يركز إدخال البيانات على إدخال المعلومات في ملفات وسجلات وبرامج مختلفة.  عندما تقوم بإدخال البيانات ، فإنك تجمع المعلومات من السجلات وتدخلها في قاعدة بيانات أو تطبيق مستند. تتضمن وظائف إدخال البيانات الكثير من أعمال الكمبيوتر ،  لذا فإن اتقان برامج التطوير الذاتي توفر الكثير من الجهد على مدخل البيانات، فبينما يدخل البعض كميات هائلة من البيانات الروتينية في البرامج الأساسية ، يقوم البعض الآخر بفرز المعلومات ويقرر ما يجب فعله باستخدام أجزاء مختلفة من البيانات.

ما هي مهنة مدخل البيانات؟

مدخال البيانات هو محترف مسؤول عن إدخال جميع البيانات في قواعد بيانات الكمبيوتر المختلفة. كما يديرون ويحافظون على حفظ السجلات بشكل فعال ، وتنظيم الملفات لجمع المعلومات للاستخدام المستقبلي.

اقرأ أيضًا: اهمية قاعدة البيانات.

مهام مدخل البيانات

يقوم مدخال البيانات بتجميع البيانات والتحقق منها لضمان الدقة أثناء تنسيقها بشكل مناسب.  ويشمل ذلك تحويل المستندات  والنسخ من التنسيقات الورقية إلى ملفات الكمبيوتر باستخدام الإدخال اليدوي أو الماسحات الضوئية.

 موظف إدخال البيانات يحتفظ بقاعدة بيانات العملاء عن طريق إدخال معلومات جديدة ومحدثة وإعداد الملفات التي سيستخدمونها في التنسيقات المحوسبة.  تتضمن العملية تجميع كافة السجلات في ملف أو جدول واحد وفرزها بناءً على المعايير.  1   

اقرأ أيضًا: ما هو تحليل البيانات الضخمة؟

طرق التطوير الذاتي لمدخل البيانات

  • تعزيز مهارات الكتابة 
  • لاستفادة من أدوات الكتابة على الانترنت
  •  إتقان برامج إدخال البيانات 
  • منع الإلهاءات
  • امنح وقتًا للمراجعة اللغوية
  • تقليل تكرار البيانات
  • منع عيوب البيانات
  • تمكين الأتمتة
  • مراقبة العملية واستخدام التعليقات
  •  قم بإجراء التحليل السببي: هناك منهجيتان أساسيتان يتم اتباعهما لتحليل الأخطاء هما:

 تحليل كتلة الخطأ: النهج الذي يحاول تضييق مصادر الأخطاء.  هنا ، يتم تحليل مجموعة البيانات غير الدقيقة للوصول إلى الخطأ المصدر.

 تحليل حدث البيانات: النهج ، حيث تتم دراسة الأحداث التي يتم فيها إنشاء البيانات وتغييرها بالتفصيل لتحديد الأسباب الجذرية للمشكلات.  2   

برامج التطوير الذاتي لمدخل البيانات

برنامج إنفينيتي: وهو من برامج التطوير الوظيفي التي يجب ان يتمتع بها مدخل البيانات ، الأكثر بساطة للاحتفاظ بكل البيانات في مكان مركزي موحد، الشيء الاساسي الذي يمتاز به Infinity عن كل برامج إدخال البيانات داخل السوق هي مرونته المدهشة، لأنه يمنح المستخدم الحرية في تكييف النظام بالكامل مع احتياجات العمل وتحقيق أقصى استفادة منه. كما يوفر لك Infinity تكوين عمليات وأطر عمل متاحة للاستخدام.

