0

يمكننا أن نطلق تسمية “عصر التكنولوجيا” على العصر الذي نحياه اليوم دون تردّد، فكل ما حولنا اليوم يعتمد على أتمتة العمل وتكنولوجيا المعلومات بشكل شبه كامل لإنجاز معظم المهام اليومية، فالتوجّه الرئيسي الآن لتسهيل وتسريع إنجاز الأعمال مع المحافظة على جودة النتائج.

وبعد إجراءات الحظر التي فُرِضَت على العالم ككل بسبب انتشار فيروس كوفيد-19 بات الاعتماد على العمل عن بعد أكثر إلحاحاً من ذي قبل ممّا أدّى في النهاية إلى إيجاد وسائل جديدة تساعد على تسهيل التواصل بين أفراد الفريق لتحقيق النتائج المرجوة بالوقت المناسب، تأتي أهمية أتمتة العمل من خلال اختصار الكثير من الوقت المطلوب لإنجاز المهام المطلوبة بالطريقة التقليدية اليدوية بالإضافة إلى العديد من الميّزات الأخرى التي سوف نلقي الضوء عليها بهذا المقال..

أهم ميزات أتمتة العمل 

الأتمتة

 

  • تقليل الأخطاء: إن ارتكاب الأخطاء أمر وارد في أي مجال عمل ولكن من خلال الأتمتة يتم حصر معظم الأخطاء التي قد تُرتَكَب من قبل الموظفين العاملين يدوياً من خلال تبسيط إجراء العمليات المتكرّرة كإدخال البيانات بطريقة أكثر سهولة لإصدار النتائج بشكل أسرع.

 

  • زيادة الإنتاجية: توفّر أتمتة العمل الكثير من الوقت الضائع لإنجاز المهام المتكرّرة يومياً وبالتالي تعطي الفرصة لإنجاز مهام أكثر وبالتالي إنتاجية أكبر خلال وقت أقصر وبكفاءة أكبر.

 

  • التحكم بالوقت: من خلال الأتمتة يمكن وضع خطة زمنية متكاملة لكل مراحل العمل بحيث تتناسب مع المتطلبات والإمكانيات المتوفّرة من خلال وضع تصوّر فعلي لوقت المهام المراد إنجازها ومدى تقاطعها مع باقي المهام الأخرى وبالتالي اختصار الوقت المهدور في العمل التقليدي.

 

  • إدارة أفضل للعمل: تحليل البيانات وإنشاء التقارير المتعلّقة بتطور سير العمل وكشف الثغرات والتحدّيات التي قد تعرقل الخطط المستقبلية وإيجاد الحلول قبل تأثيرها بشكل سلبي على آلية سير العمل، هذا كله يمكن توفيره من خلال أتمتة العمل وذلك لتوفّر أدوات إجراء الإحصائيات اللازمة للبيانات الرقمية بشكل أسرع.

 

  • تقسيم العمل إلى مراحل: توفّر أتمتة العمل تواصلاً أسرع مع جميع العاملين على نفس المشروع من خلال الإشعارات التي تؤمنها بيئة العمل الآلي من خلال التطبيقات المخصصة للتواصل بين أعضاء الفريق الواحد، وهذا يؤدي حتماً لزيادة التحكم بالإنتاج في العمل ككل.

 

  • استهلاك أقل للموارد: من خلال أتمتة العمل تقل الحاجة لاستخدام المعاملات الورقية والتي تعد الحجر الأساس في العمل التقليدي وبالتالي منع إهدار الموارد وخفض التكاليف اللازمة لإنجاز العمل بشكل عام.

 

  • الدقّة: توفّر أتمتة العمل دقة أكبر في نتائج الأعمال المنجزة بواسطة الأتمتة ممّا يعطي العملاء ثقة أكبر في الأعمال ونتائجها أيضاً.

