كيف أمنع تكرار خليه في الاكسل بطريقة مبسطة

1 إجابة واحدة
كاتبة
IT تكنولوجيا المعلومات, الجامعة الافتراضية السورية

يعتبر برنامج مايكروسوفت اكسل بمثابة الثورة التقنية ومعيارًا هامًا لصياغة جداول البيانات، إذ تشكل هذه الميزة أحد أهم القيم المتزايدة في عالم التكنولوجيا. في حين نجد العديد من الشركات التي تستخدم التطبيق من أجل الحسابات الأساسية، والرسوم البيانية، والتحليلية فقط في حين يدرك البعض الآخر أهمية الاستفادة من ذكاء البرنامج والميزات الموجودة بداخله والتي يجهلها الغالبية العظمى من الناس.

فجميعنا نحتاج إلى استخدام برنامج اكسل للقيام بالعديد من المهام اليوميّة، ولا سيّما تلك الأمور المتعلّقة بالحساب والاقتصاد، ولكن برنامج اكسل على عكسه من برامج الأوفيس الأخرى، إذ يواجه مستخدمه العديد من المشاكل والتي يصعب عليه حلّها في حال لم يكن متمرّسًا من استخدامه.

ولعلّ أهم هذه المشاكل وأكثرها انتشارًا هو تكرار الخلايا غير اللازمة والتي تسبب العديد من المشاكل في الترتيب والتنسيق. ولحلّ هذه المشكلة يمكنك اتباع الخطوات التالية المبسّطة وهي:

  • لنفترض لدينا المثال التالي والذي يعبر عن فاتورة سيتم إدخال رقمها (Invoice Number)  وقيمة الفاتورة (Invoice Amount) والهدف منها هو منع تكرار خلية رقم الفاتورة بحيث إذا قام المستخدم بإدخال رقم فاتورة موجودة مسبقًا ستظهر لديه حينها رسالة خطأ تحذّره من وجودهامسبقًا.

  • في البداية، عليك تحديد قيمة النطاق بحيث يمكنك تحديد النطاق ما بين A2:A20 فرضًا.
  • انتقل الآن إلى تبويب البيانات (Data)، وانقر على خيار التحقق من صحة البيانات (Data Validation).
  • سيظهر أمامك الآن على الشاشة مربع حوار التحقق من صحة البيانات، وحينها انقر على زر الإعدادات (setting)، وابدأ بتنفيذ الخطوات التالية على الترتيب وهي:
  • من قائمة السماح (Allow)، انقر فوق زر مخصص (Custom) لكتابة المعادلة المطلوبة.
  • ضمن مربع الصيغة (Formula box)، اكتب المعادلة التالية (=COUNTIF($B$2:$B$20,B2)=1) بحيث تعمل هذه المعادلة على حساب عدد مرات تواجد القيمة الموجودة في الخلية (B2 ضمن النطاق B2:B20) وحينها سنكون أمام خيارين فإن كانت القيمة غير متواجدة ستعيد الدالة COUNTIF القيمة 1 وسيقبل برنامج اكسل إدخال القيمة، أما إذا كانت القيمة متواجدة فحينها ستعيد الدالة قيمة أكبر من الواحد وسيرفض برنامج اكسل إدخال القيمة التي تريدها.

*ملاحظة: تعتبر الخلية ذات الرقم B2 ذات مرجع نسبي بحيث أنها تزيد كلما ازدادت عدد مرات نزول الخلية نحو الأسفل على الشكل التالي (B2,B3,B4….. B20)، أما النطاق B2:B20 فإنه ذو مرجع مطلق كونه ثابت غير متغيّر.

  • ضمن تبويب رسالة الخطأ  (Error Alert)، نفذ الخطوات التالية وذلك من أجل تخصيص رسالة الخطأ التي ستظهر لك عند ادخال رقم فاتورة مدخل مسبقًا.
  •  انقر فوق زر الإيقاف (Stop) وذلك من قائمة النمط (STYLE).
  • اكتب عنوان رسالة الخطأ التي تريدها أن تظهر لك ضمن مربع العنوان (Title)، أما في مربع رسالة الخطأ (Error message) قم بكتابة نص رسالة الخطأ التي تريدها.
  • مع ملاحظة أنه في حال لم تقم بإجراء أيّ تعديل على الخطوات الموجودة مسبقًا في تبويب التنبيه الخاطئ، سيتم عرض رسالة الخطأ الافتراضية الخاصة ببرنامج اكسل.
  • اضغط على زر موافق الآن لإغلاق مربع الحوار.

وبذلك تكون الآن قد تعرّفت على خطوات منع تكرار الخلية في برنامج الإكسل بشكل مبسّط وسهل للغاية.

أكمل القراءة

0

هل لديك إجابة على "كيف أمنع تكرار خليه في الاكسل بطريقة مبسطة"؟