تسعى الشركات إلى تخفيض الكلفة التشغيلية في عملياتها ورفع طاقتها الإنتاجية، والتقليل من استخدام الورقيات، وضبط إنتاجها المالي، وتوفير الوقت والجهد، ومن هنا نشأت فكرة نظام ERP الذي يمكن المؤسسات من الحصول على هذه الميزات والمنافسة في عالم الشركات الكبرى.

مفهوم نظام ERP

هو اختصار لمصطلح Enterprise resource planning الذي يعني نظام تخطيط موارد المؤسسات، وهو نظام معلوماتي مترابط بداخله برامج تعمل على أجهزة الكمبيوتر مثل المحاسبة، والمخازن، والعملاء، والموظفين، وغيرها.

صمم هذا البرنامج لإدارة الأعمال لجميع القطاعات ويتم التعامل معه من قبل فرقٍ مدربةٍ ومخصصة ٍلتحليل البيانات وتخصيصها لإدارة الأعمال، وأتمتة الوظائف المتعلقة بالتكنولوجيا، والخدمات والموارد البشرية.

يحتوي هذا البرنامج على أدوات إدارة عمليات تجارية قوية واستراتيجية تسهم بالربط الفعال لجميع معلومات المؤسسة في نظام معلومات شاملٍ ومترابطٍ يمكن لجميع أفراد المؤسسة الوصول إليه، حيث يسمح هذا البرنامج بتبسيط المهام الشاقة والتشغيل الآلي مما يزيد من فعالية وإنتاجية العمل ويحافظ على النجاح في عالم الشركات المتنافسة.1

تطور تخطيط موارد المؤسسات

في الستينات سعت الشركات لتطبيق أنظمة تزيد من إنتاجية العمل فتم إنشاء أنظمة تخطيط متطلبات المواد وتخطيط موارد التصنيع التي تم تطويرها في التسعينات من قبل مجموعة GARTNER لتوسيع القدرات على تنظيم البيانات وتبسيط العمليات المعقدة المتعلقة بالشراء، والموارد البشرية، والمحاسبة، وتكنولوجيا المعلومات، والتصنيع، والتخطيط، والجدولة، ومن هنا ولد نظام ERP.

لاحقًا، ومع التطور ووصول الإنترنت أصبح هذا النظام أوسع وأعم ليشمل مجالات أخرى من الأعمال التجارية.

الفوائد الأساسية لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات

هناك عدة أسباب تجعل كلًَا من الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء تتهافت لاستخدام ERP ومن هذه الأسباب:

  • المحاسبة المالية.
  • الوصول المباشر إلى سلاسل التوريد العالمية الخاصة بمديري وفرق العمل.
  • تمكين رجال الأعمال من اتخاذ قرارات فعالة ومؤثرة على أعمالهم المختلفة وكشف التحديات واكتشاف الفرص.
  • توفر الأدوات والبيانات اللازمة لنجاح الموظفين.
  • إمكانية الوصول إليها من أي مكان.
  • يزيد من الإنتاجية بالعمل.
  • يسهل التعاون بين فرق العمل و البائعين الخارجيين.
  • يقدم أدوات قوية لاتخاذ قرارات فعالة في مستقبل العمل.
  • يحافظ على أمان البيانات وضمان استقرار العمل تبعًا للقوانين والإرشادات التنظيمية العالمية.

كيف تقرر أن عملك يحتاج لنظام ERP

  • إذا استغرق فريق عملك وقتًا طويلًا في العمل يمكنك اللجوء لهذا النظام لتبسيط المهام المعقدة.
  • عدم سهولة الوصول للبيانات التي تريدها لاتخاذ قرارات جيدة بالعمل.
  • العمل مع البائعين وتطبيقات الطرف الثالث بالعالم.
  • وجود الكثير من الأدوات والعمليات البرمجية الغير مرتبطة ببعضها البعض.
  • عدم القدرة على مشاركة المعلومات والوصول إليها من جميع أفراد فريق العمل لزيادة الإنتاجية والتوسع بالعمل.
  • عدم قدرتك على الوصول لبياناتك ومعلوماتك الأساسية بالعمل عندما تكون خارج الموقع.
  • معالجة المشكلات بعد فوات الأوان وعدم قدرتك على تحديد المشاكل التي تحتاج للتعديل من اجل سلاسة العمل.

خطوات بسيطة لاختيار نظام ERP

إليك 8 خطواتٍ بسيطةٍ لاختيار نظام ERP بنجاح وهي:

  • تأكد من شفافية جميع القائمين على العمل.
  • قم بإجراء تقييم، ضع مخطط أولي للصعوبات التي تواجهك والأمور التي تحتاجها لتوسيع نطاق العمل.
  • وضع معايير قياسية لاستخدامها عند تقييم البائعين تشمل المزايا والسعر وأي شيء مهم من وجهة نظر أعضاء الفريق.
  • جدولة المكالمات الهاتفية والاجتماعات الشخصية أو العروض التوضيحية وأخذ فكرة عن طريق الإنترنت عن كل شركةٍ وتدوين الفروقات بين البائعين.
  • إنشاء قائمة مختصرة لأشخاص ترغب بمتابعتهم.
  • اتصل بالأشخاص الذين وضعتهم في هذه القائمة المختصرة وجدول مكالماتهم لمعرفة المزيد عن منتجاتهم.
  • حدد أسئلة ترغب الاستفسار عنها من البائعين أثناء الاتصال بهم.
  • استفسر من الشركات الأخرى التي طبقت نظام ERP عن الأشياء التي أعجبتهم أو لم تعجبهم، واحصل على أكبر قدرٍ ممكنٍ من المعلومات للوصول لقرارٍ نهائي واتخاذ المسار الصحيح للوصول للنجاح.2

المراجع