شرح عام في برنامج الاكسل

تقدم شركة مايكروسوفت برامج حزمة مكتبية تُصنف على أنها من أفضل البرامج في هذا المجال، ومن ضمنها برنامج الاكسل Microsoft Office Excel، الذي يستخدم في إجراء العمليات الحسابية وتسهيل التعامل مع العلاقات الرياضية والإحصائية، كما أنه يسمح بتخزين البيانات وحفظها بشكلٍ إلكترونيٍّ وطباعتها على ورق، فإليك شرح عام في برنامج الاكسل.

تسهل ميزة التعبئة السريعة عملية تعبئة البيانات التسلسلية ضمن ورقة العمل في اكسل، فبدلاً من التعبئة اليدوية، نستخدم هذا الأمر في ملئ الورقة بشكلٍ أسرع، سيوضح لنا المثال السابق آلية عمل هذه الأداة.

نريد تعبئة الخلايا في العمود D إلى الخلية D12، فيتم ذلك عبر النقر على الخلية التي تحتوي التاريخ، ومن ثم سيظهر مقبض التعبئة الذي عند الضغط عليه يتم  سحب الإطار المحيط إلى أن تصل إلى الخلية D12، الذي سيشكل بدوره مستطيلًا يحتوي فيه البيانات التي تمت تعبئتها كما هو موضحٌ في الصورة الآتية:

و عند الانتهاء من السحب سنحصل على النتيجة الآتية:

يستخدم أمر فرز البيانات لترتيب البيانات وفق نسقٍ معينٍ، ويمكن استخدامه إما في إطار الخلايا أو الجداول ضمن ورقة العمل.

سنوضح آلية عمل الأداة بالجدول التالي:

لفرز محتويات أي عمودٍ، حدّد الخلايا التي تريد الفرز فيها عبر النقر بزر الفأرة الأيمن، ومن ثم اذهب إلى الخيار "Sort" لعرض الخيارات الفرز المتاحة:

تتنوع خيارات الفرز في الاكسل بحسب البيانات المحددة، إما نصية أو رقمية (أرقام/تواريخ..الخ) وبما أننّا قمنا بتحديد العمود الذي يحوي أرقام "العمر"، فإن خيارات الفزر المتاحة هي:

سنقوم بتطبيق الفرز من الأصغر نحو الأكبر الذي سيجعل البرنامج بدوره يرتب الأعمار مع الاحتفاظ على ما يقابلها من البيانات الموجودة ضمن الأعمدة كما هو ملاحظٌ في الصورة التالية:

يستخدم هذا الأمر للحصول على نوعٍ أو جزءٍ واحدٍ من البيانات في إطار الخلايا أو الجداول، والتي يطبّق عليها المعيار الذي تريده، بالإضافة إلى التخلص من البيانات غير الضرورية، والإبقاء على ما يحتاجه المستخدم فقط.

يمكن تطبيق أمر التصفية في أعمدة المثال السابق. لنحدد من الجدول السابق "الحالة" ونلوّن الخلايا المكتوب فيها عند عمود الحالة "مقبول"، ومن ثم نحدّد خيار التصفية عبر الصورة التالية:

وبعد ذلك نحدّد خيار التصفية بحسب اللون Filter By Selected Cell Color، ومن ثم سيتم أمر التصفية كما هو موضحٌ في الصور التالية:

ملاحظة: المؤشر الموجود عند أول حالة مقبول يلغي عملية التصفية.

اقرأ أيضًا: برنامج الاكسل.

تساعد عملية دمج الخلايا في الاكسل على تحديد خليةٍ واحدةٍ لأكثر من عمودٍ أو العكس ضمن ورقة العمل.

حدد الخلايا التي تريد دمجها، ثم من شريط "Home" اضغط على خيار "Merge and Center " ومن ثم سيقوم البرنامج بدمج الخلايا المحدّدة.

وإليكم الطريقة موضحة بالصور التالية:

تسهل هذه الميزة في الاكسل عملية إدخال البيانات بشكلٍ كبيرٍ في ورقة العمل، كما تتحكم بعمليات الإدخال التي سيقوم بها المستخدم في الخلية، وذلك يكون عبر مجموعةٍ من القيم تم إدخالها سابقًا عند إنشاء القائمة المنسدلة.

من محتوى الأشرطة نختار "Data" كما في الصورة التالية.

نحدد الخلايا التي نريد إنشاء القائمة المنسدلة فيها.

نضغط على خيار "Data Validation".

نحدد خيار "قائمة List"، ومن ثم نحدد البيانات التي نريد وضعها ضمن القائمة المنسدلة.

ملاحظة: يوضح المؤشر في المثال التالي المكان الذي يجب وضع البيانات فيه في حالة إنشاء قائمة منسدلة.

تساعد المخططات البيانية في تسهيل فهم الجداول التي تحتوي على بياناتٍ رقميةٍ معقدّة، حيث أنها تقدم رسومًا واضحةً وبسيطةً للقراءة، التي بدورها توّفر الكثير من الوقت عند عملية مراجعة البيانات.

يمكن استخدام هذه الأداة عبر تبويب "Insert" من محتوى الأشرطة، ومن ثم سترى تبويبة Recommended charts.

قم بتحديد البيانات (أو جزء منها) التي تريد تمثيلها ضمن مخطط.

اضغط على Recommended Charts ومن ثم ستظهر القائمة التالية.

يمكنك من القائمة التالية تحديد شكل العرض البياني، ومع إتاحة كافة الخيارات عند النقر على خيار "All Charts".

يعتبر برنامج الاكسل من البرامج الضخمة في مجال الجدولة والمحاسبة، كما أنه يستخدم الدوال الرياضية متمثلةً في الجمع والطرح والضرب والقسمة وحساب المتوسطات وغيرها، بالإضافة إلى الدوال الأكثر تعقيدًا والتي تخدم وتسهل العمل الإحصائي.

إن الحديث عن البرنامج يطول. فإذا أردت شرح عام في برنامج الاكسل بإستفاضة أكبر أو برامج أخرى مشابهة له، فلا تتردد في التواصل معنا.