مخطط غانت
تتطلب المشاريع المؤقتة وجود خطة واضحة المعالم تكشف الستار عن موعد بداية ونهاية المشروع ورصد النطاق والموارد المستخدمة في ذلك، وانطلاقًا من اعتبار المشروع ليس مجرد عمليةٍ روتينيةٍ؛ فقد أصبحت الحاجة ملحةً لوجود حزمةٍ من أدوات إدارة المشاريع (سواء المشاريع الصغيرة أو الرائدة) لتحقيق الأهداف المختلفة، ومن الأدوات المستخدمة في ذلك أداة أو وسيلة مخطط غانت (Gantt Chart).
تعريف مخطط غانت
عبارةٌ عن أداةٍ هامةٍ جدًا وشائعةِ الاستخدام في إدارة المشاريع واستعراض الأنشطة مقرونة مع الزمن، يستكشف الجزء الأيسر من المخطط عادةً الأنشطة الواجب تنفيذها، أما الجزء العلوي فيوضح مقياسًا زمنيًّا ملائمًا، ويأتي كل شريطٍ مقترنًا بنشاطٍ معينٍ ليوضح تاريخ البدء والنهاية وتحديد المدة الزمنية لذلك، وبناء عليه فإن مخطط غانت هو بمثابةِ وسيلة فعالة في فرض الرقابة على المشاريع وإدارتها، والمساعدة في التخطيط والجدولة لكافة المشاريع بغض النظر عن حجمها، ويؤدي المخطط دورًا مميزًا في تبسيط المشاريع المعقدة والتعامل معها بكل بساطةٍ.
مخطط غانت من الأدوات الضرورية في تقديم تفصيلٍ دقيقٍ حول تقسيم المهام والأنشطة وفقًا لأشرطةٍ أفقيةٍ تتماشى مع تواريخ البدء والانتهاء، كما يوضح أيضًا المهمة المكتملة من عدمها في كل مرحلةٍ من المراحل، ويفيد استخدامه عادةً في حال وجود فريقٍ كبيرٍ يتطلب التنظيم.
أهمية مخطط غانت
- تقديم استعراضٍ متكامل للمشروع.
- ترتيب وتنظيم الجداول الزمنية مع تحديد تاريخ البداية والنهاية لكل مهمةٍ من المهام.
- توضيح طبيعة العلاقة بين مختلف الأنشطة والمهام.
- توفير الدقة والكفاءة في جدولة المشروع، وبالتالي التخفيف من صعوبة الأداء.
- رسم أبعاد الخطة الأولية للمشروع، ويتضمن بذلك الإجابة على أسئلةٍ من شاكلة متى، ومن، وكيف، وماذا.
- توزيع الموارد وتخصيصها، بحيث يعرف كل شخصٍ المسؤوليات الموكولة إليه.
- السماح بإجراء تعديلاتٍ ملموسةٍ على المشروع عند ظهور الحاجة لذلك.
- استعراض الأحداث الرئيسية ومراقبتها عن كثبٍ.
- استكشاف المشكلات وإدخال التعديلات عليها عند الحاجة لذلك.
- الاطلاع فيما إذا كانت هناك إمكانية لإنهاء الأنشطة والمهام في الموعد المحدد من عدمه.
تاريخ مخطط غانت
يرجع تاريخ ابتكار مخطط غانت إلى سنة 1910 على يد هنري غانت (Henry Gantt)، وقد جاء به لينظم المشاريع تبعًا لجداول في غضون القرن العشرين، وقد أشار له بأنه مخططٌ أفقيٌّ يوضح الوقت المناسب لإنهاء المشروع والبداية به، وقد قدمه هنري غانت على هيئة شريطٍ أفقيٍّ مؤلف من جزءٍ أيسر يتضمن المهام الواجب تنفيذها، وفي الجزء الآخر الوقت المحدد لذلك، وباختصار فإنه مخططٌ ينظم سير العمل بدءًا من المهام وتواريخ البدء والانتهاء والتعليمات والمسافات بين المهام وغيرها، ويستخدم غالبًا من قِبل مديري المشاريع ومديري الإنتاج.
بالرغم مما تقدم؛ تشير الدلائل إلى أن فكرة مخطط غانت قد نشأت في القرن التاسع عشر، وتحديدًا في أواسط التسعينيات منه على يد المهندس البولندي كارول أداميكي (Karol Adamiecki)، فقد كان مهتمًّا جدًا في إدارة المشاريع وتنظيم المهام، أما دور غانت في ابتكار هذا المخطط فقد جاء بعد مضي 15 عامًا من الأول، وقد حظيت الفكرة بالاهتمام الكبير في الدول الغربية نظرًا لصعوبة إعادة بناء جدول المهام مرةً تلو الأخرى في حال ظهور صعوباتٍ أو أخطاء في منتصف الطريق.
كيفية اسخدام المخطط
لإدارةِ مشروعٍ ما تبعًا لأساسيات مخطط غانت وتعليماته؛ لا بدّ من اتباع الخطوات أدناه:
- البدء بتحديد جدول المهام والأنشطة الخاصة بالمشروع
تُقسّم المهام في المشاريع عادةً إلى عدةِ أجزاء لتسهل إدارتها والتحكم بها، حيث تتفرع العديد من المهام الفرعية عن أخرى رئيسية، كما يتم في هذه الخطوة تحديد تاريخ البداية والنهاية. - توزيع الأدوار والمهام والمسؤوليات على الأفراد
في هذه الخطوة يأتي دور منح المهام والأدوار للأفراد القائمين على المشروع، بالإضافة إلى توزيع الموارد المتوفرة والملائمة للعمل. - فرض الرقابة على المشروع
تكمن الأهمية في هذه الخطوة بالتعرفِ على مدى التزام الأفراد بإتمام المهام الموكولة إليهم في الوقت المناسب من عدمه، ومعرفة فيما إذا كان هناك تأخير عن الوقت المحدد أو السير تبعًا للمخطط. - تحديد وإبراز الأحداث الهامة
تعد الأحداث الهامة في المشروع بمثابة لحظاتٍ حاسمة في تحديد سير المشروع، وتكون غالبًا إنجازات لا بدّ من تحقيقها في الوقت المحدد لها دون تأجيلٍ. - استكشاف المشكلات والإبلاغ عنها
يتطلب الأمر بالضرورة استكشاف الأخطاء والمشكلات وإعلام الجهات المسؤولة عن ذلك لغاياتِ إيجادِ حلولٍ جذرية لها للحيلولةِ دون تأخير إتمام المشروع في الوقت المحدد له، ويتيح مخطط غانت في هذه الحالة فرصة استخدام المسار الحرج للكشف عن المهام التي يمكن أن تؤخر عمل المشروع.