 

  • الحرّية والاستقلالية: إمكانية العمل عن بعد وعدم الحاجة للتواجد بمكان واحد فعلياً ممّا يوفّر ديناميكية أكثر للمدراء والموظفين على حد سواء في إدارة المشاريع خاصة بالظروف الطارئة والاستثنائية.

اقرأ أيضًا: تطبيقات تساعدك على إتمام عملك ودراستك بفعالية تعرف عليها الآن

ما هي أبرز التحدّيات؟

رغم أهمية تطبيق الأتمتة في العديد من المؤسسات إلّا أن التطبيق الفعلي يخضع للكثير من الاعتبارات التي يجب أخذها بالحسبان والتي قد تشكل عائقاً أمام العمل الآلي بشكل عام، فمن التحديات التي تواجه أتمتة العمل:

 

  • افتقاد الخبرة: لا يملك معظم الموظَفين الخبرة الكافية للتعامل مع تكنولوجيا المعلومات الحديثة والمتطورة باستمرار ما يدفع الكثير من المؤسسات لإقامة برامج تدريبية مخصصة لتأهيل العاملين بمختلف مستوياتهم للتعامل مع الأعمال المؤتمتة بشكل صحيح.

 

  • التكلفة المرتفعة: ارتفاع التكلفة المتعلّقة بالأدوات والتجهيزات المستخدمة لتحقيق أتمتة العمل مقارنة بالمردود المتوقع تحقيقه والذي قد لا يتناسب إطلاقاً مع إمكانيات بعض المؤسسات الراغبة بالانتقال من العمل التقليدي إلى العمل المؤتمت.

 

  • فقدان البيانات: نلاحظ توفّف الأنظمة بشكل متكرّر الأمر الذي يؤدّي إلى تلف المعلومات والموارد وخسارة قواعد البيانات الأساسية ما يجعل من التعامل مع شركات النسخ الاحتياطي أمر واجب والذي قد يكون مكلف نوعاً ما لبعض المؤسسات.

 

  • مخاطر أمنية: قد تتعرّض الشركة لعمليات سرقة للبيانات أو اختراق للأجهزة (من حواسيب وشبكات وسيرفرات وغيرها من الموارد) من قبل الهاكرز المخرّبين، إضافًة إلى احتمالية التعرّض لأعمال احتيال وابتزاز لاستعادة البيانات الأمر الذي يهدّد ثقة العملاء.

أشهر تطبيقات أتمتة الأعمال

بالنسبة للتطبيقات التي تساعدنا على أتمتة الأعمال فلدينا عدد كبير جدًا من التطبيقات للاختيار من بينها، فيما يلي سنقوم بذلك بعض أشهر تطبيقات أتمتة الأعمال.

Zappier

هو أحد التطبيقات الأساسية التي توفّر لنا القيام بأتمتة بعض الأشياء ودمج جميع التطبيقات معاً حتى يمكنك التحكّم بهذه التطبيقات في مكان واحد، من خلال هذه الخدمة سيكون بإمكانك الحصول على فعل ما Action بناءً على شرط أو مجموعة من الشروط المحدّدة مسبقاً، واحدة الأمثلة المناسبة حول آلية عمل Zappier هو الحصول على إشعار على Trello في حالو وصلك بريد إلكتروني من أحد الأصدقاء، ويمكنكم الحصول على التطبيق عبر زيارة الموقع الرسمي.

IFTTT

هي خدمة بسيطة يمكننا من خلالها أتمتة بعض الأشياء من خلال إطلاق بعض الأحداث “Events” بناءً على تحقّق بعض الشروط Conditions، في البداية يقوم المستخدم بتسجيل الدخول وربط التطبيق مع المنصّات الأخرى مثل Facebook و Twitter و Instagram ومن ثم يمكنه أتمتة المهام عبر التطبيق.

