0

كم أصبحَ عدد المشاريع والمهام المؤجلة في مفكرتك الصغيرة؟ خمسة؟ عشرة؟ لا شكَ أنكَ لم تعد قادرًا على إحصاء عددها؛ بسبب كثرتها، ففي خضم المشاغل الكثيرة التي تبرز هنا وهناك أنتَ بحاجة إلى أدوات وتطبيقات مفيدة تساعدك على تنظيم الوقت والانتهاء من ذلك المشروع الذي لم تبدأ فيه حتى الآن، ولحسن حظك فقد ساهمت التكنولوجيا بمنحك ذلك، بل وأكثر كما سنستعرض في هذا المقال الذي نؤكد لك أنه سيغير حياتك للأفضل إذا اتبعته بجدية!

أساليب تنظيم الوقت

عندما تصبح قادرًا على إدارة وقتك بشكل جيد فستتفاجأ بمدى التقدم الذي أحرزته في حياتك على كافة الأصعدة؛ الشخصية منها والمهنية، وذلك لأنك ستوفر الكثير من الوقت في إنجاز ما عليك، وستتمكن من تحديد الأولويات ذات الأثر الأكبر والأهم في مسيرتك، فأولوية المدير التنفيذي في مصنع معين تختلف عن أولوية ربة منزل أو طالب في الجامعة، ولمساعدتك على تحديد الأولويات فإن هنالك عدة تقنيات وأساليب أساسية لتنظيم الوقت ننصحك بها، ومن أبرزها:

تحليل باريتو (القاعدة 80/20)

وهي تقنية ابتكرها الإيطالي فيلفريدو باريتو، وتعني أن 20% من الإجراءات مسؤولة عن 80% من النتائج، ويناسب الشخصيات المُفكرة والتي تُحسن التحليل، ويعمل كما يلي:

  • وضع قائمة بأبرز المشاكل التي تواجهك.
  • تحديد السبب الجذري لكل مشكلة.
  • تعيين درجات لمشكلاتك، وترتيبها من حيث الأكبر إلى الأصغر.
  • جمع المشكلات معًا بحسب المسبب، أي أن المشاكل التي يسببها نفس السبب توضع في مجموعة لوحدها.
  • وضع حلول وأفعال حقيقية من شأنها إحداث تغيير لتلك المشكلة.

• إقرأ أيضًا: إدارة الوقت وقيادة الحياة ليسا معقدين؛ فقط اعرف وجهتك أولًا!

تقنية بومودورو

ابتكرها رجل الأعمال والمؤلف فرانشيسكو سيريلو، وتقوم على تقسيم عملك إلى فترات زمنية تسمى كل منها (Pomodoro)، وتناسب المفكرين المبدعين والأشخاص الذين يشعرون بالإرهاق من العمل والدراسة، وتعمل كما يلي:

  • اختيار المهمة المراد إنجازها.
  • ضبط مؤقت لفترة معينة.
  • التركيز على إنجازها، وعندما يرن المؤقت ضع علامة (صح) بجوارها.
  • أخذ استراحة قصيرة للمشي أو شرب فنجان قهوة ومن ثم تكرار الخطوات.
  • بعد إنجاز أربع مهام يمكنك أخذ استراحة لفترة أطول بعض الشيء.
تقنية بومودورو (حبة الطماطم)

مصفوفة أيزنهاور

وضعها دوايت أيزنهاور لأنه كان يواجه قرارات صعبة بشكل يومي في حياته، وهي تناسب الأشخاص في المناصب القيادية والمفكرين الناقدين، وتعمل كما يلي:

  • تنظيم المهام في أربع مجموعات منفصلة وفرزها بحسب المهم، المستعجل، غير المستعجل وهكذا..
  • يمكن تحديد كل منها بأن تلك العاجلة هي التي تحتاج لإنجازها على الفور، وأما المهمة فهي ما يساهم في إنجاح قيمك وأهدافك.
  • الهدف هو تفريغ المربعين العلويين والانتهاء من العاجل والمهم فيهما قبل الانتقال لما هو أقل أهمية.

