لفعالية وإنتاجية أفضل لعملك، ابدأ باستخدام جداول جوجل

0

ابلن تجعلك الأنظمة وحدها أكثر إنتاجية، ولكن في حال امتلكت الرغبة في التنظيم والإرادة للانضباط، فسيبقى عليك استخدام الأدوات المناسبة لذلك. وهنالك العديد من الأشخاص تجاوزوا عدة أدوات جذابة كـ ToodleDO وWinderList Todoist وTrello وEvernot، ليستقروا في نهاية المطاف على جداول جوجل Google Sheet، إذ يعتقدون أنه من أوائل التطبيقات التي كانوا عليهم تجربتها، ولكن لماذا؟

إليك أهم مزايا جداول جوجل التي ترفع من إنتاجيتك وكيف تستفيد منها.

عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، ما هي مزايا جداول جوجل؟

التوحيد البصري يجعل المعالجة العقلية أفضل

يكره المستخدمين الفوضى في توزع بياناتهم، قد تكون الواجهات الجميلة والجذابة بألوانها وأشكالها ليست المرفأ التي سيرسون عليه، إنهم يحبون البساطة بما يتعلق بمشاريعهم، إذ تعد الصفوف والأعمدة هي أكثر ما يلائمهم، فعندما يكون لديك أكثر من 35 مشروع مفتوح في آن واحد، فمن المفيد حينئذ أن تراهم كصفوف وأعمدة في جدول البيانات، وهو أمر علينا معرفته، لأنه يقدم الكثير من البيانات بتنسيق أنيق ومرتب.

سهولة إدخال وتعديل البيانات

أفضل نظام لذلك هو النظام الذي يسهل فيه التقاط المعلومات بسهولة، يجب أن لا يكون هناك حواجز، وهو تماماً كما الحال في جداول جوجل، فلا يوجد الكثير من الإجراءات أو الخيارات أو الأزرار لإضافة وتعديل معلوماتك، حتى يمكنك إضافة عمود وإضافة سطر ودمج الخلايا بطريقة سهلة.

خفة الحركة

يجب أن يكون البرنامج سهل الفرز والتصفية استناداً لتغيير الأولويات والمعايير، حيث تسهل جداول جوجل إنتشار مرشحات متعددة استناداً لمعايير مختلفة، وتسهل أيضاً حفظ الفلاتر المخصصة بمعايير وأنواع متعددة، يمكنك تسمية تلك المرشحات المولدة كما تشاء.

البساطة والقوة

تعد جداول البيانات بسيطة وقوية، إذ يتم وضع البيانات في ترتيب بسيط حيث ترتبط بالبيانات الأخرى.

عبر منصة على شبكة الإنترنت أو سحابة

تطبق كل تلك الصفات السابقة على أي جدول بيانات عادي، سواء كان Excel أو LibreOffice أو حتى OpenOfficeCalc، إلا أن جداول جوجل موجودة بالكامل على السحابة التي تستدعي الاتصال بالانترنت وحفظ تلك البيانات خارج القرص التخزيني للحاسب، مما يعني أنها ستكون بأمان أكبر، وبأنك قادر على استردادها من أي جهاز.

اقرأ المزيد: أفضل سبعة طرق للوصول إلى واي فاي الجيران بسهولة 🤭!!

كيف يمكن استخدام جداول جوجل

جداول جوجل

في المشاريع

يعد المشروع هو أي نتيجة تتطلب أكثر من خطوتين عمليتين للقيام به، يمكنك شرح كل تلك العمليات على جداول البيانات تلك.

جداول جوجل

الإجراءات التي تود القيام بها لاحقاً

وهي القائمة التي يمكنك القيام بها الآن لكل مشروع مفتوح جنباً إلى جنب التواريخ الموضوعة لها وأولوية كل واحدة منها.

الخطوات التي عليها البقاء في حالة الانتظار

قائمة الأشياء التي علينا انتظارها من الأشخاص الآخرين، ومذكرة عن آخر مرة تحدثت إليهم ومتابعتها.

تتشابه ورقة حالة الانتظار مع جدول الأعمال كثيراً، فهما لايحتاجان الكثير من المعلومات، يكفي اسم الشخص الذي اتعامل معه وما احتاجه منه وما هو الاسم المشروع المرتبط به، ويمكن اضافة بعض الملاحظات الأخرى حوله.

