ما هي أهمّ الأدوات والتّطبيقات التي تساعد على إدارة الموظّفين عن بعد ومراقبتهم؟

أصبح العمل عن بعد شكلاً من أشكال العمل الذي يطمح إليه الكثيرون لفوائده العديدة التي تتمثّل في إدارة وقتك كما تريد إضافة إلى وجود فرصة للسفر عندما يضطرّ الأمر، كما يمكنك العمل في جو مألوف في منزلك في حال لم تستطع الذهاب خارجًا، لكن تتبّع ومراقبة عمل الموظّفين عن بعد يُعتَبَر أمرًا صعبًا ويشكّل تحدّيات للفريق بأكمله، إذًا كيف يمكنك مراقبة فريقك عن بعد وضمان أعلى إنتاجية ممكنة؟ يعتقد الخبراء أن الإجابة تكمن في اعتماد الإدارة المرنة إلى جانب أحدث التّقنيات التي تمنح أصحاب العمل السّيطرة على بيئة عملهم، وسنذكر اليوم أهم برامج مراقبة فرق العمل الموزّعة.

يساعدك EmpMonitor في تتبّع إنتاجيّة الموظّفين عن بعد، حيث يحتوي على العديد من ميّزات الجودة لتتبع إنتاجية الموظّف مثل التقاط الشّاشة وتتبع المتصفّح والتّطبيقات المستخدمة وغيرها.

اقرأ ايضًا: القائمة الكاملة لأفضل 100 تطبيق أندرويد على الإطلاق

يعتبر Slack أحد أشهر برامج مراقبة الموظفين ويستخدمه في الغالب الموظّفون المستقلّون الذين يعملون في منازلهم، بالإضافة لاحتوائه على العديد من الصّور المتحرّكة والملصقات، إنه تطبيق يمنحك إمكانيّة إدارة وتتبع المستندات وإعداد المذكّرات.

Google Hangouts هي الأداة المثاليّة للدّردشة المرئية ومكالمات الفيديو، يتيح لك تنظيم مؤتمرات فيديو تضم حتى 15 عضوًا ويمكنك مشاركة شاشتك معهم، كما يمكنك استخدامه للمراسلة الفوريّة.

يشبه Zoom تطبيق Google Hangouts لكن الفرق هو أنّه يمكنك إضافة أكثر من 15 عضوًا في مكالمة فيديو، لذا من المفيد استخدامه عندما يكون لديك مكالمات جماعيّة أكبر، حتى أنّه يحتوي على خيار تسجيل المكالمة.

تعتبر Figureitout chrome extention أداة مثالية للعمل عن بعد، حيث يمكن لأعضاء هذا التطبيق العمل من جميع أنحاء العالم، في بعض الأحيان يكون من الصّعب التّزامن مع بعضكم البعض بسبب فرق التوقيت، ولكن هذا التطبيق يقدّم إضافة لا تقدّر بثمن حيث يمكنك معرفة التّوقيت في مواقع زملائك الآخرين.

اقرأ ايضًا: تطبيقات عليك إدمانها بدلًا من فيسبوك وتويتر … العدد السابع

يستخدم Trello بشكل خاص في إدارة الفرق، حيث يمكنك إنشاء سيّاسة العمل الخاصة بك والتّعاون مع أعضاء الفريق عبر المهام الموكَّلة إليهم، وهو متاح أيضًا على الهاتف المحمول ورائع في التواصل مع الزملاء من خلال تحديد أولويات هذه المهام.

Asana هي أداة رائعة أخرى تساعد العاملين عن بعد على مشاركة مهامهم داخل الفريق كما أنّه مدمج مع بريدك الإلكتروني، ويمكنك تعيين المهام للعاملين، كما يمكنك الحصول على قائمة مهام فرديّة، يتضمّن Asana قائمة للنشاطات ولوحات معلومات قابلة للتّخصيص مما يجعل هذا التّطبيق أكثر سهولة في الاستخدام.

تمنح أداة IDoneThis للفريق إمكانية تتبع تقدم كل عضو في الفريق من خلال بناء الجداول الزمنية، كما تساعدك على تخصيص الموارد بشكل فعّال، وعندما تعمل على مهمّة ما بشكل مشترك مع موظف آخر من السهل مشاركة المستندات وتخزينها.

ProofHub هي أداة تساعد في عمليّة إدارة المشروع من خلال توفير تحكّم أفضل في الاتّصالات والمهام والمشاريع والشيء المميّز هو أنه يوفّر إمكانيّة التّواصل بين العملاء وفريق المشروع، ومن بين الميّزات الأكثر أهميّة هي المراجعة عبر الإنترنت وإدارة سير العمل، ولدى الموظّفين الآن إمكانيّة تتبّع وقتهم بكفاءة أكبر من خلال تقديم أدوات رائعة مثل التّخطيط وإرسال الإشعارات والتّذكيرات وبذلك يبقى جميع أعضاء الفريق على اطّلاع.

Basecamp هي أداة مفضّلة من قبل معظم الوكالات والمستقلّين، لأنّه يتضمّن واجهة سهلة الاستخدام وتصميم واضح، كما يوفّر لك Basecamp إمكانيّة إنشاء مخطّط تفاعلي يُستخدم لتنظيم مهام الفريق والمواعيد النهائيّة بشكل أفضل وبصورة مرئيّة، كما يمكنك الوصول إلى قوائم المشاريع لملئها وهذا يساعدك على توفير الكثير من الوقت.

يعمل تطبيق TICKSPOT على نفس مبدأ التّطبيقات السّابقة ولكن له ميّزات مختلفة فتكامله مع Basecamp ممّا يجعله أكثر تنوّعًا، إضافة إلى تتبّع الإنتاجية يمكنك أيضًا تتبّع المشروع والتأكد من عدم تأخر أي مهمّة من المهام عن الموعد المحدد.

HiveDesk هو أداة شاملة لتتبّع الموظفين، يوفّر ميزات مثل التتبع التلقائي للوقت والجداول الزمنيّة التلقائيّة عبر الإنترنت وتتبّع المشروع بالكامل ومراقبة الإنتاجيّة ولقطات الشّاشة التلقائيّة، يساعد أيضًا في إنشاء الفواتير ودفع الرواتب بشكل دقيق.

Time Doctor تطبيق دقيق جدًا يستهدف مجموعة واسعة من العملاء تتراوح بين أصحاب العمل والمستقلّين، يقوم التطبيق بتتبع ضربات مفاتيح لوحة التّحكّم وحركات الماوس هي الميزة الأهم في التّطبيق، كما تعتبر ميزة مراقبة الدردشة نقطة إيجابية بالفعل.

لدى Veriato نظرة مختلفة حول تتبّع الموظّف بأعماله المختلفة وهو مقسّم إلى جزأين Veriato 360 وVeriato Recon، ولديه الميّزات التّالية: اكتشاف التداخلات من الدّاخل ومراقبة الموظّفين ومنع فقدان البيانات وأكثر من ذلك بكثير.

تعتبر ميّزة Data Loss Prevention” DLP” هي الميزة الأهمّ والتي يجب تضمينها في جميع برامج مراقبة الموظّفين، حيث تعد  البيانات جزءًا مهمًا للغاية من أي شركة ويجب اتخاذ تدابير وقائية لحمايتها.

اقرأ ايضًا: استفد من كل دقيقة وانقل إنتاجيتك إلى مستوى جديد مع التطبيقات التالية