كيفية كتابة تقرير اداري

الرئيسية » لبيبة » كيفية كتابة تقرير اداري
كيفية كتابة تقرير اداري


التقارير الادارية من أكثر أنواع الوثائق شيوعًا، لما لها من أهميةٍ في مسار العمل. وتتعدد أنواع التقارير باختلاف الهدف من إنشائها وطبيعة التقرير ومحتوى التقرير والجهة المُرسل إليها، ومن هذه الأنواع التقرير الإداري، وفي هذا المقال سنتعرف على كيفية كتابة تقريرٍ اداريٍّ.

تعريف التقرير الاداري

هو مستندٌ مقدمٌ لجهةٍ معينةٍ بهدف غرضٍ معينٍ، يعرض إحدى المشاكل أو القضايا المهمة، يناقشها ويظهر جميع الجوانب الخاصة بها بشكلٍ منظمٍ وبسيطٍ، مرفق بمجموعةٍ من الاقتراحات المناسبة للقضية.1
يمكن أن تؤدي التقارير أربع وظائفٍ مختلفةٍ، وأحيانًا ذات صلةٍ، بحيث تستخدم كأدوات تحكمٍ لضمان عمل جميع الإدارات بشكلٍ صحيحٍ، وتقديم المعلومات، وتقديم التحليل، وإقناع الآخرين بالتصرف

https://www.thoughtco.com/report-writing-1692046″>يمكن أن تؤدي التقارير أربع وظائفٍ مختلفةٍ وأحيانًا ذات صلة، بحيث تستخدم كأدوات تحكمٍ لضمان عمل جميع الإدارات بشكلٍ صحيحٍ وتقديم المعلومات وتقديم التحليل وإقناع الآخرين بالتصرف.2

أهمية التقارير الادارية

للتقارير ميزاتٌ واستخداماتٌ عدة تعطيها أهميةً كبيرةً، ومن هذه المميزات:

  1. تقييم المعايير المستخدمة لقياس أداء العمل.
  2. أداة قياس: تُستخدم كأداةٍ رقابيةٍ لمسار العمل، وتقييم وضع المنشأة لمعرفة مدى قدرتها على الإنجاز والمنافسة.
  3. إيصال صورةٍ واضحة: يستخدم في تقديم معلومات وحقائق حول الوضع الخاص للمنشأة، ويساعد في التخطيط المستقبلي ومعرفة أفضل الممارسات المناسبة لوضع العمل.
  4. تعزيز التواصل: بين فروع المنشأة ووحداتها المختلفة، وبين الإدارة والموظفين، كما يرمم الخلل في العلاقة بين أفراد التراتبية الوظيفية إن وجد.

عيوب التقرير الاداري

أحيانًا تتعرض التقارير لمشاكلٍ أو أخطاءٍ صغيرةٍ يمكن تصنيفها إلى:

  • من قبل الكاتب:

من الممكن أن تتضمن بعض التقارير الادارية بياناتٍ ناقصةً أو مغلوطةً، وهذا ينعكس سلبًا على تقييم العمل والتخطيط والتنفيذ.

  • من قبل القارئ:

يكتفي أحيانًا القارئ بالاطلاع على التقرير أو قراءة بعض أجزاءه دون دراسة محتواه، فينتهي الأمر بطرح الأسئلة بدلًا من الاستفادة من المعلومات المتضمنة بالتقرير.

خطوات كتابة تقرير اداري

ليؤدي التقرير الغاية التي كُتب من أجلها، يجب أن يتمتع بالعديد من الصفات أثناء كتابته:

  • تحديد المعلومات

قبل البدء بأي تقريرٍ اداريٍّ عليك أن تكون قد فكرت فيه كثيرًا وحددت أهدافك بدقةٍ، وأن تكون مدرك الغايات الاستراتيجية منه، مثل:

  • مبررات وأسباب التقرير.
  • الدوافع الرئيسية لعملك.
  • كيف ستقنعهم بصحة تقييمك.
  • تعريفك للنجاح.

وغيرها من الوقائع التي تساعدك على كتابة تقريرٍ إداريٍّ بشكلٍ صحيحٍ. بمجرد معرفتك بغاياتك الأساسية، من التقرير هذا سيسهل عليك جمع المعلومات الأساسية المناسبة له.

  • اختيار المعلومات المناسبة للقارئ

لتتمكن من صياغة تقريرٍ اداريٍّ جيدٍ يجب أن تكون المعلومات التي جمعتها تلائم اهتمامات القارئ وتناسب إمكانياته (السلطات المتاحة لديه) لتنفيذ مقترحاتك التي سترد في التقرير، فيجب أن يكون التقرير المناسب للشخص المناسب وأي خطأ في ذلك سينعكس على النتائج؛ فمثلًا تقرير مدير مبيعات يختلف عن تقرير مديرٍ تسويقٍ لأن اهتمامات وحدود ومسار عمل كلٍّ منهما يختلف عن الآخر، فمعرفتك باهتمامات صاحب التقرير لها دورٌ أساسيٌّ في نجاحه.

