تعريف التنظيم وأهميته

الموسوعة » مفاهيم أساسية » تعريف التنظيم وأهميته

بعد تطور الأعمال والمتطلبات الحياتية في وقتنا الحالي، وبعد أن ازدادت المهام اليومية الواجبة على كل فرد، أصبح التنظيم حاجة مُلِحّة، فمن خلاله يمكننا توفير الوقت والجهد عند القيام بالمهام والأعمال الروتينية. إنّ تعريف التنظيم في العصر الحديث يجعل منه ضرورة أساسية في إدارة الشركات والمؤسسات العامة والخاصة، لأن سرّ النجاح لأي فريق عمل والمفتاح الأهم لزيادة الإنتاجية هو التخطيط والتنظيم والتنسيق الكامل للفرق والانسجام التام في بيئة العمل.

تعريف التنظيم ومفهومه

إن أبسط أشكال التنظيم هي التنظيم الفردي، حيث يقوم الشخص بتحديد الأعمال الواجب تنفيذها خلال فترة زمنية محددة، ثم يقوم بتنسيقها حتى يسرّع ويسهل تنفيذها خلال المدة المطلوبة. بينما تقوم المنظمات باحتضان مجموعات التنظيم الفردي وتنسيقها وتوجيهها من أجل تحقيق أهداف مشتركة من خلال تنسيق العلاقات بين الأفراد والعمل، وتتكون المنظمات من مجموعة من الأفراد يتعاونون مع بعضهم بشكل متناسق، وبمعنى آخر فإن التنظيم هو عملية تحديد الأنشطة وتجميعها، وإقامة علاقات سلطة فيما بينها لتحقيق الأهداف التنظيمية.

لا يمكننا اختزال تعريف التنظيم بمفهوم واحد، لأنه يمتلك مجموعة متنوعة من المعاني ووجهات النظر، وفي بعض الأحيان ينظر إلى المفهوم القانوني للتنظيم على أنه “تحكم” أو “تقييد”، وعلى سبيل المثال فإن بعض القواميس تعرِّف فعل التنظيم على أنه عملية السيطرة والتقييد لمجموعة من الأفراد كما في قاموس بلاكس لو (Black’s Law Dictionary)، أما قاموس أوكسفورد الإنجليزي فعرّف التنظيم على أنه فعل السيطرة والتحكم والتوجيه، بينما البعض الآخر يصنف التنظيم على أنه تدخل حكومي مفيد، لا يفرض أي قيود لكنه يسهّل وينسّق بين الأنشطة مثل الطرق والخدمات الصحية والتعليم والإغاثات لضحايا الكوارث الطبيعيّة وعمليات الإنقاذ الدقيقة وغيرها الكثير، وقد يؤثر بشكل غير مباشر على سوك الأفراد والشركات مثل الأعمال المتعلقة بالسياسات الخارجية والدفاع الوطني.§

أهمية التنظيم

يدخل التنظيم في كافة جوانب الحياة والمجتمعات، ويساهم في تجنب الأخطاء والتأخير وتداخل الجهود بين الموظفين، ولهذا فإن للتنظيم فوائد هامة على مستوى الشركة أو المؤسسة سنتعرف عليها في السطور القادمة:

