كيف ابدأ في تحليل الأعمال

يعتمد الكثيرون على ما يعرف بتحليل الاعمال لمعرفة ما هو الضروري لها، فكيف يمكنني القيام بذلك؟

4 إجابات

مرحلة تنفيذ المشاريع خطيرة، وقد تسبب خسارات كبيرة عند عدم صحة الدراسة لذا يجب دراستها، وفهمها، وتحليلها بشكل جيد قبل البدء بتنفيذها، فعملية تحليل الأعمال هي عبارة عن إجراء يجب أن يبدأ لمراجعة لمكونات العملية من المدخلات، والمخرجات، والبيانات، والتطبيقات، والتقنيات، والجهة العاملة على التنفيذ، وغيرها من الأمور التي تؤثر في مجريات العملية، ومن الضروري أيضاً إجراء عملية تقييم للوقت، والجهد، والكلفة الاقتصادية لهذه العملية، وجمع البيانات التي نحتاجها في جميع مراحلها.

خطوات عملية تحليل الأعمال

  • تحديد العمليات والأشياء التي تحتاج إلى الدراسة والفهم فيها، وتحديد الهدف منها والأمور التي تساعد في الوصول إليها بسهولة.
  • تحديد مواصفات العميل، والأشخاص الذين نتعامل معهم واختيارهم بعناية لتحقيق الأعمال التي نقوم بها، ويجب تقديم أفضل الخدمات لهم، وبكلفة مقبولة لتحقيق الربح.
  • تحليل النقاط التي تهم العملاء، وجعلها نقاط مرجعية، والعمل على تحقيقها، وجعلها في قائمة الأولويات، وتطويرها
  • وضع مؤشر لتقييم الأداء، ومعرفة نقاط الخلل التي تؤثر سلباً على الأداء، والعمل على تعزيزها لرفع مستوى الأعمال وتحسينها.
  • التحقق من مخطط الأعمال وتقييمه من حيث قدرته على تحقيق الأهداف المرجوة من الأعمال.
  • إنشاء مخطط خاص بعملية التحليل يحتوي رموز وأدوات قياسية لتمثيل العملية بأسلوب واضح وعملي لمعرفة الأجزاء التي تعمل والتي لا تعمل وآلية عملية التحسين.
  • تحديد المسؤولين، والمهام المرتبطة بهم وخطوات تنفيذها.
  • دراسة واقع تنفيذ العمليات، وليس كيف يجب أن تكون في المستقبل من خلال إجراء مقابلات مع الجهات الفعالة، ومراقبة كيف تسير الأعمال من البداية إلى النهاية

جميع خطوات التحليل مهمة ولا يجي تخطي أياً منها لتقييم أصل المشاكل والتحديات وتطوير العمل وتحقيق الأهداف.

أكمل القراءة

إنَّ تحليل الأعمال أصبح من المبادئ الأساسية لنجاح أي مؤسسة، ويشير مصطلح تحليل الأعمال إلى المهام والتقنيات والأنشطة الضرورية لضمان منفعة المؤسسة، ويجب أيضًا أن يتضمن هذا التحليل سياسة وأنشطة المؤسسة، وتقديم حلول وتوصيات تساعد في إرتقاء المؤسسة، وجعل الأهداف واقعية، ولذلك يمكننا القول بأنَّ صاحب المؤسسة، أو المسؤلين عن تطوير المؤسسة يستطيعون البدء في عملية تحليل الأعمال بدراسة متطلبات المؤسسة ومشاكلها، وتحرّي ما إذا كان هناك احتمالية لظهور مشاكل في المستقبل أم لا، ويبحثوا ليجدوا حلولًا فعالة لها، ثم يطبقونها.

وهناك تقنيات محددة تستخدم في تحليل الأعمال منها:

  • التحليل الرباعي (SWOT): وتقوم هذه التقنية على أربع نقاط أساسية وهي: نقاط القوة ونقاط الضعف والفرص والتهديدات، ثم يتم تصنيف كل من هذه النقاط إلى عوامل داخلية، مثل نقاط القوة والضعف وعوامل خارجية مثل الفرص والتهديدات.
  • أداة MOST: وتقوم هذه الأداة على عدة نقاط منها: المهام والأهداف والاستراتيجيات والتكتيكات، وهي بذلك تضمن رسم الخطط والسياسات بشكلٍ فعالٍ.
  • نمذجة العمليات (BPM): وهو أسلوب مسؤول عن تطوير الأنشطة والمهام التي تساعد الأفراد في تحقيق أهداف المؤسسة.
  • العصف الذهني: وتعتمد هذه التقنية على استنباط الأفكار من الأفراد وتبادلها بينهم لتقديم حلول للمشكلة المطروحة.