قانون باركنسون

وضعه المؤرخ البريطاني سيريل نورثكوت باركنسون، ويحتاج لفهم لكي تعمل بكفاءة أكبر خلال فترة قصيرة من الزمن، وهو يُناسب الأشخاص المماطلين ومن يعملون بشكل جيد تحت الضغط، ويعمل بأخذ النصائح الآتية بعين الاعتبار:

  • الانتهاء من العمل قبل انتهاء شاحن الكمبيوتر دون وضعه على الشحن.
  • إنجاز العمل بحلول الظهيرة، وتجنب ذلك في أوقات متأخرة من الليل.
  • تحديد موعد نهائي لإتمام العمل، وتقسيمه على دفعتين.
  • امنح نفسك 20 دقيقة فقط لتفقد وسائل التواصل الاجتماعي.

طريقة حظر الوقت

وضعها رجل الأعمال المعروف إيلون ماسك والذي يعمل لساعات طويلة مع الحفاظ على وقت خاص به، وهي تُناسب الأشخاص المفكرين التحليليين وأولياء الأمور والطلاب العاملين، وتعمل كما يلي:

  • عند الاستيقاظ خصص وقتًا معينًا لمهمة ما.
  • قسّم قطعة من الورق إلى عمودين، في الجهة اليمنى اكتب المهام الأساسية، وفي اليسرى حدد ساعات اليوم بالتفصيل أمام كل منها.
  • ضع أوقاتًا عازلة بعد كل كتلة زمنية للسماح ببعض التعديلات.

• إقرأ أيضًا: ما هي مصفوفة إدارة الوقت وكيف تساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية؟!

طريقة إنجاز الأمور (GTD)

أنشأها المؤلف ديفيد ألين وتساعد على إنجاز المهام من خلال كتابتها على ورقة وتقسيمها إلى عناصر قابلة للتنفيذ، وهي تُناسب الأشخاص الذين يعانون من صعوبة في التركيز أو الذين يشعرون بإرهاق في حياتهم اليومية، وتعمل كالآتي:

  • التقاط المهام التي تجذب اهتمامك دون غيرها.
  • حدد إذا كانت قابلة للتنفيذ أو لا.
  • تجاهل العناصر غير القابلة للتنفيذ وضعها جانبًا.
  • نظّم أفعالك عن طريق ترتيب أولوياتك وفقًا لما تحتاج لإنجازه ومتى.
  • راجع قائمة الإجراءات الخاصة بك، واشطب ما أنجزته، وجدد قائمتك.

اختيارات أراجيك لأفضل تطبيقات تنظيم الوقت

إذا لم تكن من محبي الطرق التقليدية واستخدام الورقة والقلم لكتابة المهام وتنظيم الوقت والأولويات، فلا تستسلم، حيث نقدم لك مجموعة من التطبيقات الممتازة التي ستغير حياتك بعد أن تبدأ بتحميلها على هاتفك الذكي أو جهازك الحاسوب، وإليكَ أبرزها:

• إقرأ أيضًا: كيف تنجز في يومين ما ينجزه معظم الناس في أسبوعين؟

تطبيق Toggl

المواصفات الأساسية

  • السعر: مجاني بالكامل.
  • الحجم: 21 ميجابايت على أندرويد – 68.9 ميجابايت على أنظمة iOS
  • التقييم على جوجل بلاي: 4.7
  • التقييم على متجر تطبيقات أبل: 4.8

المميزات

  • مجاني بالكامل، حيث لا يحتوي على أي اشتراكات مدفوعة ولا يضم أي إعلانات على الإطلاق!
  • واجهة مستخدم جميلة ومميزة، تجعل من تجربة استخدام التطبيق خلابة.
  • سواء كنت تفضل كتابة المهام اليومية التي ترغب في إنجازها، أو استخدام تقنية بومودورو، ستجد التطبيق مهيئًا لكلاهما.

العيوب

  • لا يوجد عيوب تذكر، فالتطبيق حقًا جيد! 🙂

يساعد تطبيق “Toggl” المجاني كليًا في تحديد الوقت الذي تقضيه بشكل فعلي في إنجاز كلٍ من مهامك من خلال تحليل استخدامك للتطبيق، وهو من التطبيقات البسيطة التي تتضمن ميزات رائعة مدمجة في واجهة فنية جميلة، كما يقوم بوضع جداول زمنية تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في المشاريع المختلفة الموجودة بين يديك.

