مستندات غوغل بديلٌ ممتازٌ لبرامج صناعة الجداول الرقمية والمستندات المختلفة، وقد جلبت معها إمكانيات لم تكن ممكنة في السابق وأتاحت مشاركة وتعديل المستندات بكل سهولةٍ بين عدة مستخدمين. إذًا؛ ما هي هذه الحزمة من البرمجيات أو الخدمات، وكيف يمكننا استخدام مستندات غوغل بأفضل صورةٍ ممكنةٍ؟

ما هي مستندات غوغل

مستندات غوغل هي برنامجٌ مجانيٌّ يمكن من خلاله صناعة وإنشاء المستندات وجداول البيانات والتعديل عليها وحفظها عبر خوادم الإنترنت مباشرةً دون أي عملية تثبيتٍ مطلوبةٍ، بالإضافة إلى إمكانية استخدام أنواع عديدة من الخطوط وصيغ ملفاتٍ مختلفةٍ لكي تتيح للمستخدمين مزيجًا من النصوص والقوائم والصور، أو أنواع مختلفة من الجداول والقوائم.

ويمكن لأي جهازٍ الوصول إلى ملفات المستندات من هذا البرنامج طالما يتمتع باتصال إنترنتٍ ومتصفح إنترنتٍ حديثٍ، إلا في حال تم قفل المستندات للاطلاع الخاص أو لفريقٍ محددٍ، وتعتبر هذه من أبرز ميزات الخدمة كونها تجعل من الممكن لعدة أشخاص العمل معًا وبنفس الوقت على هدفٍ ومشروعٍ واحدٍ، رغم تواجدهم في أماكن جغرافيةٍ مختلفةٍ.

ومن الجدير بالذكر أنّ خدمة المستندات هذه تُعتَبَر جزءًا من باقةٍ خدميةٍ واسعةٍ تقدمها شركة غوغل.1

كيفية استخدام مستندات غوغل

استخدام المستندات سهلٌ ولا يختلف عما اعتدت عليه، وسوف تعتاد عليه بسهولةٍ بعد الاطلاع على الخطوات التالية:

  1. فتح البرنامج

    أثناء استخدامك للحاسب الشخصي، ادخل إلى متصفح الإنترنت ثم انتقل إلى الموقع الرسمي للخدمة من أجل فتحها (رابط الخدمة الرسمي من هنا).

  2. مستند جديد

    ابدأ كتابة وإنشاء مستندٍ جديدٍ عبر الضغط على أيقونةٍ عليها شعار “+” وتجدها في أسفل النافذة من الزاوية اليسرى، وعند وصول مؤشر الفأرة عليها سيظهر وصف “إنشاء مستندٍ جديدٍ”.

  3. تعديل المستند

    إنّ استخدام مستندات غوغل يشبه إلى حدٍّ كبيرٍ العمل مع برامج مثل الوورد وغيره، فيمكنك في الصفحة البيضاء أن تُدخل النص الذي تريده، وبحجم الخط والصيغة التي تريدها، كل هذه الخيارات تجدها في الشريط الأعلى.
    كما ويمكنك إدراج صورٍ عديدةٍ أو مخططٍ أو جدولٍ من خلال قسم “إدراج في الشريط الأعلى، أو إدراج قائمةٍ ذات تعدادٍ رقميٍّ أو نقطيٍّ من خلال الشريط الذي أعلى الكتابة، وترى أيقوناتٍ بسيطةٍ تعبر عن هذه القوائم.
    من الجدير بالذكر أنك تستطيع إدخال عنوانٍ للمستند بكل سهولةٍ عبر الزاوية اليمنى في الأعلى، حيث تجد عنوان المستند الافتراضي “بلا اسم”، وكل ما عليك فعله هو الضغط عليه بالفأرة وتعديله.

