تبعَا لنسخة Microsoft Office التي تستخدمها، فقد تحتوي على تطبيقات مختلفة، لكن بشكل أساسي تضم جميعها البرامج Word، Excel، Power Point، و Outlook، وفي حين لا يبدو أن Power Point يقدم طرقًا لتأمين ملفاته، فإن تأمين ملفات برامج الأوفيس في بقية البرامج الثلاث ممكن، وفيما يلي نستعرض ذلك لكل منها على حدى.1

تأمين ملفات برامج الأوفيس

تأمين ملفات Word

يمكن في أنظمة تشغيل Windows تأمين ملفات Word بمستوى جيد من الأمان، وللقيام بذلك اضغط على ملف واتبع الخطوات التالية:

  • ادخل إلى قائمة أدوات، في بعض نسخ word نجد هذا الخيار بعد الضغط على حفظ باسم، أما بالنسبة للنسخ الحديثة من Word فبمجرد الضغط على قائمة ملف يظهر خيار أدوات في حقل معلومات حول ملفك.
  • من أدوات اختر خيارات الأمان، أو حماية المستند في نسخ Word الحديثة.

توفر خيارات الأمان خيارات متعددة منها مثلًا:

  • تزويد الملف بالكامل بكلمة مرور، وهذا يمنع الوصول إلى كامل الملف بدون كلمة المرور.
  • في Word 2002 و Word 2003 الضغط على زر خيارات متقدمة الموجود في مربع كلمة المرور لاختيار مستوى أعلى للتشفير يصعب اختراقه. وهناك خيارات أخرى متوفرة للأمان في هذه النسخ.

في الإصدارات الأحدث Word 2007 وما بعدها، الأكثر استخدامًا الآن، هناك أيضًا العديد من خيارات الأمان وتظهر في حقل معلومات حول ملفك باسم حماية المستند فور دخولك إلى قائمة ملف، وهذه الخيارات هي:

  • إضافة كلمة مرور للتحكم بالوصول أو إزالتها: من أجل فعل ذلك اضغط من حماية المستند على خيار التشفير باستخدام كلمة مرور، أدخل كلمة المرور ثم أكدها ثم تأكد من حفظ الملف حتى يتم الأمر.
  • وضع علامة كنهائي: عند اختيار هذا الوضع سيطلب منك Word حفظ الملف، وفي المرة التالية عندما تفتحه ستظهر رسالة وضعت علامة كنهائي صفراء في أعلى الملف، إذا نقرت فوق تحرير على أية حال ستزول العلامة.
  • فتح دائما للقراءة فقط: إذا حددت هذا الخيار وحفظت الملف، فإنه في المستقبل سيتم فتح هذا الملف بشكل افتراضي للقراءة فقط، وبالضغط على تحرير على أية حال يزول هذا الوضع.
  • تقييد التحرير: عندما تريد هذا الخيار ستظهر قائمة بأنماط التقييد التي ترغب بها ابتداءً من تقييد كامل للتحرير وحتى تقليل خيارات التحرير وجعلها محدودة.
  • تقييد الوصول: يسمح لك بتطبيق أدوات عبر قالب يتم إنشاؤه مسبقًا، وهذا أمر يتم على الغالب عندما تعمل في مؤسسة وتطلب هذه المؤسسة نمط من القوالب من شركة Office.
  • إضافة توقيع رقمي.

تأمين ملفات Excel

تشبه عملية حماية الملفات في Excel مقابلتها في Word إلى حد كبير، فعملية تأمين ملف Excel  بكلمة مرور تطلب ذات الخطوات،  بالإضافة  إلى بضعة عناصر إضافية  في Excel 2007. افتح قائمة ملف ثم معلومات ثم حماية المصنف فتجد بعض خيارات مثل:

  • حماية الورقة الحالية: يتيح هذا الخيار التحكم بالتغييرات التي يمكن إجراؤها على ورقة العمل المحددة.
  • حماية بنية المصنف: يمكن بواسطته تزويد الملف بكلمة مرور تمنع من لا يعرفها من تغيير البيانات المخزنة على المصنف.

حماية ملفات Outlook PST

يعتبر التوقيع الرقمي الفعلي وتشفير رسائل البريد الإلكتروني الواردة أو الصادرة ومرفقات الملفات الخاصة بها قضية منفصلة تمامًا، ومع ذلك، إذا قمت بتصدير البيانات من مجلدات Microsoft Outlook إلى ملف PST، فيمكنك إضافة الحماية لضمان عدم وصول الآخرين للبيانات. فقط اتبع هذه الخطوات:

  • انقر فوق ملف.
  • حدد استيراد وتصدير.
  • اختر تصدير إلى ملف وانقر فوق التالي.
  • حدد ملف المجلد الشخصي (.pst) وانقر فوق التالي.
  • اختر المجلد أو المجلدات التي تريد تصديرها (وحدد المربع لتضمين المجلدات الفرعية إذا كنت ترغب في ذلك)، ثم انقر فوق التالي.
  • اختر مسار الإخراج واسم الملف وحدد أحد الخيارات لملف التصدير الخاص بك، ثم انقر فوق إنهاء.
  • استبدل التكرارات بالعناصر المصدرة.
  • السماح بإنشاء العناصر المكررة.
  • لا تقم بتصدير العناصر المكررة.
  • ضمن إعداد التشفير، اختر أحد الخيارات التالية: عدم تشفير، تشفير مضغوط، التشفير العالي.
  • في الجزء السفلي من الشاشة، أدخل كلمة مرور لاستخدامها لفتح ملف PST المشفر (يجب إدخال كلمة المرور نفسها في كلا المربعين للتحقق من كتابة كلمة المرور بالطريقة التي تقصدها، وإلا قد لا تتمكن من فتح ملفك).
  • اضغط موافق لاتمام العملية.2

المراجع