كيف اعثر على التكرار في اكسل

1 إجابة واحدة
كاتبة ومترجمة
الأدب الإنكليزي, جامعة تشرين (سوريا، اللاذقية)

برنامج اكسل Excel الذي صممته شركة مايكروسوفت Microsoft الشهيرة؛ ويُعتبر من أكثر البرامج استخداماً حيث يُسهِل ترتيب وتصنيف المعلومات بشكلٍ مُتقدم. ويُستخدم بشكلٍ كبير من قبل الشركات والمؤسسات والأشخاص الذين لديهم عملياتٍ حسابيةٍ وتجاريةٍ، ممّا يُسهّل عليهم جهدًا كبيرًا وخلال وقتٍ قصيرٍ. ويعتمد برنامج اكسل على خاصية الجدولة؛ حيث يتم انشاء جداول مُقّسمة إلى أعمدة ويُخصص كل عمود لنوعٍ مُحددٍ من البيانات مثل أسماء الأشخاص، أو أسماء السلع، أو نوع الملفات، وعدد المكونات، وقيم البيع والشراء، وما إلى ذلك بحيثُ يختلف ملئ كل عمود بحسب حاجة المُستخدم وطبيعة العمل الذي يقوم به.

أمّا بالنسبة للتكرار في هذا البرنامج؛ فهو يُعتبر مشكلةً متداولةً لدى مستخدميه، وذلك نتيجةً لكثرة المعلومات المُدخلة بحيثُ يكون المستخدم قد قام بإدخال المعلومة نفسها لعدة مرات، ومن الصعب إعادة تدقيق المعلومات بشكلٍ فرديٍ وخاصةً إذا كانت تلك المعلومات تابعة لشركةٍ أو عملٍ تجاريٍ ضخمٍ. بحيث تحتاج هذه العملية إلى وقتٍ كبيرٍ ومجهودٍ أكبر من خلال التدقيق ممّا يؤخر العمل، وربما يؤدي إلى الفشل في إحصاء أعدادٍ كبيرةٍ من الأسماء والمكونات والقيم المتعلقة في نوعية البيانات التي تمّ تصنيفها.

ولكن في برنامجٍ ضخمٍ ومتطورٍ مثل اكسل تستطيع إيجاد حل لهذه المشكلة؛ وذلك من خلال اتّباع بعض الخطوات التي تقوم بتفحص البيانات في كل عمودٍ مُدخل وتحديد ما هو مكرر. وللعثور على البيانات المكررة في برنامج اكسل بغرض تعديلها أو حذفها يقوم هذا البرنامج بتزويد المستخدم بطرقٍ فعّالةٍ وسريعةٍ، ولا تحتاج الكثير من الوقت وتختصر الكثير من الجهد ومن أهم هذه الطرق:

ميزة التنسيق الشرطي وذلك من خلال القيام بعدة خطوات بحيث يقوم المستخدم بتظليل البيانات في العمود الذي يريد التأكد من تكرار العناصر المدخلة فيه، وعلى سبيل المثال العمود C والذي يحتوي على عدد كبير من البيانات، يتم تظليل جميع البيانات في هذا العمود ومن ثم الانتقال إلى كلمة (تنسيق شرطي) الموجودة في أعلى الصفحة، بحيث يظهر عدة خيارات بعد الضغط عليها ويجب الضغط على خيار (قواعد تمييز الخلايا)، ويظهر منها أكثر من خيار بحيث نقوم باختيار (القيم المكررة)، وبعد ذلك يقوم البرنامج بمعالجة القيم وينبثق لائحة يتم من خلالها اختيار اللون الذي تظهر فيه العناصر المُكررة، وبعد الضغط على زر موافق سيجد المستخدم أنّه تمّ تحديد كل ما هو مكرر وفي اللون الذي قام باختياره. وبعد ذلك على المستخدم أن يتعامل مع العناصر المُكررة بحيث إذا أراد تعديلها أو حذفها سيلاحظ أنّ اللون المظلل الذي حدده قد اختفى وذلك لعدم وجود عناصر مكررة.

ومن طرق التنسيق الشرطي أيضاً ما هو مختلف بحيث يتم القيام به يدوياً؛ من خلال كتابة معادلة على عمودٍ فارغٍ بجانب العمود المُراد التأكد من تكرار عناصره، بحيث إذا كانت العناصر في العمود A يجب تحديد مستطيل فارغ في العمود C مقابل أول عنصر في العمود  A ويكتب =COUNTIF(، وبعد كتابتها يقوم المستخدم بتحديد النطاق أو المكونات في العمود A وتعرف ب RANGE، وبعد تحديد العناصر سيُلاحظ المُستخدم أنّه تمّ كتابة العناصر بجانب المعادلة.

وعلى سبيل المثال، إذا كان النطاق يبدأ ب A3 وينتهي ب A25 ستصبح المعادلة تلقائياً =COUNTIF(A3:A25 وبعدها يجب ضغط F4 لتثبيت المعادلة مع العناصر المحددة عند نسخها، ومن ثم الانتقال إلى المقياس أو ما يُعرف ب CRITERIA من خلال الضغط على أول عنصر لدينا وهو بحسب مثالنا A3، سيُلاحظ المُستخدم أنّه تمت اضافته إلى الُمعادلة، وبعدها يجب عليه إغلاق القوس والضغط على CTRL-ENTER لتفعيل المعادلة بحيث يظهر في مكان المعادلة عدد المرات لذلك العنصر. وبسحب جدول المعادلة إلى الأسفل ليشمل جميع العناصر، سيتم ظهور عدد المرات التي تكرّر فيها كُل عُنصر في النطاق المحدد.

أكمل القراءة

0

هل لديك إجابة على "كيف اعثر على التكرار في اكسل"؟