أصبحت الحاجة ملحة الى تشفير وحماية المعلومات في وقتنا الحاضر، لما تمثله البيانات والمعلومات حاليا من اهمية كبرى وكنز كبير في عصر صناعة المعلومات وتبادلها، ومن البرامج الهامة في كتابة البيانات هي مجموعة برامج الاوفيس ،فلتقوم بحماية أو الغاء حماية ملف بوربوينت أو إكسيل يمكنك متابعة الأسطر التالية.

كلمات المرور على الملفات

لا توجد قيود على كلمات المرور التي تستخدمها فيما يتعلق بالطول أو الأحرف أو الأرقام، لكن كلمات المرور حساسة لحالة الأحرف، يمكنك اختيار أي شئ تريده، لكن من المهم جدًا تذكر كلمة المرور لأن Microsoft
لا يستطيع استرداد كلمات المرور المنسية، لذا تأكد من أن كلمة المرور الخاصة بك لا تنسى .

اقرأ أيضًا: عمل باسوورد لملف أياً كان نوعه بالخطوات.

إضافة أو إزالة كلمة مرور للتحكم في الوصول

لحماية ملف بكلمة مرور نقوم بالتالي:
1- حدد ملف - معلومات ، حدد حماية العرض التقديمي (المستند) - التشفير بكلمة مرور.
2- في مربع كلمة المرور ، أدخل كلمة المرور التي ترغب في استخدامها--->حدد موافق.
3- يطالبك PowerPoint (Excel) بتأكيد كلمة المرور عن طريق إدخالها مرة أخرى.
4- احفظ الملف للتأكد من تفعيل كلمة المرور.

لإزالة كلمة المرور لملف بوربوينت:

 انقر فوق زر Office ، ثم أشر إلى حفظ باسم ، وانقر فوق PowerPoint Presentation ، ثم انقر فوق Tools في الجزء السفلي الأيسر من مربع الحوار Save As الناتج في القائمة المنبثقة التي تظهر ، انقر فوق خيارات عامة ،  في مربع الحوار "الخيارات العامة" الذي يظهر ، حدد كلمة المرور أو كلمات المرور التي تريد إزالتها واحذفها (فتح أو تعديل أو كليهما) ، انقر فوق "موافق" ثم استمر في حفظ العرض التقديمي باسم الملف الأصلي أو باسم ملف جديد.
باستخدام طريقة إزالة كلمة المرور باستخدام خيار "حفظ باسم" ، يمكنك أيضًا إزالة كلمات المرور من ملفات Excel.

طبعا إذا حاولت فتح ملف محمي بكلمة مرور يعمل عليه شخص آخر حاليًا ، فستتمكن من فتحه ، لكن لن تتمكن من تحريره سترى الملف في وضع القراءة فقط.  1   

طريقة إلغاء كلمة المرور من الملفات

إن إزالة كلمة مرور من مستند عملية بسيطة، ولكن يجب أن تعرف كلمة المرور الأصلية.

  1. افتح المستند وأدخل كلمة المرور الخاصة به.
  2. انتقل إلى ملف - معلومات - حماية المستند -التشفير باستخدام كلمة المرور.
  3. قم بمسح كلمة المرور في المربع كلمة المرور، ثم موافق.

مميزات وضع كلمة مرور على ملفات بوربوينت

تساعد كلمة المرور في منع الأشخاص الآخرين من فتح عرض تقديمي أو تعديله.

يضيف التشفير مستوى من الأمان إلى المستند الخاص بك بحيث لا يمكن فتحه إلا من قبل المستلمين المقصودين ، يوفر PowerPoint التشفير من خلال منحك القدرة على إضافة كلمة مرور إلى العرض التقديمي الخاص بك ، يمكن فقط لمن لديهم كلمة المرور فتح المستند. وبهذا تكون قد قمت بحماية البيانات ، وحافظت على سرية المعلومات  وحققت مزيد من الامان كما منعت عبث الاطفال بالبيانات اذا استخدموا الكمبيوتر مثلًا للألعاب
تحذير: إذا فقدت كلمة المرور ، فلا يمكن استردادها ولن تتمكن من فتح العرض التقديمي أو الوصول إليه.

الغاء حماية ملف بوربوينت

افتح الملف و سترى رسالة صفراء تحمل علامة MARKED AS Final في الجزء العلوي من الملف ، و إذا قمت بالنقر فوق "تحرير على أي حال" ، فسوف يتم فتحه و لكن قد يتلف.
في الملف انقر فوق ملف - معلومات - حماية المستند - تقييد التحرير وانقر فوق إيقاف الحماية بأسفل جزء تقييد التحرير.  لإزالة أو تغيير الوصول المقيد ، افتح الملف ، ثم انقر فوق " تغيير الإذن" في الشريط الأصفر أعلى المستند.  2   

حماية ملفات Excel

يحتوي Microsoft Excel على اثنين من العناصر الإضافية التي يمكنك تأمينها ، سترى أيضًا هذه الإعدادات في ملف - معلومات - حماية المصنف .
لحماية الورقة الحالية للتحكم في التغييرات التي يمكن إجراؤها على ورقة العمل المحددة حاليًا ، اختر حماية الورقة الحالية ، سيُطلب منك إدخال كلمة مرور للوثيقة ثم تأكيدها. سيكون لديك أيضًا خيار تحديد الأشياء التي يجب على مستخدمي الورقة القيام بها ، مثل تحديد أو تنسيق أو إدراج أو حذف أو إجراء تغييرات أخرى على الورقة ، و تأكد من حفظ الملف بعد تعيين كلمة المرور للتأكد من أن كلمة المرور الجديدة في مكانها.

اقرأ أيضًا: كيفية حماية ملف وورد بكلمة سر.

إزالة الحماية من ملف اكسيل

لإزالة هذه الحماية ، ما عليك سوى اتباع نفس الخطوات المذكورة أعلاه وإدخال كلمة المرور الحالية في حقل كلمة المرور لإلغاء حماية الورقة ، و تأكد من حفظ الملف بعد إزالة الحماية للتأكد من أن الورقة مفتوحة الآن لجميع المستخدمين.  3   

وضع علامة نهائي لملف

استخدم الخيار وضع علامة كنهائي لوضع ملف Excel أو PowerPoint في صيغة القراءة فقط. عندما تضع علامة على أحد المستندات على أنه نهائي، سيتم تعطيل أوامر الكتابة والتحرير وعلامات التدقيق أو إيقاف تشغيلها ، ويصبح الملف للقراءة فقط ، ويتم تعيين خاصية "حالة" المستند إلى "نهائي".

في النهاية ، ليس من الآمن دائمًا توزيع الملفات المحمية بكلمة مرور والتي تحتوي على معلومات حساسة مثل أرقام بطاقات الائتمان.
لذا كن حذرًا عند مشاركة الملفات أو كلمات المرور مع مستخدمين آخرين ، ما زلت تواجه خطر وقوع كلمات المرور في أيدي مستخدمين غير مقصودين. تذكر أن تأمين ملف بكلمة مرور لا يحمي بالضرورة ملفك من النوايا الخبيثة.