أكمل القراءة

يؤدي تحليل الأعمال دورًا بالغَ الأهمية بالنسبة للشركات؛ إذ يظهر الأثر في الأداء والممارسات بتحسنها وتطورها، ويعتبر تحليل الأعمال بمثابةِ نهجٍ منظمٍ يساهم في إحداث تغييرات ملموسة في المنظمات وإدارتها بغض النظر عن نوعها سواء كانت ربحية أو غير ربحية أو حكومية، ويبدأ دور تحليل الأعمال بالظهور عند وجود حاجة ملحة لإدخال التغييرات على مخطط سير العمليات في المنظمة. ومن أبرز الخطوات الواجب اتباعها للبدء في تحليل الأعمال:

  • تحديد نقاط الضعف والمواطن المراد تغييرها أولًا، ثم تحديد الحلول والاقتراحات التي قد تعظم القيمة والمهمة المقدمة لأصحاب المصالح من قبل المنشأة على مختلف المستويات والأصعدة.
  • الشروع في إخضاع الهياكل التنظيمية والخطط الاستراتيجية للتطورات والتحسينات، ثم بدء الاختبار والفحص ثم التحقق لكافة الأنظمة وخطط العمل والاستراتيجيات.
  • توليد أفكار غير مسبوقة وابتكارها لاستغلالها في إحداث التغيير المطلوب والقضاء على المشكلات التي من شأنها الحيلولة دون تطور المؤسسة.
  • وضع الهياكل التنظيمية تحت مجهر الدراسة للحرص على تطويرها بما يتلاءم مع متطلبات الموظفين واحتياجاتهم في العمل.
  • ضرورة تلبية كافة الاحتياجات بواسطة معاودة تصميم وتنظيم العمليات وملاحقة آخر التوجهات الجديدة النافعة للمنشأة.
  • التحقق من مدى فاعلية أنظمة المعلومات الموجودة في المنظمة والتركيز عليها لضمان تحقيق الأهداف المرجوة من التكنولوجيا القائمة بكل كفاءة وفاعلية.

أما التقنيات المستخدمة في تحليل الأعمال فإنها تتجسد بما يلي:

  • العصف الذهني: اجتماع يضم نخبة من محللي الأعمال يمارسون خلاله أساليبًا من شأنها توليد الأفكار واستحداثها وابتكارها ليتم تداولها فيما بينهم مع ضرورة تقديم الأسباب التي دعت لطرحها إلى جانب حلول للمشكلات في حال وجودها.
  • نمذجة العمليات: أسلوب يرتكز كليًا على الأنشطة من حيث تطويرها وتحسينها إلى جانب المهام المنفذة داخل أرجاء المنشأة في تحقيق الأهداف المرسومة، وتتخذ عددًا من النماذج لتنفيذها مثل تحديد وتصميم العمليات والتخطيط الاستراتيجي وتحليل نموذج الأعمال وغيرها.
  • أداة MOST: من أكثر الأطر قوة ضمن قائمة أدوات تحليل الأعمال نظرًا لارتكازها على جملة من النقاط الرئيسية المتمثلة بالأهداف والاستراتيجيات والمهام والتكتيكات، فتكون بذلك قد جمعت ما بين التخطيط وتقسيم المهام لذوي الكفاءة وغيرها.
  • التحليل الرباعي SWOT: النقاط الرئيسية الأربع لهذه التقنية هي التهديدات والفرص ونقاط الضعف والقوة، فتدرسها عن كثب وتوزعها إلى عوامل خارجية وداخلية.

أكمل القراءة

يعرف المركز العالمي لتحليل الأعمال (IIBA) تحليل الأعمال بأنه: عملية توليد التغيير ضمن إطارٍ مؤسساتي بما يحدد الاحتياجات، ويطرح الحلول التي يضمن الفائدة لكافة لأصحاب المصلحة”. محلّلو الأعمال يتخذون موقعًا وسيطًا بين فريق تقنية المعلومات IT وبقية المشروع، باستخدامهم وتحليلهم لكافة البيانات لتقييم العمليات، وتحديد المتطلبات، وتقديم اقتراحات استناداً للأسس السابقة إلى المدراء وأصحاب المصالح. 

يتعامل محللو الأعمال مع قادة وريادة المشاريع والأعمال من جهة، ومع المستخدمين من جهة أخرى؛ ليفهموا تأثير التغيير المنطلق من معلومات موثقة على نجاح العمليات، المنتجات والخدمات بحيث يزيدون من فعالية العمل ويوفرون من النفقات. تكون التغييرات والخطط المطروحة من قبل هؤلاء منطلقةٍ مما هو ممكن تكنولوجياً ومتاح اقتصادياً وتجارياً.

هناك العديد من تقنيات تحليل الأعمال، لكن أشهرها هي: تقنية S.W.O.T. (تحليل نقاط القوة، الضعف، الفرص والمخاطر)؛ تقنية MOST (المهمة، الغاية، الاستراتيجية والتكتيكات)؛ تحليل PESTLE (سياسي، إقتصادي، اجتماعي، تفني، قانوني وبيئي)؛ تحليل النظم (منهجية حل مشكلات عن طريق تفسير المعطيات، البحث عن نقاط الضعف في النظام، تحديد المشكلات وتقسيم النظام ككل إلى وحدات جزئية)؛ تحليل نظام العمل (للمؤسسة أو المشروع)؛ العصف الذهني؛ الخرائط الذهنية؛ تصميم العمليات. تختلف متطلبات واحتياجات العمل بحسب طبيعته وبالتالي أسلوب وتقنية التعامل معه المثلى التي تحدد من قبل المحلل. 

يعود تحليل الأعمال لفوائد جمى على المشروع، سواءً من الناحية المادية، من ناحية اختصار الوقت، من ناحية تنظيم الجهد، إيجاد الحلول، وتوزيع المهمات، ومن ناحية حل المشكلات وإدارة المخاطر.

أكمل القراءة

هل لديك إجابة على "كيف ابدأ في تحليل الأعمال"؟