تقدم شركة مايكروسوفت برامج حزمة مكتبية تُصنف على أنها من أفضل البرامج في هذا المجال، ومن ضمنها برنامج الاكسل Microsoft Office Excel، الذي يستخدم في إجراء العمليات الحسابية وتسهيل التعامل مع العلاقات الرياضية والإحصائية، كما أنه يسمح بتخزين البيانات وحفظها بشكلٍ إلكترونيٍّ وطباعتها على ورق.

أشهر الأدوات في الاكسل

التعبئة السريعة Fill Flash

تسهل ميزة التعبئة السريعة عملية تعبئة البيانات التسلسلية ضمن ورقة العمل في اكسل، فبدلاً من التعبئة اليدوية، نستخدم هذا الأمر في ملئ الورقة بشكلٍ أسرع، سيوضح لنا المثال السابق آلية عمل هذه الأداة.

الاكسل

نريد تعبئة الخلايا في العمود D إلى الخلية D12، فيتم ذلك عبر النقر على الخلية التي تحتوي التاريخ، ومن ثم سيظهر مقبض التعبئة الذي عند الضغط عليه يتم  سحب الإطار المحيط إلى أن تصل إلى الخلية D12، الذي سيشكل بدوره مستطيلًا يحتوي فيه البيانات التي تمت تعبئتها كما هو موضحٌ في الصورة الآتية:

و عند الانتهاء من السحب سنحصل على النتيجة الآتية:

فرز البيانات في الاكسل Sorting Data

يستخدم أمر فرز البيانات لترتيب البيانات وفق نسقٍ معينٍ، ويمكن استخدامه إما في إطار الخلايا أو الجداول ضمن ورقة العمل.

سنوضح آلية عمل الأداة بالجدول التالي:

الاكسل

لفرز محتويات أي عمودٍ، حدّد الخلايا التي تريد الفرز فيها عبر النقر بزر الفأرة الأيمن، ومن ثم اذهب إلى الخيار “Sort” لعرض الخيارات الفرز المتاحة:

تتنوع خيارات الفرز في الاكسل بحسب البيانات المحددة، إما نصية أو رقمية (أرقام/تواريخ..الخ) وبما أننّا قمنا بتحديد العمود الذي يحوي أرقام “العمر”، فإن خيارات الفزر المتاحة هي:

  • الفرز من الأصغر نحو الأكبر Sort Smallest to Largest.
  • الفرز من الأكبر نحو الأصغر Sort Largest to Smallest.

سنقوم بتطبيق الفرز من الأصغر نحو الأكبر الذي سيجعل البرنامج بدوره يرتب الأعمار مع الاحتفاظ على ما يقابلها من البيانات الموجودة ضمن الأعمدة كما هو ملاحظٌ في الصورة التالية:

الاكسل

تصفية البيانات Filtering Data

يستخدم هذا الأمر للحصول على نوعٍ أو جزءٍ واحدٍ من البيانات في إطار الخلايا أو الجداول، والتي يطبّق عليها المعيار الذي تريده، بالإضافة إلى التخلص من البيانات غير الضرورية، والإبقاء على ما يحتاجه المستخدم فقط.

يمكن تطبيق أمر التصفية في أعمدة المثال السابق. لنحدد من الجدول السابق “الحالة” ونلوّن الخلايا المكتوب فيها عند عمود الحالة “مقبول”، ومن ثم نحدّد خيار التصفية عبر الصورة التالية:

الاكسل

وبعد ذلك نحدّد خيار التصفية بحسب اللون Filter By Selected Cell Color، ومن ثم سيتم أمر التصفية كما هو موضحٌ في الصور التالية:

الاكسل
الاكسل

ملاحظة: المؤشر الموجود عند أول حالة مقبول يلغي عملية التصفية.

دمج الخلايا في الاكسل

تساعد عملية دمج الخلايا في الاكسل على تحديد خليةٍ واحدةٍ لأكثر من عمودٍ أو العكس ضمن ورقة العمل.

  • كيفية دمج الخلايا

حدد الخلايا التي تريد دمجها، ثم من شريط “Home” اضغط على خيار “Merge and Center ” ومن ثم سيقوم البرنامج بدمج الخلايا المحدّدة.

وإليكم الطريقة موضحة بالصور التالية: 1

الاكسل
الاكسل
الاكسل
الاكسل

القوائم المنسدلة Drop-Down List

تسهل هذه الميزة في الاكسل عملية إدخال البيانات بشكلٍ كبيرٍ في ورقة العمل، كما تتحكم بعمليات الإدخال التي سيقوم بها المستخدم في الخلية، وذلك يكون عبر مجموعةٍ من القيم تم إدخالها سابقًا عند إنشاء القائمة المنسدلة.

  • كيفية إنشاء قائمة منسدلة

من محتوى الأشرطة نختار “Data” كما في الصورة التالية.

نحدد الخلايا التي نريد إنشاء القائمة المنسدلة فيها.

نضغط على خيار “Data Validation”.

الاكسل

نحدد خيار “قائمة List”، ومن ثم نحدد البيانات التي نريد وضعها ضمن القائمة المنسدلة.

الاكسل
الاكسل
الاكسل

ملاحظة: يوضح المؤشر في المثال التالي المكان الذي يجب وضع البيانات فيه في حالة إنشاء قائمة منسدلة.

الرسوم والمخططات البيانية في الاكسل Charts

تساعد المخططات البيانية في تسهيل فهم الجداول التي تحتوي على بياناتٍ رقميةٍ معقدّة، حيث أنها تقدم رسومًا واضحةً وبسيطةً للقراءة، التي بدورها توّفر الكثير من الوقت عند عملية مراجعة البيانات.

يمكن استخدام هذه الأداة عبر تبويب “Insert” من محتوى الأشرطة، ومن ثم سترى تبويبة Recommended charts.

الاكسل
  • كيفية إنشاء مخطط بياني

قم بتحديد البيانات (أو جزء منها) التي تريد تمثيلها ضمن مخطط.

الاكسل

اضغط على Recommended Charts ومن ثم ستظهر القائمة التالية.

الاكسل

يمكنك من القائمة التالية تحديد شكل العرض البياني، ومع إتاحة كافة الخيارات عند النقر على خيار “All Charts”.

الاكسل

يعتبر برنامج الاكسل من البرامج الضخمة في مجال الجدولة والمحاسبة، كما أنه يستخدم الدوال الرياضية متمثلةً في الجمع والطرح والضرب والقسمة وحساب المتوسطات وغيرها، بالإضافة إلى الدوال الأكثر تعقيدًا والتي تخدم وتسهل العمل الإحصائي.

إن الحديث عن البرنامج يطول. فإذا أردت المزيد من الشروحات عن إكسل أو برامج أخرى مشابهة له، فلا تتردد في التواصل معنا.2

المراجع

  • 1 ، Drop-down List ، من موقع: www.excel-easy.com، اطّلع عليه بتاريخ 3-12-2019
  • 2 ، Introduction ، من موقع: edu.gcfglobal.org، اطّلع عليه بتاريخ 3-12-2019