  • توزيع وتخصيص الأنشطة: يتم توزيع الأعمال والوظائف المختلفة بحسب تخصص الأفراد بشكل عادل من حيث الوقت والجهد والأجر المناسب لكل عمل، وهذا التخصيص في الأعمال يساهم بشكل كبير في تنفيذ الجزء الأكبر من العمل في أقل وقت وبأجود صورة ممكنة.
  • تعزيز التواصل: إنّ التواصل والتنظيم نظامان متكاملان وعنصران أساسيّان في النجاح الكامل، ويساهم التواصل بين المدراء والموظفين وبين الموظفين أنفسهم في رفع أداء الشركات وتحقيق إنتاجية أعلى، لذا يجب معرفة قواعد التواصل ومهارات القيادة والتنسيق بين الفرق.
  • التنظيم يخلق الشفافية: يحدد التنظيم المسؤوليات بين الموظفين، عن طريق تحديد الوظائف والأنشطة التي يجب أن يؤديها الموظفون بشكل واضح ضمن مخطط العمل المتاح للجميع، وبذلك يساهم هذا المخطط في إظهار الوضوح والشفافية ضمن المنظمة.
  • التطور والنمو: عند تقسيم الأعمال بين الإدارات والموظفين واستخدام الموارد المتاحة بالشكل الأمثل، سيتضاعف الإنتاج ويُتاح للمنظمات القيام بالمزيد من الأنشطة وتوسيع مخططاتها، وسيرفع من قدرتها على مواجهة التحديات بشكل أسهل ومنظم أكثر.
  • تحسين الموارد: يساهم في تنسيق الأدوار بين الموظفين وتجنب الارتباك والتأخير وضياع الجهود ضمن المنظمة.§

كيفية تنظيم الوقت

كيفية تنظيم الوقت

إن سر النجاح هو التنظيم، فالتنظيم الصارم يقضي على الفوضى في حياتك، وغالبًا فإن الأشخاص المنظمين لم يولدوا بهذه الصفة، بل توجّب عليهم تنمية هذه العادات بشكل مستمر. لذلك، وفي حال كنت تعتقد أنك شخص غير منظم وكنت على استعداد للتعلم والممارسة، يمكنك ببساطة تعلم هذه العادة عن طريق اتباع الخطوات الأساسية التالية حول كيفية تنظيم حياتك:

  • اكتب الأشياء والتواريخ: من الصعب جدًا حفظ جميع التواريخ والأنشطة المهمة في رأسك، لذا من المهم اقتناء دفتر ملاحظات صغير يساعدك في تنظيم يومك، بدءًا بقوائم التسوّق والشراء من البقالة وتحضير الغداء وتنظيف المنزل، إلى تدوين التواريخ المهمة مثل أعياد الميلاد والاجتماعات الهامة أو حتى أسماء الأشخاص الذين تعرفت عليهم مؤخرًا.
  • وضع الجداول الزمنية والمواعيد النهائية: الأشخاص المنظمون لا يضيعون الوقت أبدًا. من المهم معرفة أن الإنتاجية والتنظيم يسيران جنبًا إلى جنب، ولهذا يجب وضع جداول زمنية للأهداف التي تريد تحقيقها مثل خسارة بعض الوزن خلال عدة أسابيع.
  • عدم المماطلة: كلما طال انتظارك لفعل شيء ما، زادت صعوبة إنجازه، فلا تتردد أبدًا في تنفيذ المهام المطلوبة منك مهما كانت صعبة ومتعبة. فكر دائما في مشاعر الارتياح التي ستغمرك عند تنفيذها والتخلص منها.
  • احتفظ بما تحتاجه فقط: المزيد من الأشياء يعني المزيد من الفوضى، أيّ من صالحك الاحتفاظ بالأشياء التي تستخدمها فقط، كما أن وجود عدد أقل من المقتنيات سيجعلك تستمتع بها وتقدرها بشكل أفضل.
  • تخصيص الأماكن: الأشخاص المنظمون يحتفظون بأغراضهم في أماكنها المحددة، من أجل تسهيل عمليه الوصول إليها عند الحاجة، ولفعل ذلك، يمكنك وضع علامات أو أرقام لمساحات التخزين لديك ووضع الأشياء المهمة في أماكن واضحة يسهل الوصول إليها.§
  • احتفظ بكلمات السر الخاصة بك: يمكننا أن نتفق جميعًا على أن معظمنا يواجه صعوبة في تذكر الأشياء وخاصة كلمات المرور الخاصة بأجهزتنا، لذلك يجب علينا الاحتفاظ بكلمات السر وبياناتنا الحساسة باستخدام تطبيق يتيح لك إنشاء كلمة مرور واحدة لتأمين جميع كلمات المرور الأخرى مثل LastPass.§§