ما هو EDI .. أنواعه ومميزاته وعيوبه

ما هو EDI .. أنواعه ومميزاته وعيوبه

سعيد العمودي
سعيد العمودي

تم التدقيق بواسطة: فريق أراجيك

5 د

ما هو EDI؟ .. هو التبادل الإلكتروني للبيانات والمعروف اختصارًا بـ (EDI)، ونقصد به التبادل الآلي من الكمبيوتر إلى الكمبيوتر لوثائق الأعمال الإلكترونية بين شركات الأعمال عبر اتصال آمن وموحد، وفي الحقيقة تساعد هذه التقنية الشركاء التجاريين والمؤسسات على المزيد من الإنجاز التجاري، كما وتسهم في تسريع الجداول الزمنية للخدمات اللوجستية، والقضاء على الأخطاء اليدوية عن طريق أتمتة الاتصالات بين الشركات، كما قدمت هذه الخدمة المساعدة للعديد من المؤسسات التي تنتج السلع وتشحنها وتشتريها وتبيعها من تجار التجزئة والمصنعين إلى شركات الخدمات اللوجستية وشركات الشحن وشركات التأمين وغيرها.

اقرأ أيضًا: معايير مركز البيانات وأنواعه وكيفية إدارته.


ما هو EDI وكيف يعمل؟

تعمل تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات وفق خطوات ثلاث وهي: إعداد المستندات، ثم ترجمتها إلى تنسيق التبادل الإلكتروني للبيانات، ثم إرسالها إلى شريك، ولتوضيح الصورة نأخذ نموذجًا من العمليات الشائعة في EDI وهو تبادل أوامر الشراء والفواتير؛ حيث تتمّ العملية كالآتي:


إعداد الوثيقة

في هذه الخطوة يقوم المشتري بإعداد الطلب في نظام الشراء؛ حيث يقوم بجمع البيانات وتنظيمها حتى يتم التعرف عليها في التبادل الإلكتروني؛ فمثلًا بدلًا من طباعة أمر الشراء يقوم النظام بإنشاء ملف إلكتروني بالمعلومات الضرورية لإنشاء مستند التبادل الإلكتروني

ذو صلة

ترجمة وثيقة التبادل الإلكتروني للبيانات

في هذه الخطوة يقوم برنامج ترجمة EDI بتغذية المستند الخاص بالمشتري؛ بحيث يتمّ تحويل تنسيق البيانات الداخلية إلى تنسيق EDI، كما يمكن للمشتري إرسال بياناته إلى مزود خدمة التبادل الإلكتروني ليقوم الأخير بدوره في عملية الترجمة بدلًا من المشتري.


توصيل ونقل مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات

بمجرد ترجمة أمر الشراء إلى تنسيق يناسب برنامج EDI؛ يصبح جاهزًا للإرسال إلى المورد.


أنواع نقل EDI الرئيسية

هناك العديد من الأنواع المختلفة من التبادل الإلكتروني للبيانات ومجموعة من الأساليب لتمكين التبادل الإلكتروني للبيانات كما هو موضح على النحو الآتي


التبادل الإلكتروني المباشر

يطلق عليه أحيانًا التبادل الإلكتروني للبيانات من نقطة إلى نقطة؛ حيث يتمّ فيه إنشاء اتصال واحد بين شريكين تجاريين، ويتم التواصل مع كل شريك تجاري على حدة، ويعدّ الأكثر شيوعًا بين العملاء والموردين.


EDI عبر VAN أو مزود خدمات الشبكة EDI

يعدّ هذا النوع بديلًا لنموذج التبادل الإلكتروني المباشر، وهو مزود خدمات شبكة التبادل الإلكتروني للبيانات، والذي كان يشار إليه قبل الإنترنت بشبكة القيمة المضافة (VAN). تفضل العديد من الشركات نموذج الشبكة هذا لحمايتها من التعقيدات المستمرة لدعم بروتوكولات الاتصال المختلفة المطلوبة من قبل شركاء الأعمال المختلفين.


EDI عبر AS2

AS2 هو بروتوكول اتصالات عبر الإنترنت يتيح نقل البيانات بأمان عبر الإنترنت، يوفر التبادل الإلكتروني للبيانات عبر AS2 وظائف التبادل الإلكتروني للبيانات مع انتشار الوصول إلى الإنترنت في كل مكان.


التبادل الإلكتروني للبيانات عبر FTP / VPN، SFTP، FTPS

تعدّ هذه بروتوكولات اتصال شائعة الاستخدام لتبادل مستندات EDI عبر الإنترنت، يمكن استخدام أي من هذه للاتصال بشركاء الأعمال مباشرة (Direct EDI) أو عبر مزود خدمات شبكة EDI.


