مقارنة بين Office 365 و G-Suite.. أيهما أفضل لإدارة عملك؟

مع بداية ظهور التكنولوجيا والأدوات المكتبية، احتلت مجموعة “Microsoft Office” عالم الأعمال، حيث استطاعت بحلول أواخر التسعينات وأوائل العقد الأول من القرن الحادي والعشرين أن تتخلص من المنافسين مثل WordPerfect و Lotus SmartSuite، ولم تكن هناك أية منافسة في الأفق.

ثم في عام 2006، أنشأت شركة جوجل برنامج معالجة النصوص عبر الانترنت والتي اطلقت عليه اسم “Google Docs” وبرنامج معالجة جداول البيانات عبر الانترنت “Spreadsheets”، ثم تم دمجهم مع خدمات أعمال أخرى لتشكيل مجموعة عرفت باسم “Google Apps”، والتي تغيرت علامتها التجارية لاحقا لتصبح باسم “G Suite”.

ولكن إذا كان عليك اليوم أن تكتب مقالاً أو تدير جدولاً بالبيانات أو لديك عرض تقديمي عليك تجهيزه، فإلى أيّ مجموعة تتجه مايكروسوفت أوفس أم بدائل جوجل؟

نستعرض في هذا المقال أهم ميزات المجموعتين مع عمل مقارنة بسيطة بينهم، لتستطيع اختيار الأفضل لعملك والأكثر مناسبة لك.

يوجد الكثير من القواسم المشتركة بين مايكروسوفت أوفيس وبدائل جوجل، فكلاهما يعتمد على الاشتراك، ويتقاضى رسوماً من الشركات لكل شخص كل شهر، وعلى الرغم من أن حزمة G-Suite يستند إلى الانترنت إلا انه يتمتع بإمكانية العمل بلا اتصال بالإنترنت أيضاً، وبينما يعتمد Office 365 على برامج سطح المكتب المثبتة، فإنه يوفر أيضاً إصدارات (أقل قوة) قائمة على الانترنت لتطبيقاته.

كلا المجموعتين تعملان بشكل جيد مع مجموعة من الأجهزة، حيث تعمل بدائل جوجل G Suite في معظم متصفحات الويب وعلى أيّ نظام تشغيل؛ نظراً لأنها تعتمد على الانترنت، كما تقدم جوجل تطبيقات لنظامي التشغيل أندرويد و IOS.

توفر مايكروسوفت تطبيقات سطح مكتب ل ويندوز، macOS ، IOS وأندرويد، وكلها تطبيقات مبنية على الانترنت وتعمل على جميع المتصفحات، كما كانت تدعم أيضا منصات كروم بوك ولكن تفاجئنا بسحب الدعم منها دون أي تصريح من مايكروسوفت.

تقدم G-Suite أيضًا نفس التطبيقات الأساسية، حيث يحتوي كل منها على برامج معالجة الكلمات وجداول البيانات والعروض التقديمية والبريد الإلكتروني والتقويم وجهات الاتصال، إلى جانب مؤتمرات الفيديو وبرامج المراسلة وتدوين الملاحظات، ولكل منها تخزين سحابي مرتبط به.

لكن هذه التطبيقات الفردية تختلف تمامًا من مجموعة إلى أخرى، وكذلك أدوات الإدارة للعناية بها في بيئة الأعمال، وتقدم كلا المجموعتين مجموعة من الأدوات الإضافية أيضًا، لذلك قد يكون من الصعب للغاية تحديد المجموعة الأفضل لعملك.

عندما تريد اختيار أيّ مجموعة الأنسب لك ولعملك فمن المهم أيضاً أن تسأل وتعرف مقدار تكلفة الاشتراك بهم. حيث يمكن للأفراد استخدام العديد من التطبيقات على الانترنت بشكل مجاني من كلا المجموعتين، سواءً مستندات جوجل، جداول بيانات جوجل، العروض التقديمية لجوجل، أو بالنسبة لمايكروسوفت فلديك برنامج Word أونلاين، Excel أونلاين، أو Power point أونلاين بشكل مجاني أيضًا، ولكن الشركات التجارية يجب أن تدفع اشتراك لـ G-Suite أو Office 365 إذا أرادت أن تحصل على كافة السمات الأمنية والإدارية الضرورية.

يأتي اشتراك Google Suite بأربع إصدارات: الأساسي، الأعمال، الأعمال بلس، والشركات الكبرى وهذه هي الفروقات ما بين الثلاثة اشتراكات.

تقدم مايكروسوفت خيارات أكثر تعددًا للاشتراك في خدمات مايكروسوفت أوفيس، والتي قد تبدو معقدة بعض الشئ، حيث تأتي بأربع اشتراكات، أساسي، قياسي، مميز، بالإضافة إلى حزمة منفصلة لتطبيقات أوفيس الأساسية، وهذه هي الفروقات الأساسية بينهم

لكل عمل احتياجات مختلفة، وقد تضع احتياجاتك قيمة أكبر على تطبيقات معينة أكثر من غيرها. فبالنسبة لبعض الشركات، قد تكون معالجة الكلمات والبريد الإلكتروني من التطبيقات الأكثر أهمية في مجموعة Office، بينما قد يحتاج البعض الآخر إلى برنامج جداول بيانات قوية أهم من أيّ شيء آخر.

وللمساعدة فقد قمنا بمقارنة كل نوع رئيسي من التطبيقات في G Suite و Office 365 حتى تتمكن من التركيز على التطبيقات الأكثر أهمية لعملك والسماح لنقاط القوة والضعف فيها بتوجيه قرارك العام.