اقرأ أيضًا: كل ما تود معرفته عن خدمة IFTTT Applets الجديدة

واحدة من الأمثلة البسيطة حول عمل هذا التطبيق هو التقاط صورة للمنشورات التي يذكرك بها أحد الأصدقاء لذا تقوم بتحديد تطبيق Facebook وتقوم بتحديد الحدث وهو التقاط صورة للمنشور عند قيام أحدهم بذكر اسمك بالمنشور، إنشاء أنشطة صغيرة كهذه يعتبر أمراً بسيطاً جداً من خلال IFTTT.

 

كيف تؤثر أتمتة الأعمال على إنجاز بعض الشركات (Case Study)؟

تطبيق أتمتة العمل

نذكر كمثال كيف استفادت شركة tinysuperheroes من عمليات الأتمتة في تحقيق انتشار سريع للخدمات في توزيع الأقنعة والملابس التكنّرية capes على الأطفال المرضى مقارنة بطريقة العمل التقليدية في خدمة العملاء، لقد اعتمدت الشركة على استخدام تطبيق Zapier للاستفادة من أتمتة العمل بدلاً من الطريقة التقليدية للعمل في إيصال المنتجات.

تعتمد الشركة في عملها في تطبيق zapier على تكامل مجموعة من التطبيقات التي تؤمن بيئة عمل متكاملة وهذه التطبيقات هي Typeformو Google Sheets و Active Campaign و ShipStation، بعد أن يقوم العميل بملء النموذج الخاص بطلب المنتجات على الموقع tinysuperheroes يعمل تطبيق Typeform على إيصال البيانات المدخلة من قبل العميل إلى GoogleSheets للاحتفاظ بها في قاعدة بيانات خاصّة.

بعد ذلك يأتي دور تطبيق ActiveCampaign بإنشاء Contact جديد بمجموعة من الحقول الخاصة به والتي قام العميل بكتابتها مسبقًا في تطبيق Typeform وفي آخر مرحلة يتم إنشاء طلب (order) في تطبيق ShipStation حتى يتمكن فريق العمل من تجهيز الطلبات وفق المواصفات المحددة وشحنها لمرسل الطلب، كما لاحظنا في المثال السابق فإنّه يمكننا من خلال تكامل مجموعة من الأدوات (التطبيقات) مع بعضها البعض القيام بعملية أتمتة بسيطة ساهمت في إنجاز المطلوب بوقت قصير وبطريقة آلية ومنظمة بحيث تضمن وصول المنتج بالوقت المحدّد.

تقول Robyn Rosenberger مؤسّسة شركة tinysuperheroes أنّ تطبيق Zapier هو عصب الشركة وذلك لأنّه ساهم في رفع عدد المنتجات المُباعة إلى أكثر من 10000 قطعة في السنة الواحدة بعد أن كان نفس العدد هو حصيلة عمل خمس سنوات بالطريقة التقليدية، وتقول بأنّ الشركة راضية تماماً عن نتائج أتمتة العمل باستخدام تطبيق Zapier وتنصح به أيضاً لأنه حقّق نجاحاً واضحاً ومرضياً وخلال وقت قياسي أيضاً.

إنّ أتمتة العمل أمر لا بد منه في وقتنا الحالي وبالأخص في حال كنت تفكر برسم استراتيجية ناجحة على المدى البعيد لمشروعك أو عملك بشكل عام، لكن من المهم أن تأخذ بعين الاعتبار الإمكانيات المتاحة لك وما سيتم تحقيقه من فوائد فعلية لعملية الأتمتة وعلى أساس ذلك قم باتخاذ القرار المناسب في التوجه للاعتماد على التكنولوجيا في إنجاز المهام المطلوبة في أعمالك لتحقيق طموحاتك في العمل من إنتاج أكثر وأرباح أكبر بوقت وكلفة أقل من الوضع التقليدي السائد عموماً.

0

شاركنا رأيك حول "إنجاز الكثير من المهام وتحقيق أرباح أكثر… أتمتة الأعمال الكنز الذي كانت تبحث عنه الشركات لسنوات!"