تعد كتابة فكرة مشروع ملفًا شاملًا عن أهدافه، وفريقه، وتوقيته، ونواتجه، وتخطيطًا تفصيليًا للحصول على فكرة بشكلٍ صحيحٍ؛ فتخطيط المشروع: هو عملية تحديد المجال أو المدى، وتحديد الأهداف والخطوات اللازمة لتحقيقها، إنها واحدة من أهم العمليات التي تشكل إدارة المشروع، بينما مخرجات عملية تخطيط المشروع هي خطة لإدارة المشروع، والمعروفة بأنها وثيقة تحتوي على نطاق وهدف المشروع.1

تحدد خطة المشروع في جوهرها النهج الذي تتبعه والعملية التي سيستخدمها فريقك لإدارة المشروع وفقًا للمدى المحدد؛ فكل مشروع يحتاج إلى خطة تنقل المعلومات الحيوية لجميع أصحاب العلاقة في المشروع، إذا تعاملت معها على أنها شيء أكثر من مجرد وثيقة جافة وقمت بتوصيل هذا الجانب منها بشكل مختلف إلى جميع المعنيين،  عندها يمكن أن يُنظر إليها على أنها جزءٌ لا يتجزأ من نجاح مشروعك.

أسئلة ينبغي معرفة إجابتها قبل بدء أي مشروع

  • ما هي أهم الأهداف؟
  • كيف ستصل إلى النتائج وفي الموعد المحدد؟
  • من هو فريق المشروع، وما هو الدور الذي سوف يلعبه في تلك النتائج؟
  • متى سيلتقي الفريق بالمعطيات والتجهيزات المتاحة، ومتى سيدخل حيز التطبيق؟

إذا كانت خطتك تجيب على هذه الأسئلة وتعلّم فريقك وعملاؤك عن لوجستيات المشروع، فأنت بصدد وضع خطة استراتيجية قابلة للاستمرار لمشروعك.2

خطوات كتابة فكرة مشروع

في الخطوات التالية يتضمن كل قسم منها بعض النصائح والأمثلة لمساعدتك في تقديم فكرة واضحة، ودقيقة، ومركّزة، يمكن تطبيقها على عدة أنواع من المشاريع، مع الأخذ بعين الاعتبار أن بعض التفاصيل سوف تتغير تبعًا لنوع المشروع، إلا أن الهيكل العام هو نفسه لأي نوع من المشاريع.3

  1. معلومات المشروع

    يهدف هذا القسم إلى تقديم صورة شاملة للمشروع يمكن رؤيتها في لمحة، بالإضافة إلى نقل تفاصيل مهمة للمشروع.
    اسم المنظمة:
    عنوان المشروع:
    ملخص المشروع:
    الإطار الزمني للمشروع:
    أعد بواسطة:
    الوثائق المرفقة:
    جهات اتصال المشروع:
    اذكر الأفراد المشاركين في المشروع والذين يمكن الاتصال بهم، وتأكد من تضمين الاسم، والعنوان في المشروع، وكذلك أرقام الهواتف، وعناوين البريد الإلكتروني.

  2. ملخص المشروع

    من المهم جدًا لدى كتابة فكرة مشروع أن يُكتب بإيجاز وبشكلٍ واضح، حيث أن الهدف منه عرض أسباب القيام بهذا المشروع وذكر جميع أهدافه، وهناك بعض المحترفين في كتابة المشاريع يمكنك أن تطلب نصيحتهم، قبل أن تبدأ بالكتابة، عليك أن تكون قادرًا على الإجابة على الأسئلة التالية:
    لماذا تبدأ هذا المشروع؟
    ما الذي سوف تقوم به؟
    كيف سيكون ذلك؟
    من الذي سينجز ذلك؟
    أين سيتم ؟
    كم من الوقت سوف يستغرق؟
    كم ستكون التكلفة؟

  3. أهمية المشروع

    هنا عليك شرح الاحتياجات والمشكلات التي تحاول حلها، ولماذا تستحق هذه الاحتياجات حلها، يجب ألا يزيد هذا القسم عن صفحة، قم بتضمين مراجع للوثائق الداعمة، مثل الأوراق البحثية، والمقالات، يمكن وضع هذه المعلومات في الفهرس.