تطبيق Focus Keeper

المواصفات الأساسية

  • السعر: مجاني مع وجود اشتراك مدفوع.
  • الحجم: 16 ميجابايت على أنظمة أندرويد – 79.5 ميجابايت على أنظمة iOS.
  • التقييم على جوجل بلاي: 3.8
  • التقييم على متجر تطبيقات أبل: 4.8

المميزات

  • واجهة بسيطة وجميلة مع تأثير ثلاثي الأبعاد عند تحديد الوقت الذي ترغب بالتركيز فيه.
  • تستمر بساطة التطبيق في عدم اكتظاظه بالخصائص غير المهمة، فهو يركز على أداء مهمته وحسب.

العيوب

  • لن تتمكن من التعديل على عدد الجولات أو طول الاستراحة التي ترغب بهم دون الاشتراك في النسخة المدفوعة.
  • يمنع التطبيق هاتفك من الغلق عند بدء العداد، ولكن يمكنك غلقه يدويًا دون التأثير على التطبيق.

يعتمد هذا التطبيق على تقنية بومودورو في تنظيم الوقت التي تحدثنا عنها في بداية المقال، إذ يحتوي على واجهة مستخدم فعالة وبسيطة يمكن تخصيصها وترتيبها بناءً على احتياجاتك، وقد صُمم بحيث يرفع من تركيزك ويزيل أي قلق يتكون وينشأ من الضغوطات بمرور الوقت، وهو رائع جدًا إذا كنتَ تنشد الراحة لكَ ولأفراد فريقك.

تطبيق Remember The Milk

المواصفات الأساسية

  • السعر: مجاني مع وجود اشتراك مدفوع.
  • الحجم: 8 ميجابايت على أنظمة أندرويد – 56.2 ميجابايت على أنظمة iOS.
  • التقييم على جوجل بلاي: 4.6
  • التقييم على متجر تطبيقات أبل: 4.7

المميزات

  • إمكانية إضافة المهام التي ترغب في تنفيذها، مع إمكانية مشاركة قائمتك مع الآخرين.
  • يتيح التطبيق إمكانية تقسيم مهامك حسب الأولوية، الوقت، التاريخ.. وغيرها.
  • يدعم التطبيق إرسال التنبيهات عبر إشعارات الجهاز، رسائل SMS وحتى حسابك في تويتر.

العيوب

  • رغم أن واجهة المستخدم جيدة، إلا أنها تعتبر قديمة بعض الشيء.

أداة مجانية تتوافق بشكل مثالي مع متطلبات حياتك، وذلك بفضل المزامنة التي يتيحها التطبيق ما بين جميع أجهزتك لإدارة مثلى للوقت، فهو يساعدك على تنظيم أعمالك في هاتفك الذكي، وجهازك الحاسوب، وبريدك الإلكتروني وغيره، كما أنه يسمح بمشاركة القوائم الخاصة بك مع من تشاء وهو متوفر أيضًا على أنظمة ويندوز، أندرويد و iOS.

تطبيق Rescue Time

المواصفات الأساسية

  • السعر: مجاني مع وجود اشتراك مدفوع.
  • الحجم: 7.9 ميجابايت على أنظمة أندرويد – 23.7 ميجابايت على أنظمة iOS
  • التقييم على جوجل بلاي: 3.6
  • التقييم على متجر تطبيقات أبل: 3.1

المميزات

  • متاح على أنظمة تشغيل ويندوز، أندرويد و iOS
  • إمكانية تتبع الوقت الذي تستغرقه في استخدام التطبيقات والمواقع.
  • نسخة الويب من الأداة مصممة بطريقة حديثة.

العيوب

  • واجهة مستخدم رديئة تحتاج للكثير من التحسينات.

تطبيق عملي يرسل إليك تقارير أسبوعية للأشياء التي تستنزف وقتك، ويقدم لك حزمة من الأدوات الفعالة وأدوات منع التشتيت المميزة، كما يضمن اعتدالك في الوقت اللازم للانغماس في مهمة معينة، وهو متوفر على أنظمة ويندوز، أندرويد و iOS.

