المكتب و الأدوات المكتبية هي تلك المساحة الفيزيائية الصغيرة التي تساعدنا على تنفيذ أعمالنا اليومية وخلق إبداعاتنا الشخصية، فكثيرًا ما نقضي ساعاتنا الطوال بالجلوس خلف مكتبنا الخشبي لمتابعة أعمالنا ومهامنا التي نكلف بها. يؤكد العديد من خبراء الموارد البشرية ومدراء الإنتاج أمثال هيرمان ميلر على أن “تصميم مكان العمل له تأثيرٌ واضحٌ على إنتاجية الفرد ربما يكون هذا التأثير صغيرٌ ولكنه ثابتٌ وموجودٌ”.

ففي إحدى الدراسات التي أجرها ميلر بين أن مكان العمل المرتب بشكلٍ جيدٍ يمكن أن يزيد الإنتاجية بنسبة 16% ويعطي شعورًا بالرضا الوظيفي أكبر بـ 9 % عن حالة بيئة العمل غير المرتبة والمنظمة.1

في الحقيقة لا يوجد أسوأ من مكتبٍ تعمه الفوضى لذلك ننصحك بتخصيص بعض الوقت يوميًّا لترتيب مكتبك باستخدام بعض الأدوات البسيطة والأساسية التي نذكرها لك في هذه المقالة.

الأدوات المكتبية الأساسية

  • منظم المكتب Desktop Organizer

تفيد أداة منظم المكتب (الموضحة في الشكل أدناه) كثيرًا في تنظيم الأوراق والملاحظات وكذلك وضع الأقلام والقرطاسية بالشكل المناسب وبالتالي تجنب تناثر الأوراق والقرطاسية هنا وهناك وهو من أهم الأدوات المكتبية التي تساعدك على ترتيب خاصياتك.2

الأدوات المكتبية
منظم سطح المكتب
  • حامل سماعة الرأس

يفضل الكثير منا الاستماع للموسيقى أثناء العمل (بغض النظر إن كان ذلك صحيًّا أم لا) ولكن وجود سماعة الرأس على طاولة المكتب من الأشياء التي تسبب نوعًا من الفوضى الغير مرغوب فيها، لذلك من الجيد أن نستخدم حاملًا لسماعة الرأس.

الأدوات المكتبية
حامل سماعات الرأس

يتميز حامل السماعة برخص السعر نوعًا ما كما يكون مجهزًا بمنفذ USB لشحن الهاتف الذكي أيضًا.

  • محطة شحن USB

مع كثرة الأجهزة التي نستخدمها أثناء العمل وحاجة كل جهازٍ للشحن عبر وصلة USB الخاصة به فإننا في الغالب سنحصل على شبكةٍ من الأسلاك المزعجة، للتقليل من تشابك أسلاك الشحن والحفاظ على الأجهزة مشحونة وجاهزة للاستخدام لا بد من وجود محطة شحن USB بين الأدوات المكتبية على الطاولة.

الأدوات المكتبية
محطة شحن usb
  • حامل أقلام الرصاص

يفضل الكثيريون استعمال أقلام الرصاص على الرغم من أن معظم أعمالنا أصبحت حاسوبيةً إلا أن لقلم الرصاص ميزةً لا يمكن الاستغناء عنها لذلك من الضروري وجود تلك العبوة التي تشبه الكوب أو مايسميه البعض بحامل أقلام الرصاص  لوضع أقلام الرصاص فيها لتجنب الفوضى ولتكون الأقلام في متناول اليد عند الحاجة.

الأدوات المكتبية
حامل أقلام الرصاص
  • ذاكرة فلاش USB للنسخ الإحتياطي

إذا كنت تعمل مع فريق عملٍ على إنجاز مهمة ما فمن المهم جدًا أن تتضمن الأدوات المكتبية خاصتك ذاكرة فلاش USB وذلك لنقل ملفاتك وبياناتك إلى زملائك أو رئيسك دون الحاجة إلى الإنترنت، فهناك بعض اللحظات أو الحالات التي قد تخذلنا الإنترنت وتتركنا بدون اتصالٍ.

  • كرة تخفيف الإجهاد

لاشك أن الإجهاد والتوتر أحيانًا سيحل ضيفًا ثقيلًا علينا في بعض مراحل العمل، ينصح البعض باقتناء كرةٍ مطاطيةٍ للضغط عليها بين الفينة والأخرى لتفريغ شيءٍ من الإجهاد أو العصبية الزائدة.3

الأدوات المكتبية
كرة مطاطية لتخفيف التوتر والإجهاد
  • لوحة المفاتيح

في حال كنت تستخدم جهازك اللوحي لكتابة تقارير العمل أو إعداد مقالات طويلة نسبيًّا فمن المناسب أن تمتلك لوحة مفاتيح يمكن وصلها مع جهازك اللوحي فذلك سيسهل من العمل بشكلٍ واضحٍ كما أنها ستساعدك على الجلوس بشكلٍ صحيٍّ.

  • مكبرات الصوت

تُجهز كل الأجهزة التي نتعامل معها بمكبرات صوتٍ داخليةٍ ولكن وفي حال كان عملنا يتطلب الاستماع إلى الكثير من الملفات الصوتية أو حضور التدريبات عبر الإنترنت فمن الجيد وجود مكبرات صوتٍ خارجيةٍ بين الأدوات المكتبية خاصتك نصلها مع جهاز الحاسوب.

  • المصباح المكتبي Desk Lamp

بدايةً من الشروط الأساسية لغرفة المكتب أن تتمتع بإضاءةٍ جيدةٍ لا بل ممتازة وذلك لتجنب أي مشاكلَ صحيةٍ في الرؤية ولكن ومع ذلك يفضل أن تمتلك على طاولة المكتب لمصباح مكتبي نستخدمه عند الحاجة للتدقيق في بعض المخططات أو الرسوم البيانية المطبوعة.

الأدوات المكتبية
  • فنجان القهوة Mug

فنجان القهوة أو الشاي المميز من الأمور التي لا تقل أهميةً عن باقي التجهيزات التي ذكرناها فمع ساعات العمل الطويلة والمجهدة فإن لفنجان القهوة أثرًا مميزًا وفعالًا في إعادة النشاط.4

النباتات الخضراء والزهور

قد يبدو الأمر غريبًا، ولكنه حقيقيٌّ فوجود بعض النباتات الخضراء ضمن بيئة العمل من الأمور التي تساعد في زيادة الإنتاجية وتخفيف التوتر.5

المراجع