  4. أهداف المشروع

    عند كتابة فكرة مشروع اذكر ما هي الأهداف التي يهدف المشروع إلى تحقيقها.
    الهدف 1
    الهدف 2
    الهدف 3

  5. منهجية المشروع

    يُفصل هذا القسم تفاصيل خطة كيفية تحقيق أهداف المشروع، وعادةً ما يبدأ مع وصف النهج الشامل،  والأفراد الذين سيتم التعامل معهم، وكيف ستتم إدارة المشاكل المتوقعة، ثم يقدم تفاصيل عن المنهجية:
    أولًا: ملخص نهج المشروع، اكتب بضع فقرات قصيرة عن النهج العام للمشروع، قم بتضمين كيفية تنظيم فريق المشروع، ما هي أدوات التطوير والتعاون التي سيتم استخدامها؟ وكيف سيتم تطبيق الخطة  طول فترة التنفيذ؟
    ثانيًا: توزيع العمل وتقديرات وقت المهمة، في هذا القسم عليك إنشاء جدول زمني مفصل للمشروع، ومن ثم قم بوضع قائمة بالمهام التي سيتم تنفيذها، وتأكد من أن القائمة مفصلة من حيث توزيع المهام والتمكن من إجراء تقديرات لساعات العمل المطلوبة.
    ثالثًا: تسليمات المشروع، عليك تقديم قائمة “بالتسليمات” اللازمة للمشروع وهي (المنتجات، والمعلومات، والتقارير، وغيرها، والتي سيتم تسليمها للعميل في نهاية وطوال مدة المشروع). تأكد من تضمين وصف للتسليم وتاريخ التسليم المقرر.

  6. إدارة مخاطر المشروع

    يشرح هذا القسم من كتابة فكرة مشروع مخاطر المشروع الرئيسية ويحدد خطط للتخفيف منها أو السيطرة عليها، تأكد من إمكانية معالجة احتمال حدوث كل خطر، وكذلك تأثيره على المشروع والمنظمة.
    خطة إدارة المخاطر: وهي خطة العمل التفصيلية لتقليل واحتواء أي عوامل خطر قد تطرأ مع تقدم المشروع.
    سجل المخاطر: تأكد من تضمين قائمة البنود هذه للمخاطر والجهود المضادة.

  7. تكاليف المشروع

    ستحتاج في هذا القسم، إلى تقدير التكلفة الإجمالية للمشروع من حيث:
    ميزانية المشروع: يجب تقسيم الميزانية المخصصة إلى فئات مثل الرواتب، والفوائد الإضافية، والسفر، والإمدادات، والمعدات، تأكد من تضمين أي تكاليف عامة تسمى “التكاليف غير المباشرة” التي سيتم ربطها بالمشروع.
    سرد الميزانية: سرد الميزانية: هو في الأساس قائمة من التعليقات والمبررات اللازمة لتوضيح وتبرير الأرقام في ميزانيتك.
    البيانات المالية الإضافية: قد تتطلب بعض مقترحات المشاريع بيانات مالية إضافية، مثل بيان الأرباح والخسائر أو الإقرار الضريبي الأخير أو التقرير السنوي أو قائمة بمصادر التمويل.

  8. الاستناجات

    في هذا القسم، يجب أن تحاول ربط جميع المعلومات المذكورة أعلاه في ملخص قصير يوضح القيمة المحتملة للمشروع ويؤكد جدواه.

  9. الملحق

    في هذا القسم يجب أن تضع فيه المخططات، والرسوم البيانية، والتقارير، وغيرها التي تم ذكرها في الخطة، والتي لم تكن مناسبة لوضعها في النص الرئيسي للوثيقة.

المراجع