ويب EDI

يقوم Web EDI بإجراء التبادل الإلكتروني للبيانات باستخدام مستعرض إنترنت قياسي، كما يجعل (Web EDI) عملية تبادل البيانات سهلة وميسورة للمؤسسات والشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم.


فوائد EDI

في الحقيقة تعددت فوائد تقنية EDI العائدة على الشركات التجارية، ومن أهم فوائدها ما يأتي


معالجة البيانات بشكلٍ سريع

يتيح التبادل الإلكتروني للبيانات إنجاز المعاملات ومعالجة البيانات في دقائق بدلًا من الأيام والأسابيع التي يتم قضاؤها في البريد العادي، فبالتالي زيادة الإنتاجية لدى الشركات.


تقليل نسبة التكاليف

يقلل التبادل الإلكتروني للبيانات من التكاليف التي تأتي من معاملات الورق والطباعة والتخزين.


زيادة الدقة، وتقليل نسبة الأخطاء

بيّنت الإحصائيات أنّ التبادل الإلكتروني للبيانات قللت معاملات الخطأ بنسبة 40-%30%.


منحت الشركات فوائد استراتيجية كثيرة

يوفر التبادل الإلكتروني للبيانات تتبع حالة المعاملات أُثناء تنفيذها، مما يتيح اتخاذ قرارات أسرع واستجابة أفضل لمتطلبات العملاء والسوق.


فوائد بيئية

عززت عملية التبادل الإلكتروني للبيانات الاستدامة البيئية، كما قللت من انبعاثات ثاني أكسيد الكربون من خلال استبدال العمليات الورقية بالبدائل الإلكترونية.


سلبيات تبادل البيانات الإلكتروني EDI

لا شك أن تقنية تبادل البيانات الإلكتروني يعتريها بعض السلبيات بالرغم من تعدد فوائدها، ومن سلبياتها ما يأتي

  • صعوبة التعلم والاستخدام والتنفيذ.
  • يتطلب بين الفينة والأخرى صيانة الروابط مع الأنظمة الأخرى.
  • باهظ الثمن ويتطلب استثمارات ضخمة لإطلاق التكنولوجيا وصيانتها.
  • كثرة المعايير المتعلقة بتطوير تنسيقات المستندات.
  • يحد من شركائك التجاريين؛ بحيث تميل بعض الشركات الكبيرة إلى التوقف عن التعامل مع الشركات التي لا تلتزم ببرنامج التبادل الإلكتروني للبيانات.

كيف يتم إعداد EDI؟

تتطلب عملية إعداد هذه التقنية بعض الخطوات اللازم اتباعها من قبل المرسل والمستقبل كالآتي"

يتم جمع المعلومات اللازمة لإنتاج مستند عمل (أمر شراء، فاتورة، إلخ) في ملف إلكتروني.


الخطوات التي يجب على المرسل اتخاذها

إعداد الوثيقة

  • الترجمة الصادرة

يتم تحويل الملف الإلكتروني بواسطة برنامج الترجمة الخاص بالمرسل إلى التنسيق القياسي.

  • الاتصالات الصادرة

يتصل كمبيوتر المرسل بشبكة افتراضية (VAN)، عند الاستلام الناجح تقوم VAN بمعالجة وتوجيه المعاملة إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمستقبل.


الخطوات التي يجب أن يتخذها المستقبل

  • الاتصالات الواردة

يتصل كمبيوتر المستقبل بشبكة VAN ويستقبل أي ملفات تنتظر في صندوق "in" الإلكتروني الخاص به.

  • الترجمة الواردة

يقوم برنامج الترجمة الخاص بجهاز الاستقبال "بتعيين" أو ترجمة الملف الإلكتروني من تنسيق الرسائل القياسي إلى تنسيق يمكن للنظام الداخلي لجهاز الاستقبال فهمه.

  • معالجة الملف

يتولى نظام معالجة المستندات الداخلي للمستلم المسؤولية ويتم التعامل مع المستند المستلم حديثًا وفقًا للإجراءات الداخلية.

كيف سيتطور EDI في المستقبل؟

EDI سيظل مهمًا للشركات لسنوات عديدة قادمة، ومع ذلك يكمن المستقبل الحقيقي في استخدام وتطوير معاملات الشركات جنبًا إلى جنب مع التقنيات التخريبية وهي تقنيات تقوم بتغيير الطريقة التي تعمل بها الشركات، وتزيل الأنظمة أو العادات القديمة لتحل محلها؛ مثل تقنية (IoT و blockchain و AI) لتقديم مستويات مبتكرة من التعاون متعدد الأطراف في سلسلة التوريد.

هل أعجبك المقال؟