  4. تحرير المستند

    يمكنك أيضًا تحرير مستند مسبق الإعداد في هذا البرنامج، وبسهولةٍ انقر بالفأرة على النص الذي تريد التعديل عليه.
    يمكنك التراجع عن التعديل أو تكراره من خلال مؤشراتٍ بشكل أسهمٍ موجودةٍ في الزاوية اليمنى أسفل الشريط الرئيسي.

  5. مشاركة المستند وحفظه

    يمكنك مشاركة المستند الذي عملت عليه عبر الضغط على زر مشاركة الموجود باللون الأزرق في الزاوية العلوية اليسرى.
    تستطيع حفظ المستند لجهازك أو نشره للويب أو بدء مستندٍ جديدٍ ومشاركته وغيره، ستجد كل هذه الإعدادات تحت قسم “ملف” من الشريط العلوي.2

استخدام مستندات غوغل دون إنترنت

تستطيع أيضًا استخدام حزمة الخدمات هذه بدون اتصال إنترنتٍ، وللقيام بذلك لا بدّ من تنصيب إضافة لمتصفح Chrome من خلال الرابط التالي، وبعد ذلك سوف تجد في إعدادت Google Drive خيارًا للعمل عبر البرنامج بدون اتصال إنترنتٍ.

للقيام بذلك اتبع الخطوات التالية :

  1. افتح موقع Google Drive الرسمي وانقر على الانتقال إلى Google Drive.
  2. ستجد في الأعلى من الزاوية اليسرى مسنن اضغط عليه.
  3. بعدها ستظهر نافذة إعدادات، اضغط على المربع الفارغ الذي بجانب “وضع عدم الاتصال” ليتم تفعيل خدمات Google Drive والتي تشمل المستندات بدون إنترنتٍ.3

نصائح إضافية لاستخدام البرنامج

نقدم لكم في النهاية بعضًا من أبرز النصائح في استخدام مستندات غوغل بصورةٍ مثاليةٍ لأعلى قدرٍ ممكنٍ من الإنتاجية، والتي هي ميزاتٌ هامةٌ في الحقيقة، وهي:

  • يمكنك فتح الملفات التي بصيغة برنامج وورد .doc و .docx بدون تحويلها عبر تحميل الامتداد أو الإضافة للمتصفح  Office Editing for Docs, Sheets & Slides.
  • يواجه الكثير من الناس مشاكلًا قانونيةً عند نشر مستندٍ للإنترنت واحتوائه على صورةٍ تعود ملكيتها لشخصٍ آخر أو جهةٍ مرخّصةٍ معيّنةٍ، ولتجنب هذه المشكلة يمكنك ببساطةٍ التحديد بالفأرة الجملة أو الكلمة التي تريد العثور على صورةٍ مناسبةٍ لها وقانونيةٍ، ثم الضغط في الشريط الأعلى على أدوات ثم استكشاف.
  • هنالك ميزةٌ مفيدةٌ إذا كنت تعمل على مقالٍ مشتركٍ مع عدة أشخاصٍ، أو تريد التعديل عليه، لكن تحتاج إلى موافقة صاحب المقال الأصلي أو صاحب العمل، وللقيام بذلك ببساطةٍ اضغط على أيقونة قلم الرصاص في الأعلى من الزاوية اليسرى، ثم اضغط على اقتراح من قائمة الخيارات، وهذا سوف يسمح بتفعيل وضعية الاقتراح التي يمكن فيها إجراء تعديلاتٍ عديدةٍ دون العبث بالمستند الأصلي، كما ويمكن لباقي فريق العمل أن يعلق على الاقتراح ويبدي برأيه.
  • دائمًا ما يكون من المزعج والصعب محاولة إدخال رموز مميزة إلى المستند لجعله منفردًا عن غيره، ولكن في مستندات غوغل يمكن ببساطةٍ القيام بذلك عبر الضغط على إدراج من الشريط الأعلى ثم الرموز الخاصة، ووقتها يمكنك الاختيار من الرموز الموجودة أو رسم ما تريده.4

المراجع