دوافع إضافية تحفزه نحو مزيدٍ من العمل.2

المراجع