يعدّ اتخاذ قرار بشأن ما إذا كان عملك سيكون أفضل حالاً باستخدام محرّر مستندات Google أو Microsoft Word أمرًا بسيطًا إلى حد ما، فقط اسأل نفسك سؤال أيهما أكثر أهمية: سهولة الاستخدام أم أكبر مجموعة من ميزات إنشاء المستندات وتحريرها؟

يحتوي Word على ميزات فائقة، فهو يملك إمكانيات رائعة تجعل سير العمل أسهل وأكثر إنتاجية، فإذا كنت تنشئ تقريراً أو كتيباً أو سيرة ذاتية أو أيّ نوع آخر من المستندات، فإن Word يقدم مجموعة ممتازة من القوالب المعدة مسبقاً حتى تتمكن من الكتابة بسرعة، مع العلم أن المستند الخاص بك سيكون له تصميم قوي ومفيد.

على سبيل المثال يحتوي Word على ما يقارب 50 نموذجاً مختلفاً للتقارير، بينما يحتوي محرر مستندات جوجل على 5 فقط.

لكن مستندات جوجل (Google Docs) تتفوق على Word عندما يتعلق الأمر بالمشاركة المباشرة مع العديد من المستخدمين. فالمشاركة سلسة وقد تم تضمينها فيه من الألف إلى الياء، بينما في Word يكون استخدامه أكثر صعوبة، وليس شاملاً ولا يُشعر بأنه جزءًا لا يتجزأ من البرنامج.

هل يعمل المستخدمون في شركتك بمفردهم في الغالب على جداول البيانات، أم أنهم يتعاونون بشكل متكرر مع الآخرين؟ ستحدد الإجابة على ذلك ما إذا كان Excel أو Google Sheets هو الأفضل لعملك.

بالنسبة لأولئك الذين يعملون بشكل أساسي بأنفسهم، فإن Excel هو الفائز الواضح، كما هو الحال مع Word، فإنه يمتلك مجموعة كبيرة من القوالب، على سبيل المثال، يوجد أكثر من 60 نموذجًا لأنواع مختلفة من الميزانيات فقط، سواء كانت ميزانية عمل أو ميزانية ذات غرض خاص، مثل حدث تسويقي، فمن المحتمل أن تجد ميزانية تناسب احتياجاتك ويمكن تعديلها بسهولة، على النقيض من ذلك، تحتوي جداول بيانات Google على ثلاثة قوالب مختلفة فقط للميزانية.

تتفوق جداول بيانات Google كثيرًا على برنامج Excel في المشاركة في الوقت الفعلي، كما هو الحال مع المستندات، يتم دمج التعاون مباشرة في جداول البيانات، فهي لا تحتوي على أدوات أكثر قوة فحسب، بل إنها مدمجة بشكل طبيعي ويسهل الوصول إليها، وينطبق الشيء نفسه على التحرير والتعليق على جداول البيانات.

كما هو الحال مع تطبيقات معالجة النصوص وجداول البيانات، فإن ما إذا كانت العروض التقديمية من Google أو PowerPoint هي الأفضل لعملك ينحصر في نقطة واحدة: هل تثمن المشاركة أو الميزات القوية في برنامج العروض التقديمية؟ إذا كان التعاون هو السمة في شركتك، فإن العروض التقديمية من Google أفضل، أما أيّ سبب آخر فإن الPower point هو الأفضل.

على سبيل المثال، تجعل ميزة QuickStarter في PowerPoint العمل سريع لبدء عرض تقديمي، اختر موضوع العرض التقديميّ الخاص بك، وسيرشدك QuickStarter خلال إنشاء مخطط تفصيلي وشرائح بداية وقوالب وسمات.

وبالمثل باستخدام PowerPoint، يكون من الأسهل إضافة الرسومات والانتقالات والرسوم المتحركة والوسائط المتعددة، ولديها المزيد من أنواع المخططات والجداول أيضًا. ولديها خيارات كثيرة عندما يتعلق الأمر بتقديم العرض التقديمي نفسه، مع إمكانات مبتكرة مثل توقيتات التمرين، والتي تحدد الوقت الذي تستغرقه في كل شريحة على حدة بينما تتدرب على عرض تقديمي، بهذه الطريقة، لن تتعثر في أي شريحة فردية، ويمكنك التدرب على إعطاء كل شريحة استحقاقها.

ومع ذلك، فإن Google Slides يحكم عندما يتعلق الأمر بالتعاون والمشاركة، حيث يتفوق كثيرًا على الإمكانات الغريبة والمربكة المضمنة في Power point، ونظراً لأن العروض التقديمية توفر إمكانات أقل من Excel، فمن الأسهل إنشاء شرائح فيها، لأنها لا تتضمن العديد من الميزات ضمن الواجهة.

إذا كنت تهتم بعدد من الإمكانيات والخصائص التي تساعدك على إنجاز أعمالك في أفضل صورة ممكنة، فقد تكون حزمة Office 365 الأفضل لك، أما إذا كنت ترغب في بدائل مجانية، سهلة الاستخدام دون وجود اي تعقيدات مع سهولة في المشاركة مع فريق عملك وامكانية العمل الجماعي، فيجب عليك تجربة حزمة G-suite التي ستضمن لك البساطة والسهولة في العمل وسرعة المشاركة ودعم التعديلات الجماعية.