الذي يحدد ما إذا كانت على ورقة انتظار أم جداول الأعمال هو في الأساس الإجابة على السؤال: هل لدي اجتماع منتظم مع هذا الشخص؟ إذا كان الجواب نعم، فإنه يذهب على ورقة جداول الأعمال، أما في حال كانت الإجابة لا، فستذهب ورقة انتظار.

اقرأ المزيد: احترف قصص انستغرام Instagram Story مع هذه الحيل !

الأجندات

قائمة الأشياء التي يجب مناقشتها مع الأشخاص في اجتماعات منتظمة، حيث يمكنك تحديد العناصر التي تريد مناقشتها مع اسمائهم وعمود للمشروع المرتط معه.

الحاضنة

هي الأشياء التي لم تكن ملتزماً بها، وترغب بالقيام بها في المستقبل، إذا لم تفعل أي شيء مع مشروع من مراجعة أسبوعية إلى أخرى، فعليك وضعها في الحاضنة.

الفكرة هنا بسيطة: إذا كنت لا تشارك في أي مشروع بانتظام، فاحذفه من قائمة المشاريع، من المحتمل أن يؤدي ذلك إلى حدوث الفوضى لا أكثر.

تتمثل إحدى الخطوات الرئيسية في المراجعة الأسبوعية في إلقاء نظرة على الحاضنة وإما إعادة المشروعات إلى حالتها النشطة أو الاحتفاظ بها متوقفة في الحاضنة أو حذفها بالكامل، حاول القيام بذلك كلما استطعت.

المراجعة الإسبوعية

هي قائمة مرجعية للأشياء التي تهدف للقيام بها كل أسبوع، مثل مراجعة كل المشاريع للتأكد أنك تقوم بالإجراءات الصحيحة وتحديد الأولويات وإنشاء مشاريع جديدة ومراجعة الحاضنة.

ورقة المراجعة الأسبوعية هي في الأساس قائمة مرجعية بالأسئلة والنقاط التي يجب فحصها كإضافة وطرح أشياء لكن بشكل عام هي قائمة بالمشاريع أو المهام التي يجب أن تحدث، إنه يعمل أيضًا على ضمان تطبيق المشاريع والمهام الحالية.

جداول جوجل

اقرأ المزيد: إطلاق لعبة ببجي لايت PUBG Mobile Lite في عدد من الدول

المشاريع المكتملة

هنا لوضع كلمة مكتملة بجانب المشروع الذي تم إنهاؤه أو حذفه من سجل المشاريع أو حتى إزالة المشاريع التي لم تعد تود إكمالها لسبب ما.

مزايا جداول جوجل الإضافية

الملاحظات

يمكن استخدام الملاحظات لعدة أشياء، مثل تذكيرك بشيء ما أو بموعد ما، كما يمكنك أن تضع فيها أفكارك أو المشاريع التي تود القيام بها في المستقبل إلا أنك لم تخطط لها بعد.

يمكنك استخدام Notes بعدة طرق، كما أنه من السهل النقر على زر الماوس الأيمن فوق الخلية وتحديد إدراج ملاحظة.

التعليقات

لها ميزة جميلة وفريدة وتميزها عن الملاحظات، وهي إمكانية التنسيق التلقائي للارتباطات التشعبية، إذ يمكنك حجز التعليقات للعناصر حيث سيكون من المهم معرفة عدد التعليقات الموجودة على كل ورقة.

يمكنك توليد تعليقاً من خلال النقر بزر الماوس على أحد الخلايا واختيار إدراج تعليق Add Comment، وأجمل شيء في هذه الخاصية أنه في حال كانت الورقة مشتركة مع أكثر من مستخدم، فإنه بإمكان لأي أحد منهم التعليق على تعليقاتك، كما ولو أن الأمر أشبه بمحادثة، وسيكون كل تعليق مرافقة باسم صاحبها.

اقرأ المزيد: هل تبحث عن برنامج ترجمه .. جميعُ اللغات أصبحت بين يديك مع هذه المجموعة من برامج الترجمة

0

شاركنا رأيك حول "لفعالية وإنتاجية أفضل لعملك، ابدأ باستخدام جداول جوجل"