  • السرد المنمّق

إقناع الأشخاص يعتمد على دقة المعلومات وطريقة عرضها، فالتقرير الجيد مرتبطٌ بأسلوبك وكيفية سرد المعلومات. يجب أن يُكتب بأسلوبٍ شيَقٍ يجذب القارئ ويدفعه لمتابعة القراءة مع مراعاة تاريخ المعلومات وتوقيت عرضها وتنسيقها بشكلٍ مرتبٍ وتتابعٍ منطقيٍّ للأحداث. فعندما تُبدع بعرض معلوماتك وشمولية محتواها ستنجح في إيصال أفكارك للقارئ وجذب أفكاره.

  •  التنسيق

يصعب على العقل البشري التحليل والتفكير بعدة أمورٍ في وقتٍ واحدٍ، لذلك فإنّ حشو التقارير الادارية بمعلوماتٍ كثيرةٍ ومملةٍ سوف يربك القارئ ويشتت تفكيره، وبالتالي يؤثر على نتيجة تقييمه وقبوله للتقرير، لذلك يتوجب عليك بعد جمع المعلومات تبسيط أفكارها وترتيبها حسب الأهمية بشكلٍ مترابطٍ وبأسلوبٍ سلسٍ وبسيطٍ مستبعدًا الأفكار غير المهمة، على مبدأ (ما قل ودل) لتساعد القارئ على اتخاذ الإجراءات المناسبة.

  •  الوضوح

اجعل الوضوح شعارك، يجب أن يكون تقريرك مفهومًا وبعيدًا عن التعقيدات منتقيًا كلمات سهلة مع مراعاة السلامة اللغويّة، وابتعد عن الكلمات الكثيرة والمملة، بالإضافة إلى العديد من الحيل الإبداعية التي تجعل تقريرك أشبه بصورةٍ جميلةٍ متناسقة الألوان.

  •  التحول الإلكتروني

التقارير الورقية باتت من الماضي، وأصبحت الآن برامج إعداد التقارير الإدارية على الإنترنت من أساسيات العمل، فهي توفر لك الكثير مثل:

  • حفظ المعلومات في مكانٍ واحدٍ وآمنٍ.
  • إنشاء العديد من النسخ.
  • تحديث المعلومات بصورةٍ دائمةٍ.
  • الوصول إلى المعلومات بسرعةٍ فائقةٍ.
  • تمنحك أساليب إبداعيةً في تنسيق شكل التقرير.
  • تقلل من الإنفاق بتوفير شراء بعض الأدوات اللازمة للكتابة.

مم تتألف التقارير الادارية

  • العنوان

يعطي فكرةً مختصرةً عن الموضوع لذلك يجب أن يكون جذّابًا للقارئ لكي يُحدِث تأثيرًا جيدًا، عنوان التقرير القصير بمثابة واجهةٍ أماميةٍ، أما التقرير الطويل فيشمل المراجع وجدول المحتويات.

  • الملَخص

هو عبارةٌ عن بيانٍ يأتي في أول التقرير يعطي فكرةً عن محتواه، يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا، يوجز جوهر التقرير (المعلومات والاستنتاجات والاقتراحات المهمة) وأن يكون خالي من الكلمات الصعبة بحيث يمكن لأي شخصٍ فهمه وإدراك النقاط الأساسية منه، لجذب القارئ على إتمام القراءة بسهولةٍ.

  • المقدمة

هي أول أجزاء التقرير والجزء التعريفي به، تعطي لمحةً مختصرةً عن الموضوع، من خلالها يتم بناء رأي القارئ لذلك يجب أن تكون بأسلوبٍ جذّابٍ، تتضمن توضيح وترتيب المحتويات وتفاصيل التقرير.

  • المحتوى

يعرض مجموعةً من الدراسات والحقائق حسب تسلسل مترابط مع باقي أقسام التقرير، مع مراعاة ترتيب النقاط حسب الأهمية وتقديمها عن غيرها مرفقًا مع توصيف وشرح هذه النقاط، كما يتضمن مجموعةً من العناوين الفرعية والرئيسية.

  • النتائج

وهي الاستنتاجات التي يتم استخلاصها من معلومات التقرير، يجب أن تكون واقعيةً ومنطقيةً وبعيدةً عن التحيز، وبعدها يتم تجميعها وإعطاء نصائح وإرشادات للتقدم نحو الأمام، يجب أن تكون واضحةً سهلة الفهم حتى يتمكن الجميع من قراءتها، وهي من الأجزاء المهمة في التقرير.

  • التوصيات

هي المرحلة النهائية من أي تقريرٍ اداريٍّ، فبعد جمع المعلومات وعرضها وشرحها واستخلاص استنتاجات منها، يتم اقتراح نصائح تناسب الموضوع وتساعد الشخص المعني بالعمل.

  • الملاحق

هي دليل الرجوع إلى المعلومات المتضمنة في التقرير، تتضمن بياناتٍ إضافيّةٍ مثل: النتائج، والتوصيات، والاستنتاجات المتعلقة بالتّقرير الإداريّ، وغالبًا ما يرغب المعنيون برؤية الملاحق فقط.

للتقارير أهميةً كبيرةً في العمل لذا يجب السعي الدائم لكتابة تقاريرٍ جيدةٍ لاتخاذ القرارات المناسبة في الإدارة3

المراجع