طريقة كتابة تقرير العمل

الرئيسية » موسوعة أراجيك » تحسين الأداء » طريقة كتابة تقرير العمل

تبرز الحاجة إلى كتابة تقرير العمل في شتى مجالات الأعمال التجارية والإدارية والصناعية، ولكل تقرير أسلوب وهيكل خاص به، إذ تأتي في أشكال وأحجام مختلفة، من تقارير المهام المكونة من صفحة واحدة إلى التحليلات متعددة الفصول، وفقًا للغاية منها.

ما هو تقرير العمل

يُعرَف بأنه مستند تطلبه جهات معينة لغاية محددة، يفترض أن يكون مركزًا ومختصرًا، يستعرض فيها المُعد وقائع الموضوع أو المشكلة القائمة بوضوح وتنظيم ويحللها ويقدم توصياته حياله.

التحضيرالمسبق والتخطيط

أسوة بأي عمل نشرع في إنجازه ونرغب بنجاحه، يُعتبر الإعداد والتخطيط المسبق من أجل كتابة تقرير العمل وإنجازة هو عامل نجاحه، وباتباع الإرشادات التالية يمكن كتابة تقرير بفعالية واحترافية:

  • ضع تفاصيل المهمة التي تمّ تكليفك بها نصب عينيك: إذ يجب قراءة الطلب بعناية، والتنبه للموضوع والتفاصيل المطلوبة.
  • الجهة المستلمة: يجب تحديد الجهة التي ستقدم لها التقرير هل هو الرئيس المباشر للعمل أم الإدارة العليا، أم يمكن أن تستفيد منه جهات أخرى، الأمر الذي يؤثر على المعلومات التي سيتضمنها والتي يفترض أن تقدم صورة واضحة عن الموضوع المطلوب
  • تحديد الهدف من التقرير المطلوب، ويمكن الاستفسار أكثر عن الغاية منه، بهدف تحديد المعلومات المطلوبة بدقة، وجمع البيانات المرتبطة وتنظيمها إضافة للجداول والرسوم البيانية والمقاييس اللازمة، لتفادي الانحراف وجمع معلومات قد لا تكون ذات أهمية مما يهدر الجهد والوقت
  • بناء هيكل التقرير، العناوين الرئيسة والفرعية وتسلسل عرض الإجراءات والوقائع
  • اتباع الإرشادات، واعتماد النماذج التي قد تطلبها بعض جهات العمل (الإدارات الحكومية، المنظمات الدولية،…)، وفي حال عدم التقيد بنمط محدد فلابد من تضمينه العناصر الضرورية في كل تقرير
  • التنظيم: أن يأتي التقرير مرقمًا ومنظمًا وموزعًا على أقسام وعناوين رئيسة وفرعية بتسلسل منطقي مما يمكن الإدارة أو الجهة من الوصول إلى المعلومات المطلوبة بشكلٍ يسير، وتحقيق الغاية المرجوة منه
  • اللغة: تعتبر لغة التقرير من العوامل المهمة لنجاحه وتميزه إذ يجب أن تكون بسيطة واضحة واحترافية بنفس الوقت، مع تجنب الحشو والإطالة غير المبررة.
  • التدقيق والمراجعة: يجب تدقيق التقرير ومراجعته بعناية قبل تقديمه بصورته النهائية، وينصح بترك الملف لبعض الوقت لساعة أو أكثر إن أمكن والعودة لإلقاء نظرة أخيرة، مما يساعد على اكتشاف الأخطاء، وحذف معلومات قد تكون غير مفيدة أو مكررة.§
  • تذكر المهمة المطلوبة باستمرار أثناء التنفيذ، وكن حريصًا على عدم إدراج أفكار وإضافات غير ذات صلة قد تؤدي لتشتت المحتوى.
  • تتبع مصادر المعلومات وتثبيت المراجع، فقد تضطر لتقديم بعض الوثائق المبررة والمتعلقة بالموضوع
  • تتطلب كتابة تقارير العمل الفعالة ممارسات ومهارات اتصال جيدة، كلما زاد عدد التقارير التي تكتبها، زادت كفاءتك في إنجازها.
طريقة كتابة تقرير العمل

هيكل تقرير العمل

ينبغي أن تكون كتابة تقرير العمل وفق بنية أو هيكل محدد يتضمن:

  1. صفحة العنوان: تتضمن العنوان والتاريخ واسم معد التقرير اسم الشركة أو الجهة التي يعمل بها.§
  2. الملخص هو آخر جزء يتم إنجازه لاختصار كافة المحتويات، ولكنه يتصدر التقرير، ويجب أن يكون مختصرًا بحيث لا يتجاوز نصف صفحة، للملخص أهمية كبيرة ففي الوقت الذي يقرأ فيه المسؤول المباشر عن العمل كامل التقرير سيكتفي صناع القرار والإدارات العليا بقراءة الملخص، لذلك يجب أن يكون مكثفًا يعرض النقاط الأساسية المطلوب إبرازها.§
  3. يتم تضمين التقرير جدولًا للمحتويات وفهرس بالعناوين وأرقام الصفحات إذا كان مكونًا من عدة صفحات
  4. المقدمة: عرض موجز
  5. متن التقرير يتضمن استعراض الموضوع أو المشكلة المدروسة بدقة ووضوح، بيان التسلسل الزمني للأحداث والإجراءات، وتحليل البيانات، مع ما يلزم من توضيح وإضاءات حول بعض النقاط سواء كان تفسيرًا شخصيًا أو بالاستناد إلى وثائق أو مراجع أخرى
  6. الخاتمة والتي تتضمن كل من الاستنتاجات والتوصيات وتتعلق برؤيتك لتطوير الوضع القائم أو حل المشكلة، استنادًا إلى ما ورد في التقرير، والتي يفترض أن تكون محددة وواقعية وقابلة للقياس مع تقدير التكاليف إن وجدت، يجب الانتباه لعدم إضافة أية معلومات إضافية في هذا الجزء.
  7. الملحقات: قد يلزمك إرفاق بعض الوثائق الضرورية أو جداول توضيحية، ومن الضروري ترقيمها.§

الأمثلة عديدة عن تقارير العمل

  • تقارير العمل الدورية / اليومية – الأسبوعية…/
  • تدقيق العمليات الداخلية
  • تحليل بيانات الأعمال
  • تقرير التدريب
  • تقرير الميزانية
  • تحليل السوق… ويوجد نماذج وقوالب معدة مسبقًا للتقارير المختلفة§