Zoho Forms :من أهم التطبيقات لإدخال البيانات في الأجهزة المحمولة ، هو برنامج لإدخال البيانات يساهم في إدارة البيانات بدون مجهود، إنه يجعل كل العمليات أكثر سهولة عن طريق تمكين المستخدم من تعيين إشعارات البريد الإلكتروني أو عمل نماذج على التصفح أو استعمال التطبيقات المدمجة لإدارة البيانات، يشتمل على عدد من المميزات المذهلة مثل القدرة على تكوين نماذج قابلة للتخصيص باستعمال الألوان والسمات والشعارات

Foxtrot RPA: برنامج مميز لإدخال البيانات ، يتميز بمرونته وإمكانية منح المؤسسات أتمتة المهام المملة بسرعة أكثر كفاءة ، يقدم حل أتمتة مثالي ينقل العمليات التي تغذيها مصادر البيانات غير المهيكلة والمنظمة إلى مستوى جديد تمامًا.

Entrypoint i4: هو لإدخال البيانات آليا ، وقد تم تصميمه من خلال شركة برمجيات متواجدة في أمريكا تعرف بـPhoenix Software، كما يعطي عددًا ضخماً من المميزات المهمة بما في ذلك التحقق من البيانات، واكتشاف الاختصارات ، ونقل البيانات ،  وإدخال الصور.

ProntoForms: هو حل قائم على سحابة الكترونية ، أفضل مميزات هذا البرنامج هي مقدرته على تجميع وإدارة النماذج والمستندات من أي مكان ، متاح للمستخدمين اختيار أحد القوالب المعدة من قبل من مكتبة النماذج ، يمكنهم حتى تكوين قوالب خاصة بهم

البرامج التي يستخدمها مدخل البيانات

المعروف أن هناك برامج شائعة هى التي يستخدمها مدخل البيانات، وهى : برنامج الوورد – الباور بوينت – الإكسل – الأكسس – البروجيكت – الأوبن أوفيس، وكلها برامج بسيطة تستطيع أن تتعامل معها وتتقنها بشكل سريع.

مزايا نظام برمجيات إدخال البيانات

 جودة ودقة متسقة: إذا تم ضبط البرنامج بشكل صحيح في المرة الأولى ، فلن يرتكب النظام أخطاء ، وبالتالي ستكون البيانات المدخلة دقيقة ومتسقة ، ويقل احتمال تعرضه للخطأ ، ويحافظ على هذه الجودة طوال الوقت.

 نتائج إخراج سريعة: كما هو الحال مع أي برنامج كمبيوتر ، ستعتمد نتائج المخرجات على المدخلات التي تقوم بمعالجتها.  سيكون سريعًا وسيعمل كما تم تصميمه ، باستخراج البيانات وذلك عن طريق اخذ البيانات الغير مهيكلة والتحقق من صحة هذه البيانات ، وذلك للتأكد من عدم وجود أخطاء لإستخدامها بعد ذلك.

توفير الوقت: تعمل هذه البرامج على توفير الوقت،حيث يمكن للمؤسسة او الشركة ان تدير البيانات بكفاءة اعلى وذلك باستخدام هذه البرامج، حيث يمكن للأدوات الموجودة داخل هذه البرامج أن تجمع المعلومات بسهولة من أي مستند موجود.

توفير المال: تعمل هذه البرامج على تقليل الأعمال الورقية المستخدمة، حيث تحتاج المنظمات إلى الكثير من الأموال وذلك للحفاظ على الأعمال الورقية التي تتم يومياً، لذلك سوف يتعين علي المؤسسات أن تدفع المال وذلك مقابل الحفاظ علي هذه الاوراق وتخزينها وطباعتها،فيمكن التخلص من كل هذه الأمور عن طريق استخدام نظم إدخال البيانات.  3   

 تعتبر عملية إدخال البيانات، على الرغم من كونها نشاطًا غير أساسي، جزءًا لا غنى عنه في أي نشاط تجاري.ومع ذلك، فإنه يستخدم وقتًا وموارد كبيرة للمنظمة، وبالتالي، يجب اتخاذ كل خطوة لتحسينها.  إن استخدام مدخل البيانات لبرامج التطوير الذاتي عالية الجودة والفعالية من شأنه أن يساعد على تعزيز إنتاجية مؤسستك ، مما يساعد على النمو.