أصدرت شركة مايكروسوفت مجموعةَ برامجٍ خاصة بها أطلقت عليها اسم مايكروسوفت أوفيس والتي تضمّ إلى جانب برامج الوورد والبوربوينت والإكسل برنامج الاكسس المعروف بين الاختصاصيين أنه من أفضل برامج إدارة قواعد البيانات التي يُعتمد عليها على مستوى العالم، حيث نال شهرةً واسعةً في هذا المجال لدرجة ظهور كثيرٍ من الدروس والدورات التي تُقدم شرحًا للأكسس وتُساعد على تعليم طريقة استخدامه.

ما هو برنامج الاكسس

هو محرك قاعدة بيانات أصدرته شركة مايكروسوفت وأحد تطبيقات مجموعة مايكروسوفت أوفيس التي تتضمن برنامج الوورد والأوتلوك والإكسل حيث يمكن الحصول على برنامج الأكسس بمفرده دون بقية تطبيقات المجموعة. يعتمد الاكسس في تخزين البيانات على محرك قاعدة البيانات جيت، ويُستخدم للتعامل مع قواعد البيانات الصغيرة والكبيرة كونه يتميز بواجهة مستخدم رسومية سهلة الاستخدام إضافة لإمكانية تشغيله مع بقية التطبيقات والمنصات كمحرك قاعدة البيانات خادم SQL الخاص بشركة مايكروسوفت ولغة الفجوال بيسك للتطبيقات.1

مكونات برنامج الاكسس

يتضمن برنامج الأكسس ستة مكونات أساسية وهي:

  1. الجداول: وتستخدم لتخزين وحفظ البيانات وهيكلة قواعد البيانات لبرنامج أكسس وهو أحد المكونات الأساسية للنظام حيث تحفظ البيانات فيه ضمن جداول ثنائية الأبعاد.
  2. الطلبات: يستخدم النموذجين SQL و QBE في قاعدة البيانات للبحث عن المعلومات وإيجادها.
  3. الشكل: لسهولة الدخول والعرض والتمرير.
  4. التقارير: وتتيح تحضير بيانات المستندات وإظهارها بشكلٍ جيدٍ لتصبح جاهزةً للطباعة .
  5. الصفحة: لإتاحة الوصول إلى قاعدة بيانات الأكسس من خلال صفحة الويب، فمن المهم أن يتوفر الاتصال مع الإنترنت لعمل مختلف البرامج ومنها الأكسس.
  6. وحدات الماكرو: تتيح أتمتة المهام المعقدة أو القابلة للتكرار. الوحدات النمطية: تتيح أتمتة العمليات الاعتيادية وإنشاء إجراءاتٍ جديدةٍ.2

قاعدة البيانات

تؤدي قاعدة البيانات وظيفة جمع البيانات والمعلومات وإدارتها وحفظها، فعندما تُستخدم قواعد البيانات في الاكسس للأمور الشخصية أو التجارية غالبًا ما تهدف إلى حفظ بيانات دفاتر العناوين ومعلومات الزبون وقوائم المراسلات، حيث يمكن استعادة البيانات من قاعدة البيانات والبحث عنه وطباعته ونشره على الإنترنت أيضًا.

الجداول

تعتبر الجداول من العناصر الأساسية في ملف الاكسس كونها تضم البيانات والمعلومات المخزنة في قاعدة البيانات، والجداول مكونة من أعمدةٍ وصفوفٍ يمكن إضافة البيانات مباشرةً إلى الشبكة التي تكونها، فالصفوف عبارةٌ عن سجلٍ يتضمن أجزاء البيانات الفردية مكونة سجلًا فرديًا، بينما تتكون الأعمدة من معلوماتٍ مصنفةٍ.

قد يتضمن ملف أكسس واحد أكثر من جدول يمكن ربطها مع بعضها البعض من خلال التقارير والاستعلامات و الأشكال الجاهزة.

وظيفة الأكسس

يمكن للمستخدم من خلال برنامج مايكروسوفت أكسس إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات إما أن تكون بيانات مفردة موجودة ضمن جهاز المستخدم أو بيانات مشتركة موجودة ضمن شبكة.

باستطاعة المستخدم تصدير البيانات إلى قاعدة بيانات أكسس من مصادر متنوعة كأحد عملاء البريد الإلكتروني Out look من مايكروسوفت، كما يمنح الاكسس لمستخدميه طريقةً سهلةً للبحث عن مقدارٍ كبيرٍ من البيانات وإنشاء التقارير عنها دون الحاجة لتعلم كتابة أوامر SQL المعقدة.3

إنشاء قاعدة بيانات في الاكسس

  • انقر على قائمة “ملف file” ثم اختر “جديد new”

لابد من معرفة أن قاعدة البيانات ستتضمن كافة البيانات والمعلومات بمختلف أنواعها حيث يمكن إنشاء قاعدة بياناتٍ فارغة أو قاعدة بياناتٍ فارغة على ويب أو اختيار أحد نماذج القوالب.

قاعدة البيانات الفارغة هي قاعدةٌ نموذجيةٌ تعتبر جيدةً للاستخدام المحلي، فعند إنشائها ستظهر جدول واحد فقط.

قاعدة البيانات الويب مصممةٌ لتتوافق مع أدوات نشر الويب في أكسس، فعند إنشائها سيظهر جدولٌ واحدٌ فقط.

تعتبر القوالب بمثابة قواعد بياناتٍ جاهزة مسبقًا وملائمة للاستخدام بمجالاتٍ واسعةٍ حيث يمكن اختيار أحدها بدلًا من إنشاء قاعدة بيانات جديدة.

  • تسمية قاعدة البيانات

عند اختيار نوع قاعدة البيانات يجب إعطاءها اسمًا يدل على محتواها، وخاصةً إن كان على المستخدم التعامل مع أكثر من قاعدة بياناتٍ مختلفةٍ، ويمكن ذلك من خلال كتابة الاسم ضمن الحقل ” اسم الملف file name” ثم اختيار “إنشاءcreate” لإنشاء ملف قاعدة البيانات الجديدة.4

إيجابيات استخدام الاكسس

راعت شركة مايكروسوفت عدم معرفة الجميع بطرق إنشاء قواعد البيانات، فأوجدت قوالب يمكن للمستخدم تحميلها واستخدامها مباشرةً، كما يمكن إنشاء قاعدة البيانات جديدة أو تعديل أحد تلك القوالب لتتناسب مع مشروع المستخدم.

يحفظ برنامج الأكسس آلاف السجلات فإن أنشأ المستخدم مشروعًا جديدًا للبيانات ذاتها فلن يكون مجبرًا على إدخالها مرةً أخرى، إضافةً لذلك يمكن ربط ملفات الأكسس مع ملفات بقية برامج المايكروسوفت أوفس كالوورد والأكسل.5

المراجع