تطبيق Blocos

المواصفات الأساسية

  • السعر: مجاني مع وجود اشتراكات مدفوعة.
  • الحجم: 60 ميجابايت على أنظمة أندرويد – 81.5 ميجابايت على أنظمة iOS.
  • التقييم على جوجل بلاي: 4.2
  • التقييم على متجر تطبيقات أبل: 4.9

المميزات

  • واجهة مستخدم مميزة تقوم بتنفيذ فكرة فريدة من نوعها بشكل ممتاز.
  • يدعم التطبيق إضافة قائمة لما ترغب في إنجازه داخل كل وظيفة تقوم بتعيينها.
  • يأتي التطبيق بنظام إشعارات مميز يتيح لك الإطلاق على قوالبك دون الحاجة لفتح قفل جهازك.
  • إمكانية نسخ تصميم القوالب للأيام القادمة دون الحاجة لعملها من جديد.

العيوب

  • يمنعك التطبيق من القيام بالعديد من الوظائف المفيدة دون الإشتراك في النسخة الكاملة.
  • حتى وإن أردت الإشتراك فستمنعك أسعار اشتراكاته الباهظة من ذلك.

من التطبيقات المفضلة لدى فريق عمل أراجيك تِك، حيث يقوم بتقسيم يومك إلى 144 “قالبًا” وكل قالب يتكون من 10 دقائق، أعتقد أن الفكرة قد أصبحت واضحة الآن.. أليس كذلك؟ حيث ستتمكن من تخصيص ألوان مختلفة لمهام معينة، فمثلًا اللون البرتقالي يرمز إلى الوقت الذي نقضيه في تجهيز هذا المقال، والآن سنقوم باختيار عشرة قوالب في الفترة ما بين السابعة للثامنة صباحًا مثلًا لإتمام هذه الوظيفة. فكرة التطبيق فعالة جدًا وننصح حقًا بإعطائه تجربة.

تطبيق Todoist

المواصفات الأساسية

  • السعر: مجاني مع وجود اشتراكات مدفوعة تتراوح ما بين $0.99 لـ $36.00.
  • الحجم: يختلف على أنظمة أندرويد – 120.5 ميجابايت على أنظمة iOS
  • التقييم على جوجل بلاي: 4.5
  • التقييم على متجر تطبيقات أبل: 4.8

المميزات

  • متاح على جميع المنصات مع إمكانية مزامنة قوائمك على أجهزتك المختلفة.
  • واجهة مستخدم مصممة باحترافية حتى بالرغم من تقديم التطبيق للكثير من الخصائص.

العيوب

  • العديد من الخصائص المهمة غير متاحة في التجربة المجانية.
  • قد تجد التطبيق معقدًا بعض الشيء.

واحد من أشهر التطبيقات التي يستخدمها أكثر من 25 مليون شخص حول العالم، فهو متاح على منصات متعددة، ويقدم لكَ قوالب متنوعة للعمل، ويتكامل مع الأدوات الفعالة العديدة التي يقدمها، وتُجدد ميزاته وتُطور باستمرار، إلا أنه يؤخذ عليه كون العروض المجانية فيه محدودة، والتخصيصات تتطلب وقتًا طويلًا، حيث يمكن اعتبار واجهة التطبيق معقدة بعض الشيء.

يمكن لأساليب تنظيم الوقت أن تصنع فارقًا حقيقيًا في حياتك، فستجد فجأة أن كل تلك الكومة من الأعمال غير المنتهية والمتراكمة على مكتبك أو في منزلك قد أصبحت مُنجزة بالفعل، ويمكنكَ الاستفادة من أساليب تنظيم الوقت المذكورة في المقال، والتحقق من طريقة عملها والأشخاص الموجهة إليهم تحديدًا واختيار الأفضل بالنسبة إليك، إضافة إلى تحميل أيٍ من خيارات التطبيقات الذكية على جهازك والبدء باستخدامه.

0

شاركنا رأيك حول "أفضل التطبيقات التي تساعدك على تنظيم الوقت والانتهاء من ذلك المشروع الذي لم تبدأ فيه حتى الآن!"