يعاني بعض مستخدمي الإيميل من التشتت في متابعة الإيميلات الواردة لكثرتها، ويود الكثيرون تنظيم الإيميلات بشكلٍ أفضل وتقليل الوقت اللازم للتحقق من كل إيميلٍ واردٍ سواءً كان ذو أهميةٍ عاليةٍ أم لا، وإيلاء بعض الإيميلات أهمية أكثر من غيرها، ولتجنب التشتت هنا نقدم بعض النصائح التي تساعد في ادارة البريد الالكتروني للمستخدم بشكلٍ أفضل وبكفاءةٍ أعلى.

كيفية ادارة البريد الالكتروني بكفاءة أكبر

لكل شخصٍ أسلوبه في التعامل مع البريد الإلكتروني الخاص به ولكن قد تفيد بعض النصائح في تحسين إدارة البريد الإلكتروني ومنها:

يلبي الكثيرون دعوة الإشعارات التي تخبرهم بورود إيميلٍ جديدٍ إلا أن ذلك ليس سوى مضيعةً للوقت وخاصةً إن لم تكن الحالة طارئةً، ينصح دائمًا بالتحقق من الرسائل الواردة مرةً واحدةً في اليوم في الصباح أو المساء بحسب الوقت المناسب للشخص.

  • استخدام قاعدة 20/80

تشير هذه القاعدة إلى أن 20 بالمئة من المدخلات تسبب 80 بالمئة من المخرجات وفيما يتعلق بالبريد الإلكتروني فإن الإيميلات غير متساويةٍ في الأهمية بين بعضها البعض وإن حوالي 20 بالمئة منهم يكون ذو أهميةٍ أعلى من باقي الإيميلات ويجب التركيز عليهم.

  • إنشاء قالب رد معين

في حال وجود نمطٍ معينٍ من الرسائل الواردة للمستخدم ويجب الرد عليها بشكلٍ متشابهٍ من الأفضل إنشاء قالبٍ محددٍ للرد واستخدامه لتوفير الوقت وهذا ما يساعد أكثر في ادارة البريد الالكتروني .

  • دقيقة واحدة للرد

إذا كان الرد على الإيميل لا يستغرق أكثر من دقيقةٍ واحدةٍ فيجب الرد فورًا دون تأجيلٍ، سيقلل ذلك عدد الرسائل الواجب الرد عليها بشكلٍ عام و ادارة البريد الالكتروني بشكٍل أفضل .1

  • اتخاذ إجراءات حاسمة بشكل مباشر

الكثير الكثير من الإيميلات التي لا نفتحها لن نفتحها على الإطلاق لذا قم مباشرةً بحذف ما هو خارج نطاق اهتمامك وخاصةً ما يتعلق بالإعلانات والرسائل الغير هامة.

  • تنظيم الإيميلات في مجلدات

تساعد المجلدات في فرز الإيميلات وخاصةً تلك التي تحتاج إلى الرد، أو تلك التي من المهم العودة إليها لاحقًا، يفضل إنشاء مجلداتٍ بأسماء ذات دلالاتٍ هامةٍ مثل إضافة تاريخ يجب قبله الرد على هذه المجموعة من الايميلات.

  • إلغاء الاشتراك في بعض المواقع

يجب إلغاء الاشتراك في تلك المواقع في محاولة لـ ادرة البريد الالكتروني والتي تمطر على المستخدمين الكثير من الإيميلات وخاصةً في حال عدم الاهتمام بمحتوى هذه الإيميلات، فهي تثير الفوضى بين الرسائل وتجعل من الصعب تنظيمها وقد تؤدي إلى عدم مشاهدة أحد الايميلات الهامة.2

  • كتابة قائمة ورقية

في حال النسيان المتكرر للايميلات الواجب الرد عليها قد يحتاج المستخدم إلى كتابة ذلك أمامه ليتذكرها في الوقت المناسب، ولا يفضل كتابة ورقةٍ صغيرةٍ تحوي “يجب الرد على الرسائل” بل يجب كتابة معلومات تحفز على فتح البريد الالكتروني مثل “يجب الرد على رئيسي في العمل”.

  • تفويض الآخرين بما لا تعرفه

يعاني بعض الناس من عقدة معرفة كل شيءٍ وهذا ما يجعلهم يحاولون تعلم شيءٍ ما بغرض الرد على أحدهم وحسب، من الأفضل أن يتم توجيه الرسالة إلى شخصٍ آخر أكثر خبرةً في محتوى الرسالة لتوفير الوقت وتحقيق ردٍ أفضل لها.

استخدام بدائل أفضل من الرد

في كثيرٍ  من الأحيان يكون التواصل مع صاحب البريد الإلكتروني أكثر فاعليةً من الرد عليه عن طريق الإيميل، استخدم الهاتف واتصل به ووفر الكثير من الوقت واحصل على نتائجٍ أفضل.3

  • إنهاء الفوضى حالًا

تشمل الفوضى في البريد الإلكتروني كل ما هو غير هامٍ، الرسائل الترويجية أو الرسائل الجماعية التي لا علاقة مباشرةً للمستخدم فيها أو المواقع التي ترسل الكثير من الرسائل بشكلٍ غير منظمٍ، نظم الباقي في مجلداتٍ واحصل على بريدٍ منظمٍ يمكن تتبعه والرد على المهم منه وهذا سيفيدك في ادارة بريدك الالكتروني بشكلٍ أفضل.

  • استخدام المرشحات

تضمن المرشحات انتقال الرسائل الواردة إلى المجلد المخصص لها مباشرةً لذا على المستخدم استخدامها للحصول على تنظيمٍ أكثر للرسائل الواردة.

  • تخصيص وقت لتنظيف البريد الإلكتروني

يمكن أن يكون ذلك يومي أو أسبوعي أو شهري بحسب المستخدم وأهمية البريد الإلكتروني في عمله، يجب حذف وتنظيم الايميلات كما ذكرنا سابقًا بشكلٍ منتظمٍ وإلا ستعود الفوضى مجددًا وستكون مهمة ادارة البريد الالكتروني أصعب.

  • استخدام النجمة للتنظيم

يمكن استخدام إشارة النجمة التي يتيحها البريد الإلكتروني لتنظيم الإيميلات بشكلٍ أسرع والعودة إليهم في الوقت المناسب مما يزيد من تنظيم البريد ويقلل الوقت اللازم للتنظيم.4

المراجع