يُعد شير بوينت SharePoint نظامًا أساسيًا للتعاون في Microsoft، شبيهًا بـ Google Drive ولكن أكثر من ذلك بكثير، فهو مكان حيث يمكن لأعضاء الفريق التواصل وتبادل البيانات والعمل معًا؛ أي مستودع ملفات مشترك، ومدونات، ونظام إدارة محتوى الويب.

لماذا أنشأت شركة مايكروسوفت شير بوينت SharePoint

منذ بضع سنوات كانت محركات الأقراص التي تتذكرها “S” أو “X”، تحتوي على ملفات يمكن لفريقك الوصول إليها بالكامل، ولكن يمكن لشخص واحد فقط تعديلها في وقتٍ واحد، كحل بديل  يمكنك نسخها إلى جهازك المحلي وتعديلها هناك، ولكن قد يؤدي ذلك أحيانًا إلى حدوث خلل وفوضى والكثير من الكتابة والأسماء للملفات المشفرة، لذلك  قامت Microsoft بإنشاء شير بوينت SharePoint .

مزايا شير بوينت SharePoint

  • إصدار الملف: يعني أنه يمكن أن يكون لديك ملف “تقرير مهم”. ستقوم SharePoint بإدارة “المراجعة 1” ، “المراجعة 2” ،….. حتى أنها توفر وظيفة للتعليق بحيث يمكنك وصف التغييرات التي أدخلتها المراجعة الخاصة على سبيل المثال، “هذا يحتوي على تعليقات هارون”.
  • تسجيل الدخول / المغادرة: قدرة المستخدم على تأمين ملف من التغييرات بواسطة مستخدم آخر، وإذا حاول شخص ما الوصول إلى ملف قام مستخدم آخر بسحبه  فسوف يطالبه شير بوينت SharePoint بتنزيله محليًا، ولكنه يحذر أيضًا من أن أية تغييرات يتم إجراؤها قد تكون غير متزامنة مع ما يقوم به المستخدم الحالي، وهذا يوفر سير عمل بسيط، فشخص ما على الأقل ينبغي أن ينتظر حتى ينتهي الشخص الآخر، حتى أن الإصدارات الأحدث توفر عرضًا لإخطار الشخص عند تحرير الملف.
  • فهرسة قوية وبحث: لقد ولّت الأيام التي كنت بحاجة فيها إلى البحث من خلال عشرات المستويات من المجلدات.
  • التكامل مع تطبيقات Windows: إمكانية الحصول على ملف من شير بوينت SharePoint باستخدام ملف> فتح مربعات الحوار التي تظهر في برامج Windows مثل Microsoft Office.

وفي خطوة ذكية، احتفظت Microsoft أيضًا بمفهوم محرك الأقراص القديم، مما يعني أنه يمكنك فتح ملف Excel من محرك الأقراص “X”، وتعديله  ثم حفظه، تمامًا كما كان من قبل. ومع ذلك في الخلفية يقوم شير بوينت SharePoint بفحص الملف ثم إعادة التحقق منه وتصديره لك. كل هذه الميزات لا تزال موجودة وتعمل بشكل جيد، ولكن SharePoint أكثر من مجرد محرك أقراص فاخر اليوم.

Office 365 و شير بوينت SharePoint ومنصة العمل بينهما

بينما عملت Google و Apple و DropBox وغيرها على تحسين إمكانيات خدماتها السحابية، كانت Microsoft تعمل بمفردها، وبهذا أصبح شير بوينت SharePoint مكونًا مهمًا في منتج Microsoft Office 365، ويحدث الاقتران بالاستناد إلى السحابة مع الاشتراك في Office.

شير بوينت SharePoint هو منصة محتوى على شبكة الإنترنت، ويمكنك استخدام SharePoint لإنشاء الصفحات ونشرها كموقع ويب، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء موقع لفريق الإدارة  ثم وضع أجزاء من الويب فيه؛ والتي قد تتضمن مدونة مع إعلانات وقائمة بأعضاء الفريق من Exchange ومكتبة من المستندات وشبكة بيانات مدفوعة بواسطة مصنف Excel.

ما هو شير بوينت SharePoint اليوم

يعتمد SharePoint اليوم على نقاط قوته وتوافقه مع أنظمة Windows و MacOS و Android و iOS ومتصفحات الويب، كما أنه يحتفظ بنفس مفهوم “الموقع”، ولكن الإصدارات الحديثة أضافت القدرة على إضافة التطبيقات إلى هذا الموقع، حتى أن مطوري الطرف الثالث يمتلكون سوقًا يمكنهم تقديم خدماتهم الخاصة به.

يشبه شير بوينت SharePoint قاعدة أساسية لفريقك، حيث يمكنك جمع الملفات والمناقشات والإعلانات وأي شكل آخر من أشكال التعاون الذي يمكنك تخيله.

نصائح حول كيفية استخدام شير بوينت SharePoint

  • يتوفر SharePoint كجزء من Office 365، ولكن فقط لحسابات الأعمال. ومع ذلك يمكن الحصول على هذه الحسابات مقابل 5 دولارات شهريًا.
  • المفهوم المركزي في SharePoint هو الموقع، وتحتاج إلى إعداد موقع أولاً ثم يمكنك إضافة محتوى أو أدوات إليه.
  • على الرغم من أن SharePoint كان يشبه نظام إدارة المحتوى تمامًا مثل WordPress، من حيث القيام بإدخال محتوى ونشره إلى موقع ويب عام؛ لكن إصدار Office 365 يستخدم بشكل أكبر في ذلك.1

المراجع